Prozessmanagement – Bedeutung und Vorteile für Unternehmen

Egal, wie groß Organisationen sind oder was sie verkaufen, sie haben eine Gemeinsamkeit: Die täglichen To-dos und Abläufe bestehen aus den unterschiedlichsten Prozessen, um ihre Unternehmensziele zu erreichen. Das kann ein Restaurant sein, das seinen Gästen die erwarteten Speisen servieren will, bis hin zum Konzern, der seinen Kunden eine nahtlose Customer Journey bieten möchte. Es gibt einfache Prozesse, wie zum Beispiel die Zutaten eines Gerichts einzukaufen, zu verarbeiten und zu servieren oder auch komplexe, wie ein mehrstufiger Einkaufsprozess für die Produktion eines technischen Artikels. Entscheidend in allen Fällen ist aber, dass unorganisierte Prozesse ohne ein effizientes System zu massiven Problemen führen können, die sich nachteilig auf das Unternehmen auswirken. 

(Bildquelle: Canva)

Ein gut funktionierendes Prozessmanagement ist also unabhängig von der Art der Prozesse und der Unternehmensgröße ein wichtiger Faktor für den Unternehmenserfolg. Um die Bedeutung von effektivem Prozessmanagement zu verstehen und damit Du die Vorteile für Dich und Dein Unternehmen nutzen kannst, fassen wir in diesem Blog-Artikel alle wichtigen Details zum Grundwissen über Prozessmanagement übersichtlich zusammen.  

Was ist Prozessmanagement? 

Prozessmanagement oder auch Business Process Management (kurz BPM) ist eine Methode zur Analyse, Gestaltung, Steuerung und letztlich Verbesserung von Geschäftsprozessen in Organisationen. Idealerweise werden dabei alle Prozesse einer Organisation in die Analyse einbezogen. Das sind beispielsweise Prozesse mit Kunden, Lieferanten oder Partnern aber auch interne für einzelne Bereiche wie zum Beispiel Abläufe in der Personalabteilung. Ziel dabei ist, diese so zu optimieren, dass sie größtmöglich zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen. Prozessmanagement oder Geschäftsprozessmanagement sind dabei Begriffe für BPM, die synonym verwendet werden.  

Zusammenfassend sorgt prozessorientiertes Management für: 

• Transparenz bei Kosten und Verantwortlichkeiten, 
• Effizienz beim Einsatz von Ressourcen, 
• Steuerung und Kontrolle über einzelne Arbeitsabläufe, 
• Effizienz bei abteilungsübergreifenden Prozessen, 
• die Lokalisierung von möglichen Engpässen, 
• Vermeidung von Fehlerquellen, 
• wichtigen Informations- und Wissensaustausch zwischen verschiedenen Abteilungen, 
• eine fundierte Basis, um sicher Geschäftsentscheidungen zu treffen. 
  

Der Einsatz von Prozessmanagement ist eine intelligente, langfristige Strategie, die Prozesse kontinuierlich überwacht, um eine optimale Effizienz dieser zu gewährleisten. Richtig implementiert, trägt diese prozessorientierte Methode nicht nur erheblich zur Steigerung des Unternehmenswachstums bei, sondern kann auch ein entscheidender Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz sein. 

Die Bedeutung von Prozessmanagement 

In Hinblick auf den Erfolg eines Unternehmens ist es unerlässlich zu verstehen, warum Prozessmanagement so wichtig ist. Es schafft nicht nur reibungslose Workflows, sondern ermöglicht auch, dass alle Aspekte des Geschäftsbetriebs in einem optimalen Tempo ablaufen. Es hilft Unternehmen, Effizienz, Compliance und Arbeitsqualität u.a. durch Automatisierungen zu steigern. 

Durch die systematische Implementierung von Geschäftsprozessen können Zeitverschwendung durch sich wiederholende Aufgaben reduziert und Fehler aufgrund menschlicher Ineffizienz minimiert werden.  Prozessmanagement verhindert den Verlust von Informationen und vergessene Schritte innerhalb von Prozessen. Darüber hinaus stellt es sicher, dass Ressourcen zielgerichtet eingesetzt und Unternehmen kosteneffizienter werden. 

Eine weitere wichtige Bedeutung von systematischem Prozessmanagement: Neben der Verbesserung von Unternehmensabläufen kann es auch einzelne Prozesse gezielt an den Bedürfnissen von Kunden entwickeln, was die Kundenzufriedenheit erhöht und damit zu höheren Umsätzen für das Unternehmen führt.  

Wie funktioniert Prozessmanagement? 

Die Implementierung eines Prozessmanagements ist komplex, zeitaufwendig und mit tiefgreifenden Veränderungen verbunden – doch es lohnt sich. Die Einführung und Durchführung von Prozessmanagement lassen sich dabei in vier Phasen unterteilen: 

Phase 1: Analyse von bestehenden Prozessen 

Bei der Analyse überprüfen sogenannte Business-Analysten bereits bestehende Arbeitsabläufe, befragen Betroffene und besprechen gewünschte Ergebnisse mit dem Management. Ziel der Analyse ist, ein Verständnis und einen Überblick zu erlangen, wie die Arbeitsaufträge erledigt werden, und zu überprüfen, ob die Ergebnisse mit den Erwartungen übereinstimmen.  

Zum Beispiel: „Wie werden Reklamationen aufgenommen und an die passenden Fachabteilungen weitergeben? Welche Auswirkungen hat das auf die Zufriedenheit unserer Kunden sowie den Erfolg von Cross- und Upselling?“ 

Phase 2: Definition von Prozessen 

Die Prozessdefinition ist ein gewichtiger Teil und umfasst das Scoping, die Priorisierung und das Mapping von Geschäftsprozessen. Die Vorgehensweise kann damit begonnen werden einen zukünftigen Soll-Zustand zu definieren oder aber auch damit, zuerst die aktuelle Situation abzubilden und daraus zukünftige Ziele zu definieren. Ebenso wird in dieser Phase festgelegt, mit welchen Key Perfomance Indicators (kurz KPIs) das Ergebnis der festgelegten Prozesse gemessen und bewertet werden sollen. 

Phase 3: Überwachung der festgelegten Prozesse 

Anhand der in der Analyse festgelegten Key Performance Indicators wird in dieser Phase der Sinn und Erfolg einzelner Prozesse überwacht und überprüft. Dies erfolgt über die Auswertung von Berichten oder Dashboards und konzentriert sich sowohl auf Makro- als auch Mikroindikatoren (ganze Prozesse als auch Prozesssegmente). Die KPIs geben dabei Auskunft, welche Prozesse erfolgreich sind und welche überarbeitet bzw. optimiert werden sollten. 

Phase 4: Optimierung von Prozessen 

Durch lückenloses Tracking von festgelegten und definierten Prozessen, z.B. in einem Kundenmanagement-System (CRM) können Unternehmen ihre Aktivitäten effektiv und agil in Richtung Optimierung oder Prozessverbesserung lenken. Business Process Optimization (BPO) nennt sich die Neu- oder Umgestaltung von Prozessen, um die Effizienz dieser zu steigern und die Ausrichtung einzelner Prozesse auf definierte Ziele zu stärken. Die Optimierung von Prozessen ist entscheidend für den Unternehmenserfolg, um sicherzustellen, dass initiierte Projekte zur Prozessverbesserung die erwarteten Ergebnisse erzielen. Anhand der ausgewerteten KPIs können Prozesse, die optimiert werden sollten, leicht erkannt und überarbeitet werden. 

Software-Unterstützung für erfolgreiches Prozessmanagement 

Für die Optimierung von Prozessen empfiehlt es sich die Vorteile von Prozessmanagement-Tools zu nutzen, um beispielsweise Prozessengpässe und Ressourcenprobleme zu identifizieren sowie Wege zu finden, um Prozesse regelmäßig zu verbessern. Der Markt bietet hier eine Vielzahl an Tools für Unternehmen. Dabei reicht das Portfolio von kleinen Freeware-Anbietern bis zu integrierten All-Round-Lösungen. 

Eine Prozessmanagement-Software unterstützt Anwender in der Analyse, Modellierung und Dokumentation von Prozessen. Dafür können Prozess-Bibliotheken aufgebaut werden, deren Struktur der klassischen Ordnerablage auf Computern ähnlich sind. Auch die Prozesskostenanalysen und Prozesssimulationen werden durch solche Tools unterstützt und helfen Unternehmen bei der Identifikation von Handlungsmaßnahmen bei der Prozessoptimierung.  

Die Möglichkeiten beim Einsatz von Prozessmanagement-Software sind dabei vielseitig. Hier ist ein kleiner Überblick der verschiedenen Funktionen: 

• Erstellung von Prozess-Analysen 
• Erstellung von Prozessmodellen 
• Simulation von Prozessen 
• Mapping von Datenmodellen und Architekturbildern 
• Digitale Verwaltung von Prozessmodellen 
• Dokumentation von Prozessen, auch als Wissensdatenbank inkl. Kommentare-/ Feedback-Funktionen 
• Erstellung von Berichten und Dashboards mit relevanten KPIs 

Prozessmodellierung mit Microsoft 

Microsoft-Nutzer können MS Visio als Prozessmodellierungs-Tool nutzen. Das Produkt aus der Microsoft-Familie verwendet Modellierungselemente zur Prozessabbildung. Die Microsoft Visio Prozessmodellierung ist besonders gut für Einsteiger mit Prozessmanagement-Software geeignet, um schnell erste Ergebnisse zu erzielen. Wie bei allen Microsoft-Produkten wächst das Tool aber auch bei wachsenden Anforderungen mit. Weitere Prozessmanagement-Tools der Microsoft-Familie, wie zum Beispiel SharePoint Workflows, Microsoft Power Automate (ehemals Microsoft Flow) und Microsoft Power Apps erweitern die vielen Möglichkeiten für digitales Prozessmanagement. 

Zukunftsmusik: Digital Process Automation (DPA) 

Digital Process Automation (DPA) ist der nächste Schritt bzw. das nächste Level im Prozessmanagement und unterstützt Unternehmen bei ihren Bemühungen um eine durchgängige digitale Transformation. Im Gegensatz zu DPA hat Prozessmanagement allein zunächst nicht unbedingt mit digitaler Transformation zu tun. Um die gewünschten Verbesserungen zu erreichen, bedeutet digitale Transformation jedoch in der Regel, dass Unternehmen Prozesse digitalisieren und letztendlich automatisieren können. DPA ist eine Technologie, die dafür sorgt, dass Prozesse und Systeme nicht nur digitalisiert, sondern auch Aufgaben und Abläufe automatisiert werden können, die normalerweise manuelle Eingriffe und damit einen höheren Einsatz von Ressourcen erfordern. 

Zusammengefasst

Systematisches Prozessmanagement strukturiert verworrene Abläufe in reibungslose Arbeitsabläufe um. Diese Methode hilft Abläufe zu vereinfachen und die geschäftliche Agilität zu optimieren. BPM stellt dabei sicher, dass Ressourcen und Kapital richtig eingesetzt werden, verbessert Arbeitsbedingungen und steigert so die Gesamtproduktivität. Durch die klare Definition von Abläufen und Verantwortlichkeiten bietet BPM eine hohe Transparenz. Dadurch werden Risiken und Fehlerquellen durch menschliche Unachtsamkeit minimiert.

Zu guter Letzt hilft Prozessmanagement Ineffizienzen zu erkennen, damit sie zeitnah korrigiert werden können. Gerade im Hinblick auf den richtigen Einsatz von Ressourcen, können so Kosten und Zeiteinsatz reduziert werden.