Agiles Projektmanagement: Erfolgreiche CRM-Einführung mit Scrum

Wenn Du auf der Suche nach einem CRM-System und dem passenden Implementierungspartner bist, so bist Du sicherlich bereits auf die Begriffe „Agiles Projektmanagement“ und im Speziellen „Scrum“ aufmerksam geworden. In diesem Artikel liest Du, wie sich agiles Arbeiten auf Deinen Projekterfolg auswirkt.

(Bildquelle: Canva)

Agiles Projektmanagement für Dein CRM-Projekt 

Agile Prozesse verkürzen die Projektplanungsphase um ein Vielfaches und ermöglichen eine effiziente Ressourcensteuerung sowie die flexible Reaktion auf veränderte Anforderungen. Scrum ist eine Methode des agilen Projektmanagements, die zu jedem Zeitpunkt eine größtmögliche Transparenz für alle Projektbeteiligten schafft und zusätzlich die Nutzerakzeptanz erheblich steigern kann. Dafür ist es natürlich notwendig, dass die Möglichkeit von Scrum, regelmäßig Nutzerfeedback einzuholen, auch genutzt wird.  

Der Fokus und die Bedürfnisse verändern sich in unserer schnelllebigen Welt von heute immer häufiger und manchmal auch sehr kurzfristig – langfristige Planungen sind schnell obsolet. IT-Projekte mit einer langen Planungsphase sollten demnach Schnee von gestern sein.  

Mehr zur Notwendigkeit der Resilienz eines Unternehmens lesen Sie hier: Organisationale Resilienz: Ein Must-Have für alle erfolgreichen Unternehmen?!

Während im klassischen Projektmanagement der Umfang vor Projektstart möglichst vollumfänglich definiert wird und die dafür benötigten Ressourcen in Form von Zeit und Kosten variieren, kehrt sich dies im agilen Projektmanagement um. Dies verdeutlicht die folgende Abbildung.

(Eigene Darstellung; Bildquelle: infinitas GmbH) 

Scrum fokussiert sich zunächst auf das MVP (Minimum Viable Product) – also die schmuckloseste Umsetzung einer Anforderung. Je mehr Zeit in die Umsetzung investiert werden kann, desto umfangreicher wird die Ausgestaltung. Der Vorteil der agilen Methode liegt hier ganz klar in der kurzen Planung und der daraus resultierenden zeitnahen Implementierung. Das Feedback der Nutzer kann kontinuierlich während der Produktentwicklung berücksichtigt werden.

Was bedeutet das für Dein CRM-Projekt? 

Die Basis für die Umsetzung Deiner Anforderungen ist das Product Backlog, welches die Anforderungen an Dein persönliches CRM-System in Form von User Stories sammelt. Eine Anforderung, die mal sehr grob formuliert wurde, wird mithilfe des Refinements immer feiner ausspezifiziert und ist mit dem fortgeschrittenen Refinement-Prozesses in ihrer Komplexität schätzbar. Die Reihenfolge der User Stories suggeriert die Priorität der Umsetzung und wird durch den Product Owner festgelegt oder verändert.

Scrum arbeitet mit kurzen Umsetzungsphasen, die Sprints genannt werden. Diese Sprints starten mit dem sogenannten Sprint Planning. In diesem Scrum Event werden die Ressourcen den umzusetzenden User Stories gegenübergestellt und dadurch wird der Umfang für den nächsten Sprint für alle Projektbeteiligten mit dem Sprint Backlog transparent und greifbar. Die Länge eines Sprints variiert von Projekt zu Projekt, sollte jedoch mindestens eine Woche und für eine valide Planung maximal vier Wochen dauern. Die Ressourcensteuerung innerhalb des Entwicklerteams erfolgt mithilfe eines täglichen Stand-up-Meetings, um diese unter Berücksichtigung der Gegebenheiten des Tages effektiv zu nutzen. Dieses Meeting trägt die Bezeichnung Daily Scrum. 

Nach jedem Sprint findet das sogenannte Sprint Review statt, in dem die Umsetzung der formulierten Anforderungen vorgestellt und Rückmeldungen der Nutzer (Stakeholder) Deines Unternehmens eingeholt werden. Dieses Scrum Event bietet gleichzeitig die Möglichkeit, unmittelbar neue Anforderungen zu identifizieren und in das Product Backlog aufzunehmen. Abschließend wird in der Retrospektive die Zusammenarbeit mit dem Scrum-Team im vergangenen Sprint reflektiert. Agile Teams haben den Anspruch, gemeinsam kontinuierlich besser zu werden. 

Die folgende Grafik visualisiert den beschriebenen Prozess und soll das Verständnis für das agile Vorgehen unterstützen.

(Eigene Darstellung; Bildquelle: infinitas GmbH) 

Ich verstehe nur Ba...cklog. 

Product Backlog, User Stories, Product Owner, Daily Scrum – wie bitte? Was zunächst wie Buzzword-Bingo klingt und schwer greifbar ist, formt durch den eindeutigen Ablauf und die klar definierten Verantwortlichkeiten die Leitplanken der agilen Softwareentwicklung. Diese Methode ermöglicht von Anfang bis Ende die Individualisierung Deines CRM, da ganz gezielt auf die Bedürfnisse Deines Unternehmens, die Prozesse und Kundenbetreuung eingegangen werden kann. Gleichzeitig kann zusätzlicher Bedarf berücksichtigt und auf veränderte Voraussetzungen reagiert werden. Zum Scrum-ABC gelangst Du hier.

Fazit 

Scrum ist ein Regelwerk, das Teams Leitplanken zur Umsetzung eines Projektes gibt. Der Vorteil ist, dass sich das Team auf die Umsetzung der Anforderungen konzentrieren kann und nur wenige Fragen zum „Wie setzen wir das Projekt um?“ gestellt werden müssen. Projektspezifische Absprachen sind natürlich trotzdem notwendig, da die Umsetzung zu Deinen konkreten Anforderungen passen soll. 

Ich nehme an, dass Du mit der Entscheidung ein CRM-System einzusetzen auf die vollumfängliche Transparenz Deiner Kundenbeziehungen abzielst. Mit einem agilen Projekt genießt Du den Vorteil, dass auch die Implementierung des Systems bereits transparent und vor allem nutzerorientiert stattfinden kann. 

In einer Vielzahl unserer CRM-Projekte setzen wir auf die agile Projektmanagement-Methode Scrum. Die hohe Transparenz und Planungssicherheit sowie die Möglichkeit, flexibel auf Anforderungen der Nutzer zu reagieren, fördern den Projekterfolg.