Red Flags: Gründe für Dein Unternehmen Prozessmanagement einzuführen

Fehleranfälligkeiten, Verzögerungen in den Abläufen und zeitlich hohe Aufwände. Missverständnisse, Inneffizienzen und Schwierigkeiten bei den Compliance-Anforderungen. Das sind sogenannten Red Flags, die Dir anzeigen, dass es höchste Zeit ist, definierte Prozesse in Deinem Unternehmen einzuführen und zu managen.

In diesem Artikel sehen wir uns einige dieser Red Flags genauer an und zeigen auf, wie Prozessoptimierung dazu beiträgt, Dein Unternehmen gezielt auf Erfolgskurs zu bringen.

(Bildquelle: Canva)

Was sind klare Hinweise dafür, dass Du Prozessmanagement einführen solltest?

Es gibt mehrere Anzeichen dafür, dass es an der Zeit ist, Business Prozessmanagement (BPM) in Deinem Unternehmen einzuführen. Gucken wir uns diese einmal genauer an:

1. Unklarheit über Geschäftsabläufe: 
   Wenn es innerhalb Deines Unternehmens Unklarheiten darüber gibt, wie Geschäftsprozesse ablaufen oder wer für bestimmte Prozessschritte verantwortlich ist, hilft BPM, diese Unklarheiten zu beseitigen.
   
   
2. Zu viele manuelle und ineffiziente Prozesse:
   Wenn zu viele Abläufe manuell durchgeführt werden oder es an zu vielen Stellen zu viel Zeit und Ressourcen erfordert, um sie abzuschließen, können diese mittels Prozessmanagement automatisiert und damit auch optimiert werden.
   
   
3. Schwierigkeiten bei der Einhaltung von Compliance-Anforderungen:
   BPM hilft dabei, klare und konsistente Compliance-Prozesse zu etablieren, wenn es schwierig ist, Compliance-Anforderungen wie Datenschutz oder Finanzberichterstattung zu erfüllen oder wenn es Unklarheiten gibt, wie Compliance-Anforderungen in bestimmten Prozessen umgesetzt werden müssen.
   
   
4. Unzufriedene Kunden und Beschwerden: 
   Eine erhöhte Anzahl an Kundenbeschwerden weist klar auf Probleme in Deinen Geschäftsprozessen hin. Hier hilft BPM, diese Probleme zu identifizieren und zu beheben und die Kundenzufriedenheit zu verbessern.
   
   
5. Schwierigkeiten beim Unternehmenswachstum: 
   Dein Unternehmen wächst, aber Du hast Schwierigkeiten mit der steigenden Nachfrage Schritt zu halten. Hier hilft BPM, Prozesse zu skalieren und Deine Ressourcen effizienter zu nutzen.
   
   
6. Unklares Daten- und Informationsmanagement:
   Wenn es Schwierigkeiten gibt, Daten und Informationen innerhalb des Unternehmens zu teilen oder wenn es Widersprüchlichkeiten in den Daten gibt, hilft BPM klare und konsistente Datenmanagement-Prozesse zu etablieren.
   
   
7. Druck durch starken Wettbewerb: 
   In einem zunehmend wettbewerbsorientierten Marktumfeld führen ineffiziente Geschäftsprozesse dazu, dass Dein Unternehmen gegenüber Deinem Wettbewerb langsamer ist und ins Hintertreffen gerät. Wenn Deine MitbewerberInnen zur Optimierung und Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse bereits erfolgreich BPM-Systeme implementiert haben, werden sie Dir immer voraus sein, da sie eine höhere Effizienz und Produktivität erreichen.

Du erkennst eines oder mehrere dieser Probleme wieder? Dann ist die Einführung von Business Prozessmanagement eine sinnvolle Lösung für Dein Unternehmen, um Deine Geschäftsprozesse zu optimieren und diese Probleme zu lösen.

Vorteile und Ziele durch BPM

Die Einführung und der Erfolg von BPM hängt natürlich von vielen verschiedenen Faktoren ab, wie z.B. der Größe Deines Unternehmens, der Komplexität Deiner Geschäftsprozesse und der Branche. Hier sind einige Vorteile bzw. Ziele, die Du durch BPM leichter umsetzen und erreichen kannst:

1. Verbesserung der Prozessqualität:
   Durch BPM kannst Du Deine Geschäftsprozesse analysieren, verbessern und automatisieren. Dies führt zu einer höheren Effizienz, einer besseren Qualität und einer höheren Zufriedenheit Deiner KundInnen.
   
   
2. Effizienzsteigerung:
   BPM hilft dabei, Prozesse zu rationalisieren und Redundanzen zu eliminieren. Das trägt zur Senkung der Kosten und zur Steigerung der Produktivität bei.
   
   
3. Risikomanagement: 
   BPM hilft Dir, potenzielle Risiken in Deinen Geschäftsprozessen zu identifizieren und zu minimieren. So kannst Du sicherstellen, dass Deine Geschäftsprozesse sicher und stabil sind.
   
   
4. Compliance: 
   BPM hilft, dass alle regulatorischen Anforderungen durchgängig erfüllt werden. Durch die Automatisierung von Prozessen kannst Du sicherstellen, dass sie konsistent und transparent sind und den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
   
   
5. Skalierbarkeit: 
   Wenn Dein Unternehmen wachsen soll, müssen auch die Prozesse skaliert werden. Mit BPM können Prozesse zu standardisiert und automatisiert werden, um das Wachstum zu unterstützen.

Was musst Du wissen, bevor Du BPM einführst?

Um sicherzustellen, dass Du die bestmöglichen Ergebnisse bei der Einführung von BPM erzielst und die Einführung reibungslos verläuft, gibt es einige wichtige Dinge, die Du berücksichtigen solltest:

1. Geschäftsprozessanalyse:
   Bevor Du BPM einführst, ist es wichtig, dass Du die bestehenden Geschäftsprozesse analysierst und identifizierst, welche der Prozesse ineffizient sind oder Verbesserungen benötigen. Eine gründliche Analyse trägt dazu bei, Engpässe und Probleme zu erkennen und einen klaren Überblick über die Prozesse zu erhalten, die neu eingeführt oder optimiert werden müssen.
   
   
2. Mitarbeiterbeteiligung:
   BPM kann nur dann erfolgreich sein, wenn alle betroffenen Mitarbeitenden bereits in der Planung involviert sind und bereit sind, sich zu engagieren. Es ist wichtig, dass Team in die Planung der Prozess-Optimierung einzubeziehen und sicherzustellen, dass deren Bedürfnisse und Perspektiven berücksichtigt werden, um später Akzeptanz und Unterstützung zu fördern.
   
   
3. Technologieauswahl: 
   Es gibt viele BPM-Tools und -Lösungen auf dem Markt. Es ist wichtig, eine auszuwählen, die zu den Anforderungen und dem Budget Deines Unternehmens passt. Eine gute Technologieauswahl sollte dabei auch flexibel und in der Lage sein, sich an zukünftige Geschäftsprozessänderungen anzupassen und mit dem Erfolg zu wachsen.
   
   
4. Change-Management: 
   Die Einführung von BPM in Dein Unternehmen bringt Veränderungen mit sich, und es ist wichtig, diese Veränderungen gut zu managen. Ein effektives Change-Management-Programm trägt dazu bei, Widerstände im Team gegen Veränderungen zu minimieren und sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden auf die Einführung von BPM gut vorbereitet sind.
   
   
5. Messung des Erfolgs: 
   Du brauchst klare Ziele, um den Erfolg der BPM-Einführung zu messen und sicherzustellen, dass die gewünschten Ergebnisse auch erreicht werden. Die regelmäßige Überwachung und Bewertung der BPM-Implementierung tragen dazu bei, Verbesserungen oder auch Verschlechterungen schnell zu identifizieren.

Die Einführung von BPM erfordert also viel Engagement, Planung und die richtige Technologie, damit Du die gewünschten Ergebnisse für den Unternehmen auch erzielst. Der ROI rechtfertigt aber schnell den Einsatz dieser Methode, durch eingesparte Ressourcen, weniger Fehler und höhere Kundenzufriedenheit.

Das passende Tool zur Umsetzung von Prozessmanagement

Bei der Einführung und Durchführung von Business Process Management (BPM) kann die Verwendung eines Tools dabei helfen, bestmögliche Ergebnisse zu erzielen. Hier sind einige Gründe, warum BPM-Tools so hilfreich sind:

1. Automatisierung und Effizienzsteigerung:
   BPM-Tools ermöglichen die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben können Unternehmen Ressourcen einsparen und die Effizienz erhöhen. Aufgaben, die manuell durchgeführt werden, können fehleranfällig sein und zu viel Zeit in Anspruch nehmen. Ein Tool automatisiert diese Aufgaben, was zu Zeit- und Kostenersparnissen führt.
   
   
2. Visualisierung und Transparenz:
   BPM-Tools bieten Funktionen zur Visualisierung von Prozessen. Sie ermöglichen es, Geschäftsprozesse grafisch darzustellen und alle Aktivitäten, Verantwortlichkeiten und Abhängigkeiten sichtbar zu machen. Das verbessert die Transparenz und das Verständnis der Prozesse für alle Beteiligten im Unternehmen.
   
   
3. Verwaltung und Kontrolle: 
   Ein BPM-Tool unterstützt bei der Verwaltung und Kontrolle der Prozesse. Es ermöglicht die Definition von Prozessregeln, Zuständigkeiten und Service Level Agreements (SLAs). Dadurch können Unternehmen sicherstellen, dass Prozesse gemäß den Vorgaben und Qualitätsstandards durchgeführt werden.
   
   
4. Messung und Analyse: 
   BPM-Tools bieten Funktionen zur Messung und Analyse von Prozessen. Sie ermöglichen das Erfassen von Metriken und Kennzahlen, um die Leistung der Prozesse zu überwachen und zu analysieren. Durch die Analyse können Schwachstellen und Engpässe identifiziert und Verbesserungen vorgenommen werden. 
   
   
5. Zusammenarbeit und Kommunikation:
   BPM-Tools fördern die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden. Sie ermöglichen es, Prozessdokumentationen, Anweisungen und Informationen zentral zu speichern und für alle relevanten Personen zugänglich zu machen. Dadurch wird die Zusammenarbeit erleichtert und Missverständnisse können vermieden werden.

Die Verwendung eines BPM-Tools unterstützt Unternehmen also bei der Umsetzung von BPM, indem es ihnen hilft, Prozesse zu automatisieren, zu visualisieren, zu verwalten, zu kontrollieren, zu messen und zu analysieren. Dadurch können sie ihre Prozesse effizienter gestalten, Kosten reduzieren, Fehler minimieren und die Kundenzufriedenheit steigern.

Welche Tools bietet Microsoft zur Unterstützung für innovatives Prozessmanagement an?

Microsoft bietet verschiedene Tools und Technologien, die Unternehmen bei der Einführung und Durchführung von Business Process Management (BPM) unterstützen. Hier sind einige der wichtigsten Tools von Microsoft:

1. Power Automate (ehemals Microsoft Flow) ist ein Workflow-Automatisierungstool, das es Unternehmen ermöglicht, Geschäftsprozesse zu automatisieren. Mit Power Automate können BenutzerInnen Workflows erstellen, die Aktionen in verschiedenen Anwendungen und Diensten auslösen, um Aufgaben zu automatisieren und Daten zwischen verschiedenen Systemen auszutauschen.
   
   
2. Microsoft Power Apps ist eine Low-Code-Plattform, mit der BenutzerInnen benutzerdefinierte Geschäftsanwendungen erstellen können. Mit Power Apps entwickeln Unternehmen maßgeschneiderte Apps, um spezifische Geschäftsprozesse zu unterstützen. BenutzerInnen können Formulare, Workflows und Benutzeroberflächen erstellen, um Prozesse zu automatisieren und zu verbessern.
   
   
3. Microsoft SharePoint ist eine Plattform für Zusammenarbeit und Dokumentenverwaltung, die Unternehmen bei der Verwaltung von Prozessen und der internen Kollaboration unterstützt. Mit SharePoint können BenutzerInnen Dokumente und Informationen zentral speichern, freigeben und verwalten. Es bietet Funktionen wie Workflow-Management, Dokumentenfreigabe, Versionierung und Zugriffskontrolle.
   
   
4. Microsoft Teams ist eine Kollaborationsplattform, die Teamarbeit, Kommunikation und Dateifreigaben ermöglicht. Mit Funktionen wie Chat, Audio- und Videokonferenzen sowie gemeinsamer Dokumentenbearbeitung und Integrationen mit anderen Microsoft-Tools unterstützt Teams die Zusammenarbeit bei der Umsetzung von BPM. Dabei arbeiten Teams und Abteilungen zusammen, um Prozesse zu definieren, zu dokumentieren und zu optimieren.
   
   
5. Microsoft Power BI ist eine Business-Intelligence-Plattform, mit der Unternehmen Daten visualisieren und analysieren. Mit Power BI können BenutzerInnen interaktive Dashboards und Berichte erstellen, um Einblicke in Prozesse und Leistungskennzahlen zu gewinnen. Durch die Analyse von Prozessdaten können Unternehmen Schwachstellen identifizieren und Verbesserungen vornehmen.
   
   
6. Microsoft Dynamics 365 ist eine Produktfamilie von Unternehmensanwendungen, die verschiedene Bereiche abdeckt, darunter Customer-Relationship-Management (CRM), Enterprise-Resource-Planning (ERP) und Field-Service-Management. Dynamics bietet eine integrierte Plattform für die Verwaltung von Geschäftsprozessen und unterstützt Unternehmen bei der Automatisierung, Planung und Analyse ihrer operativen Abläufe.

Diese Tools von Microsoft bieten Unternehmen eine Vielzahl von Funktionen und Möglichkeiten, um BPM zu unterstützen. Sie erleichtern die Automatisierung, Zusammenarbeit, Dokumentation, Analyse und Verbesserung von Geschäftsprozessen. Unternehmen können die Microsoft-Tools entsprechend ihren Anforderungen und Zielen auswählen und einsetzen, um BPM erfolgreich umzusetzen.

Außerdem bietet die Nutzung eines Eco-Systems wie Microsoft Unternehmen gleich mehrere Vorteile für ihr Prozessmanagement im Vergleich zur Verwendung verschiedener Produkte von unterschiedlichen Anbietern. Dazu gehören eine nahtlose Integration, eine einheitliche Benutzererfahrung, zentraler Support und Wartung, Skalierbarkeit und Flexibilität sowie Vertrauenswürdigkeit und Sicherheit. Dies ermöglicht effizientere und effektivere Prozessmanagement-Initiativen, eine verbesserte Zusammenarbeit und optimierte Geschäftsprozesse.

Fazit

Kannst Du Red Flags wie eine hohe Fehleranfälligkeit, ineffiziente Prozesse und Schwierigkeiten bei der Einhaltung von Compliance-Anforderungen ignorieren? Sollte es diese in Deinem Unternehmen geben, wird die Einführung von BPM dringend benötigt, um erfolgreich zu sein oder gar zu bleiben. Es ermöglicht eine verbesserte Prozessqualität, Effizienzsteigerung, Risikominimierung, Compliance-Einhaltung, Skalierbarkeit und damit eine erfolgreiche Unternehmensführung.