Die Suche in Microsoft Dynamics 365 ist bestens geeignet, um Informationen anhand verschiedener Abfrage- und Filterfunktionen schnell und einfach zu finden. Um welche Arten der Suche es sich genau handelt und wie Sie diese für sich nutzen, zeigen wir Ihnen an ein einigen Beispielen. Eine einfache Suche kann mit der Schnellsuche durchgeführt werden, während erweitertes Suchen und Filtern mithilfe der erweiterten Suche klappt. Ein Basisfilter bringt Sie Ihrem Ziel jedoch auch bereits ein großes Stück näher. Wir erläutern Ihnen nun folgende Suchfunktionen genauer:
Wenn Sie sich eine Rasteransicht ansehen, können Sie die Ansicht wechseln, wodurch sich der Filter für die anzuzeigenden Datensätze ändert. Dadurch ist es möglich, das Raster einfach zu sortieren. Sie können die Ansicht jedoch auch mithilfe der folgenden Tools filtern:
Um eine Ansicht zu filtern, wählen Sie das Filtersymbol aus, welches Sie anhand des Trichters erkennen, der sich auf der rechten Seite des Bildschirms befindet. Der Filter verwandelt die Ansicht in ein filterbares Raster, das einer Tabelle in Excel ähnelt. Neben jeder Spaltenüberschrift wird ein Pfeil angezeigt, über den Sie zu den Filteroptionen aller Spalten navigieren. Sie können nach beliebigen Spalten filtern, die in der Ansicht angezeigt werden.
Wählen Sie „Benutzerdefinierter Filter“, um für eine Spalte einen auf Ihren eigenen Suchkriterien basierenden Filter zu erstellen.
Wenn Sie das Filtersymbol erneut anwählen, können Sie die Filter für diese Ansicht freigeben.
Die Indexleiste erscheint am unteren Bildschirmrand einer Ansicht und gruppiert Datensätze nach Buchstaben. Dies ermöglicht es Ihnen, zu Datensätzen zu springen, die mit dem ausgewählten Buchstaben beginnen. Der Index interagiert mit der primären Art des Gitters. Wenn das Raster also nach Firmennamen sortiert ist, wählen Sie I in der Indexleiste, um alle Firmendatensätze angezeigt zu bekommen, die mit "I" beginnen.
Auf Inline-Diagramme können Sie von der Rasteransicht aus zugreifen, indem Sie auf dem Bildschirm ganz rechts „Diagramme“ auswählen. Der Vorteil dieser Diagramme ist, dass sie mit den Ansichten und Filtern interagieren, die Sie derzeit auf dem Raster anwenden. Wenn Sie also nur „Meine aktiven Kontakte“ anzeigen, zeigt das Diagramm eine Analyse dieser Ansicht an. Sie können das Diagramm darüber hinaus zum Filtern von Datensätzen verwenden. Im folgenden Beispiel werden durch Auswahl von Firmenname im Diagramm alle aktiven Kontakte auf „Alle aktiven Kontakte des jeweiligen Unternehmens“ gefiltert.
Wenn Sie ein zu filterndes Diagramm auswählen, ergeben sich weitere Filteroptionen für das Diagramm. Um einen Filter freizugeben, wählen Sie einfach das Filtersymbol auf der rechten Seite der Ansicht.
Oben rechts in jeder Rasteransicht können Sie diesen Datensatztyp in CRM mithilfe des Schnellsuchfelds durchsuchen. Die Suche unterscheidet nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung. Am einfachsten ist es, möglichst wenige Zeichen einzugeben. Also, wenn Sie nach infinitas GmbH suchen, könnten Sie in Betracht ziehen, nur "GmbH" (keine Anführungszeichen) einzugeben.
Verwenden Sie vor Ihrer Suche ein Sternchen, um anzugeben, dass Sie nach etwas suchen, das diese Zeichen enthält. Dies wird als Platzhaltersuche bezeichnet. Wenn Sie also nach infinitas GmbH suchen, aber mit vielen GmbHs arbeiten, sollten Sie "*infinitas" eingeben, um es zu finden.
Es gibt noch einige Punkte zu berücksichtigen, wenn Sie die Schnellsuche verwenden:
Während die Schnellsuche nur für die Suche innerhalb der Entität gilt, in der Sie sich gerade befinden, können Sie mit der Kategorisierten Suche alle Datensätze gleichzeitig durchsuchen. Über die Navigationsleiste können Sie durch Klicken auf das Spiegelglas über alle Entitäten hinweg suchen, die vom Systemadministrator für die kategorisierte Suche konfiguriert wurden. Hierbei kann es hilfreich sein zu wissen, dass derzeit maximal zehn Entitäten für die Kategorisierte Suche konfiguriert werden können.
Dynamics 365 (online) Benutzer haben eine neue Möglichkeit zu finden, wonach sie suchen. Die Relevanzsuche findet Übereinstimmungen mit einem beliebigen Wort im Suchbegriff in einem Feld in einer Entität, die für die Relevanzsuche aktiviert ist (einschließlich Text in Notizen, Anlagen in einer E-Mail oder einem Termin). Es verwendet den externen Suchdienst von Microsoft Azure, um die Suchleistung zu steigern. Sie gibt die Ergebnisse in einer einzigen Liste nach Relevanz sortiert zurück und sucht nach Flexionswörtern (abgewandelte, deklinierte oder konjugierte Wörter). Wenn Sie beispielsweise das Wort "Interesse" suchen, werden Ergebnisse wie " Interesse" und "Interessent" zurückgegeben. Die Wildcard-Suche ist nicht mehr erforderlich.
Benutzer können ihre Suche weiter einschränken, indem sie die globalen Facetten von Datensatztyp, Besitzer, Geändert am und Erstellt am Verwenden.
Die Relevanzsuche ist standardmäßig deaktiviert. Ihr Administrator muss es für Ihre Organisation aktivieren. Nach der Aktivierung kann es, abhängig von der Größe Ihrer Organisation, bis zu einer Stunde oder länger dauern, bevor Sie die Ergebnisse der Relevanzsuche in der Webanwendung sehen. Sie können jederzeit zur Kategorisierten Suche zurückkehren, indem Sie einfach die Suchoption ändern.
Mit der erweiterten Suche können Benutzer Ad-hoc-Abfragen erstellen und die Ergebnisse speichern, exportieren und freigeben. Sie werden auch als Ansichten bezeichnet.
Dieses Beispiel zeigt, wie Sie nach aktiven Kontakten im Bundesland Hamburg suchen. *
* Diese Beispiel-Abfrage fügt den Suchkriterien den Status vom Bundesland Saarland hinzu. *
Wählen Sie „Ergebnisse“ in der Multifunktionsleiste, um die Ergebnisse anzuzeigen.
Hinzufügen von Suchkriterien zu einer erweiterten Suche:
Wiederholen Sie den Vorgang für die SA-Zeile, so dass beide Zeilen ausgewählt sind.
Wählen Sie Gruppe ODER in der Multifunktionsleiste.
Ihre neue gespeicherte persönliche Ansicht wird für die von Ihnen erstellte Entität verfügbar sein. In unserem Beispiel haben wir die persönliche Ansicht unter der Kontakt-Entität erstellt.
Hinweis: Systemansichten sind Ansichten, die für alle Benutzer in der Organisation verfügbar sind. Persönliche Ansichten werden von Ihnen erstellt und sind privat, es sei denn, sie werden geteilt.
Sie können Daten aus jeder Ansicht nach Microsoft Excel exportieren.
Wenn Sie demnächst wieder Datensätze im CRM finden wollen, probieren Sie doch einmal die verschiedenen Suchfunktionen aus. Sie werden überrascht sein, welche Zeitersparnis Ihnen die eine oder andere Abfrage bringen wird. Viel Spaß beim Suchen und Finden!
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