Agiles Projektmanagement als wesentlicher Faktor für den Projekterfolg

„Zeit ist Geld“ – so sagt es der Volksmund. Doch was bedeutet das eigentlich genau? Es klingt erst mal danach, dass Zeit Geld kostet und so ist es im Allgemeinen ja auch gemeint. Aber was passiert, wenn wir einfach mal die Perspektive ändern und annehmen, dass uns investierte Zeit auch Geld bringen kann? Und damit genau das möglich ist, sollten die Prozesse und das System so aufgesetzt und implementiert werden, dass sie sich reibungslos in die bestehenden Prozesse einfügen und zur weiteren Optimierung beitragen. Warum dabei das Agile Projektmanagement ein wesentlicher Erfolgsfaktor sein kann, erfährst Du in diesem Artikel.

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Agile Methoden als Effizienztreiber

Jedes Software-Projekt bedarf einer gewissen Planung und Steuerung. Egal, ob es nach der klassischen oder agilen Projektmanagementmethode durchgeführt wird, es ist immer wichtig, sich des Ablaufs als auch der Projektbeteiligten mit ihren jeweiligen Funktionen bewusst zu sein und dabei die Kosten im Blick zu behalten.

Um Euer neues CRM-System effizient und nutzerorientiert in Eurem Unternehmen zu etablieren, empfehlen wir den Ansatz des agilen Projektmanagements. Agile Methoden wie Scrum oder Kanban sind innovativ und werden mittlerweile bereits in allen Unternehmens- und Organisationsgrößen gelebt und anerkannt.

Weitere Informationen zur CRM-Einführung mit Scrum findest Du hier: Agiles Projektmanagement: Erfolgreiche CRM-Einführung mit Scrum.

Mit einer agilen Methode steht die eher kurzfristigere, iterative Planung im Vordergrund. Das hat den entscheidenden Vorteil, dass auf veränderte Voraussetzungen oder Anforderungen schnell reagiert werden kann. Und genau das trägt zur Effizienz der Umsetzung und damit zum Erfolg Eures CRM-Projektes bei. Warum? Weil Ihr Eure Ressourcen nicht mit obsoleten Anforderungen oder veralteten Voraussetzungen verschwendet. Die CRM-Einführung wird somit ziel- und nutzerorientiert durchgeführt.

Mehr zu den Vorteilen des agilen Projektmanagements liest Du in einem weiteren Blogartikel von mir: Die Vorteile des agilen Projektmanagements für Ihr CRM-Projekt.

Jedes Projekt benötigt jemanden, der Entscheidungen trifft, Verantwortung übernimmt und für das Projektteam den Inhalt definiert. Außerdem ist es wichtig, das grundsätzliche Ziel nicht aus den Augen zu verlieren und den Überblick über den gesamten Projektkontext zu bewahren. Das ist im agilen Projektmanagement vor allem die Aufgabe des Product Owners. In seiner Rolle ist er für die umzusetzenden Inhalte verantwortlich und steuert Schritt für Schritt in enger Zusammenarbeit mit dem Scrum-Master und dem Development-Team den Weg zur individuellen CRM-Lösung.

Um für Euer CRM-Projekt eine effektive Projektsteuerung gewährleisten zu können, ist es wichtig, sich an das Regelwerk von Scrum zu halten. Das hat den Vorteil, dass ein hohes Maß an Transparenz vorliegt, sich alle Mitarbeiter an diesem Leitfaden orientieren können – auch in zukünftigen Projekten – und das gesamte Team regelmäßig zusammenkommt, sich austauscht und so keine unnötigen Wartezeiten entstehen.

Gewohnte Abläufe reduzieren die Durchlaufzeiten. Daher sollten sich Projektteams an den Grundsatz halten, Meetings zur gleichen Zeit und am gleichen Ort abzuhalten. Das reduziert die Zeiten, in denen die Mitarbeiter überlegen müssten, wann sie wo erscheinen sollen. Die Regelmäßigkeit aller Scrum-Events bietet allen Projektbeteiligten eine hohe Planbarkeit, was ebenfalls maßgeblich zur Effizienz beiträgt.

Zum Erfolg Eurer CRM-Einführung trägt außerdem ein selbstorganisiertes und interdisziplinäres Team bei. In einem Scrum-Team sollten immer verschiedene Kompetenzen, Talente und Fähigkeiten vertreten sein, um alle Projektaufgaben abdecken zu können. Der Erfolg des Projektes wird durch ein hohes Engagement, Selbstorganisation und Motivation der einzelnen Akteure positiv beeinflusst.

Ist Scrum ein Ressourcenfresser oder Effizienztreiber?

Die einzelnen Scrum-Events und Artefakte nehmen im Projektverlauf selbstverständlich Ressourcen in Anspruch, was für Neulinge im Bereich der Agilität zunächst wie unnötiger, organisatorischer Aufwand wirkt. Tatsächlich ist es in den meisten Fällen jedoch die realistische Abbildung von Overhead, der in der Vergangenheit bei der Projektplanung häufig außer Acht gelassen wurde. Sätze wie diese fallen dabei leider häufig: „Das Team soll arbeiten und nicht an Meetings teilnehmen.“ „Das ist ja mehr Projektmanagementaufwand als effektive Entwicklerzeit.“

Schaut man hinter die Kulissen vergangener Projekte, fällt auf, dass diese selten bis nie innerhalb des Zeitplans oder innerhalb des kalkulierten Budgets umgesetzt wurden. Im schlimmsten Fall ist am Ende der Ressourcen auch noch kein nutzbares Produkt entstanden.

Eine wichtige Rolle für den Projekterfolg spielt das Refinement, welches parallel zum Sprint circa 10% der Arbeitszeit ausmachen sollte. Je intensiver die Anforderungen vorab ausgearbeitet und dokumentiert wurden, desto effizienter können diese vom Development-Team umgesetzt werden.

Das Refinement findet insbesondere durch den Product Owner statt, indem er die Anforderungen ausformuliert, priorisiert und im Zusammenspiel mit dem Development-Team diskutiert. Diese Herangehensweise beugt Missverständnissen vor und Abhängigkeiten können vorab identifiziert werden. Hierbei ist auch die richtige Projektmanagement-Software sowie die entsprechende Nutzung von großer Bedeutung, um die Erkenntnisse und Ergebnisse transparent und detailliert festhalten zu können. Die Zeit, die in die Ausformulierung einer Anforderung gesteckt wird, bedeutet am Ende eine effizientere Umsetzung durch weniger Rückfragen und Ziel- bzw. Lösungsorientierung.

Im Sprint Planning wird für den kommenden Sprint das Ziel definiert und die dafür umzusetzenden Anforderungen aus dem Product Backlog in das Sprint Backlog verschoben. Damit ist der Fokus für die nächste Iteration eindeutig und das Team kann seine Ressourcen bündeln, um die relevanten Umsetzungen effizient voranzutreiben.

Das Daily dient dem kontinuierlichen Austausch und der Förderung der Transparenz, um Hindernisse frühzeitig zu erkennen und bei Bedarf Unterstützung einzufordern. Ein kleiner und dennoch sehr wichtiger Aspekt dabei ist, dass es zum Wohlbefinden und Zusammenhalt des Teams beiträgt, sich mindestens einmal am Tag auszutauschen.

Beim Sprint Review geht es darum, die Ergebnisse des Sprints mit den Stakeholdern des Projekts zu teilen und idealerweise unmittelbar Feedback von den Anwendern aufzunehmen. Es besteht die Möglichkeit, die Anmerkungen unmittelbar in den nächsten Sprint zu integrieren, was maßgeblich zur Anwenderorientierung der CRM-Software beiträgt. Dadurch könnt Ihr sicherstellen, dass sich die Investition in die CRM-Einführung lohnt und die Nutzerakzeptanz besonders hoch ist. Ein effektiveres Marketing werdet Ihr für Euer CRM-System nicht bekommen.

Nach dem Sprint ist vor dem Sprint und es sollte Teil Eurer Strategie sein, von Iteration zu Iteration besser zu werden. Dafür ist ein Blick auf die erledigte Arbeit sehr wichtig und der Sprint Retro genau das richtige Tool. Hier hat das Projektteam den Raum, die Zusammenarbeit, Prozesse und Abläufe, aber auch technische Aspekte zu reflektieren. Der Scrum-Master bereitet diesen Termin vor und moderiert den Austausch innerhalb des Scrum-Teams, um konkrete Maßnahmen zur Optimierung mit in die nächste Iteration zu nehmen.

Die fünf Scrum-Werte

Offenheit/Transparenz, Mut, Respekt, Fokus und Commitment: Das sind die fünf Werte von Scrum, die viel über das agile Mindset aussagen und zur Minimierung von Problemen im Projektverlauf beitragen, sofern sie von allen Beteiligten gelebt werden.

Agil zu arbeiten bedeutet, offen zu sein für neue, bisher unbekannte Herangehensweisen, und Transparenz innerhalb des Scrum-Teams vor allem in Bezug auf die Kommunikation zu leben. Außerdem benötigt diese Arbeitsweise Mut, um auch unangenehme Themen anzusprechen, Fehler zu machen, Herausforderungen anzugehen und sich bei Bedarf neu zu justieren.

Leider wird das häufig als viel zu selbstverständlich angesehen und ist dennoch nur selten Realität: Innerhalb des Scrum-Teams ist sich mit Respekt zu begegnen und einander Vertrauen entgegenzubringen. Nur wenn sich Teammitglieder gegenseitig respektieren, können sie erfolgreich zusammenarbeiten.

Die intensive und kurzfristige Planung, die mit den Sprints einhergeht, trägt aufgrund der klar definierten Ziele maßgeblich dazu bei, dass der Fokus auf das MVP (Minimum Viable Product) erhalten bleibt.

Ein starker Faktor ist außerdem das Commitment. Hierbei geht es einerseits um die intrinsische Motivation, die der Einzelne für das CRM-Projekt mitbringt. Andererseits ist es sowohl Aufgabe des Managements als auch der gesamten Organisation, das notwendige Commitment durch Rückendeckung und Vertrauen zu fördern. Teammitglieder, die nur ihre Aufgaben erledigen, keine Wertschätzung erhalten und nicht wissen, welchem Zweck sie dienen, fällt es schwer, sich für das große Ganze zu begeistern und ihr Bestes zu geben.

Fazit

Die Einführung einer neuen Software mit Scrum bedeutet, am Ende des Projektes eine funktionsfähige Lösung für Euer Unternehmen implementiert zu haben. Es gilt „form follows function“, d.h. es geht nicht darum, das System besonders schick zu gestalten, sondern zunächst die notwendigen Funktionen in Form eines MVPs zu implementieren. Sind am Ende des Projektes noch Kapazitäten übrig, können die sogenannten goldenen Knöpfe noch nachgezogen werden.

Solltet Ihr bereits ein detailliertes Lastenheft und klare Zielprozesse vorliegen haben, steht Euch selbstverständlich auch die klassische Projektmanagementmethode für die Einführung offen. Bedenke bitte auch dabei, dass es einen Projektmanager geben sollte, der die Zielerreichung steuert und die Mitarbeiter motiviert und mitnimmt. Das Ziel für Euer CRM-Einführungsprojekt sollte es sein, die Software an die Bedürfnisse Eures Unternehmens angepasst und effizient implementiert zu haben.

Mit Transparenz und Struktur wird Euch das gelingen. Ein gutes Projektmanagement ist dabei ein unabdingbares Werkzeug, welches maßgeblich zum Erfolg der Software-Implementierung beiträgt. Der Change, der Eurem Unternehmen mit der neuen Software bevorsteht, sollte gut geplant und durch das Projektteam begleitet werden. Natürlich bedeutet das auch ein gewisses Investment. Ein effizient gesteuertes Projekt, welches die Anwender frühzeitig in die Prozesse einbindet, bedeutet gleichzeitig auch eine deutlich höhere Nutzerakzeptanz.

Wir unterstützen Euch mit unserer Erfahrung gerne dabei, das Projektmanagement für Eure CRM-Implementierung aufzusetzen und zu steuern.