Prozesse sind schon immer ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Unternehmens. Sie legen fest, wie Dinge erledigt werden und sind für die Effizienz eines jeden Unternehmens von grundlegender Bedeutung. Durch die zunehmende Digitalisierung in Unternehmen ist es aber auch immer wichtiger regelmäßig sicherzustellen, dass die Prozesse mit den Entwicklungen Schritt halten können.
In diesem Blog-Artikel zeigen wir, warum die Modellierung von Prozessen für moderne Organisationen unerlässlich ist und wie leicht sie heute durch unterstützende Software umgesetzt werden kann.
Beginnen wir mit den Grundlagen.
(Bildquelle: Canva)
Was ist Prozessmanagement?
Prozessmanagement oder auch Business Process Management (kurz BPM) ist eine Methode zur Analyse, Gestaltung, Steuerung und letztlich Verbesserung von Geschäftsprozessen in Organisationen. Idealerweise werden dabei alle Prozesse einer Organisation in die Analyse einbezogen. Das sind beispielsweise welche mit Kunden, Lieferanten oder Partnern aber auch interne Prozesse für einzelne Bereiche wie zum Beispiel Abläufe in der Personalabteilung. Ziel dabei ist, diese so zu optimieren, dass sie größtmöglich zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen.
Der Einsatz von Prozessmanagement ist eine intelligente, langfristige Strategie, die Prozesse kontinuierlich überwacht, um eine optimale Effizienz dieser zu gewährleisten. Richtig implementiert, trägt diese prozessorientierte Methode nicht nur erheblich zur Steigerung des Unternehmenswachstums bei, sondern kann auch ein entscheidender Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz sein.
Mehr zum Thema Prozessmanagement findest Du in diesem Artikel: Prozessmanagement – Bedeutung und Vorteile für Unternehmen.
Leider nehmen sich immer noch viele Unternehmen nicht die Zeit, ihre Prozesse tatsächlich auch visuell abzubilden und zu modellieren, was zu Reibungsverlusten und einem Mangel an Verständnis in ihrem eigenen Unternehmen führen kann.
Was ist Prozessmodellierung?
Zuerst einmal die generelle Definition eines Prozesses für eine gemeinsame Verständnisgrundlage.
Was ist ein Prozess?
Ein Prozess ist die logische Abfolge von Ereignissen, die zu einem bestimmten Ergebnis führen. Genauer: Prozesse umfassen alle Aktivitäten oder Aufgaben in einer Kette von Ereignissen, die etwas bewirken.
Geschäftsprozesse sind dabei die Abfolge von Ereignissen, die in einem Unternehmen relevant sind. Einige Beispiele für gängige Prozesse in Unternehmen sind Bestellvorgänge, Produktmontagen, der Versand von Produkten oder Rechnungsstellungen an Kunden.
Prozesse ändern sich wieder im Laufe der Zeit – manchmal langsam, manchmal schnell – und daher ist es sinnvoll, sie regelmäßig anhand ihrer Inputs und Outputs zu überprüfen und nicht als statische Einheiten anzusehen. Es besteht der Glaube, dass Prozesse etwas Festes in Unternehmen sind, aber das stimmt so nicht. Prozesse, die bereits angewendet werden, können auch im Nachhinein analysiert, optimiert und neudefiniert werden für ein besseres Ergebnis.
Prozessmodellierung
Die Prozessmodellierung ist dabei eine wirkungsvolle Methode zur Dokumentation der einzelnen Prozessschritte. Sie wird auch verwendet, um komplexe Prozesse zu verbessern, und zu verstehen, wie Aufgaben erledigt werden. Durch die Modellierung von Prozessen fällt es leichter, die verschiedenen Komponenten zu verstehen und potenzielle Verbesserungen für jede Komponente zu finden, die zum Erreichen des Unternehmensziels erforderlich ist.
Für die Prozessmodellierung wird häufig die Visualisierung über Prozess-Diagramme genutzt. Diese Diagramme werden verwendet, um die einzelnen Schritte in einem Prozessmodell zu dokumentieren, und sind mehr als nützlich, um zu verstehen, wie einzelne Aufgaben erledigt werden. Optionen sind da die grafische Darstellung per Flussdiagrammen (Flowcharts) oder aber auch durch komplexere Tools wie:
- UML-Diagramme (Unified Modeling Language),
- Gantt-Diagramme,
- Pert-Diagramme und
- BPMN-Diagramme (Business Process Modeling Notation).
Natürlich gibt es mittlerweile auch eine Vielzahl von Software-Tools zur Prozessmodellierung, die bei der Erstellung dieser Diagramme mit grafischen Elementen unterstützen. Doch manchmal ist es im ersten Schritt effektiver, einfach erst einmal mit einem Stift auf Papier anzufangen und zu zeichnen.
Vorteile der Geschäftsprozessmodellierung
Wenn Unternehmen sich weiterentwickeln, entwickeln sich auch ihre Geschäftsprozesse. Der Trend zur Digitalisierung beschleunigt das noch um ein Vielfaches. Sollten Unternehmen hier keine Strategie zur Anpassung an diese sich ständig ändernden Bedingungen haben, kann das Unternehmen nicht lange überleben.
Die Modellierung von Geschäftsprozessen ist von entscheidender Bedeutung, da sie Unternehmen hilft, die am wenigsten effizienten Bereiche zu identifizieren und potenzielle Wege zu finden, um „Lecks zu stopfen“. Kurz gesagt: wer seine einzelnen Prozesse nicht modelliert, wird nie wissen, ob sie optimal arbeiten und so enorme Chancen verpassen.
Weitere Vorteile der Prozessmodellierung sind:
- Einfachere Ausrichtung der Aktivitäten an den Unternehmenszielen.
- Mehr Kontrolle über Aktivitäten und Ressourcen.
- Höhere Produktivität durch Transparenz.
- Reduktion von Ineffizienzen, Kosten und Engpässen.
- Effizientere Produktionsprozesse, die Kunden begeistern.
Grundlagen der Prozessmodellierung
Diagramme – wie oben erwähnt – sind nur eine der vielen beteiligten Grundlagen für erfolgreiche Prozessmodellierung. Um einen Geschäftsprozess vollständig zu modellieren, müssen noch folgende Punkte beachtet und definiert werden:
- Das Scope-Statement: die genaue Beschreibung des Prozessnamens sowie wann dieser Geschäftsprozess beginnt und endet.
- Die Beschreibung: eine Schritt-für-Schritt-Anleitung der Prozessbeschreibung. Also die verschiedenen Schritte, die ausgeführt werden müssen, um das festgelegte Ergebnis zu erzielen.
- Eingangskriterien und Eingaben: die Elemente, die zur Ausführung des Geschäftsprozesses benötigt werden.
- Beendigungskriterien und Ausgaben: was muss erfolgt sein, damit ein Prozess abgeschlossen ist.
- Das Ergebnis: eine Definition des gewünschten Ergebnisses des Geschäftsprozesses.
- Mögliche Ausnahmen und Variationen: eine Beschreibung potenzieller alternativer Prozesspfade basierend auf bedingten Daten oder Triggern.
- Abhängigkeiten: eine Beschreibung möglicher anderer Prozesse oder Aktivitäten, die von diesem abhängig sind.
Indem ein gesamter Geschäftsprozess anhand dieser Elemente dokumentiert und mit einer visuellen Darstellung (zum Beispiel mit einem Flussdiagramm) umgesetzt wird, haben alle Beteiligten eine klarere Vorstellung davon, wie der Prozess aussieht, wo das Team steht und wo Handlungsbedarf besteht.
Best Practices bei der Prozessmodellierung
Wir haben uns jetzt die Grundlagen der Geschäftsprozessmodellierung sowie einige der wichtigsten Grundlagen für die Modellierung von Prozessen angesehen. Wenn Du jedoch in jedem Deiner Geschäftsprozesse das höchste Leistungsniveau erreichen möchtest, benötigst Du eine Software, die Dir dabei hilft, all Deine Arbeitsabläufe im Prozessmanagement einfach und an einem Ort zu zentralisieren und die die Möglichkeit bietet sich wiederholende Aktivitäten zu automatisieren.
Best Practice:
Mit einer unterstützenden Software kannst Du an einem Ort Prozesse modellieren unabhängig von ihrer Komplexität. Dafür bietet sich folgender vierstufige Prozess an:
1. Definition von Prozessen
Der erste Schritt beim Prozessmanagement besteht darin, die zu verwaltenden Prozesse zu definieren - und zwar im Detail. Dein Team sollte in der Lage sein, jeden Schritt eines jeden Prozesses zu durchlaufen, ohne etwas zu verpassen oder nicht zu wissen, was es als Nächstes tun soll. Verwende dazu Tools wie zum Beispiel Microsoft Visio oder Microsoft Project, um visuelle Darstellungen Deiner Geschäftsprozesse zu erstellen, damit sie für alle Teammitglieder (oder sogar für externe Berater) auf einen Blick verständlich sind.
Um einen bestehenden Prozess zu verbessern, muss er zuerst in einzelne Komponenten zerlegt werden. Überlege genau, was Du brauchst, um definierte Ziele zu erreichen. Mit der Antwort auf diese Frage, kannst Du so die dafür benötigten Aktivitäten priorisieren, basierend auf den Auswirkungen, die sie im Einzelnen auf Dein Endergebnis haben.
Sobald Du die Aktivitäten in einer progressiven Reihenfolge organisiert hast, koordinierst Du die Zuständigkeiten und To-dos in Deinem Team. Idealerweise ermittelst Du auch schon hier, welche Aktivitäten zukünftig eventuell automatisiert werden könnten und auf welche Weise.
Moderne Software-Systeme wie Microsoft Visio sind dabei in der Lage sich den speziellen Herausforderungen und Bedürfnissen Deines Unternehmens anzupassen und helfen Dir Deine Prozesse schnell und einfach zu strukturieren und darzustellen. Viele bieten auch anpassbare, vorgefertigte Vorlagen an, auf die Du und Dein Team zurückgreifen können, um verschiedenste Prozesse der verschiedensten Branchen zu strukturieren.
2. Einführung und Umsetzung der definierten Prozesse
Sobald die Prozesse definiert und festgehalten sind, geht es im nächsten Schritt um die Einführung und die Umsetzung dieser in Deinem Unternehmen. Hier bietet sich eine Software wie Microsoft Teams an. Sie hat den Vorteil, dem Team einen Ort zu bieten, der es ermöglicht zusammenzuarbeiten, um Feedback zu geben, Wissenssilos zwischen Abteilungen aufzudecken und zu beseitigen sowie permanente Transparenz über den Fortschritt zu haben. Hole dafür alle relevanten Personen an einen Tisch, um alle Eventualitäten vorab schon einmal durchzugehen und Unklarheiten zu definieren.
3. Die Analyse von eingeführten Prozessen
Du kannst nicht verbessern, was Du nicht messen kannst, weil Du die Entwicklung nicht siehst. Deshalb brauchst Du ein System, das Dir hilft, alle für den Erfolg wichtigen Informationen in Echtzeit zu überwachen, um Deine Fortschritte zu analysieren und zu erkennen.
Greife am besten auf leistungsstarke Berichts-Dashboards zurück, mit denen du alles nachverfolgen kannst, von Einnahmen über Produktivität, Zeit, Verkäufe, Aufgaben, Leistung und so weiter. Dashboards machen es einfach, die Gesamtleistung Deiner Prozesse zu verstehen und entsprechend zu optimieren. Und moderne CRM-Systeme wie Microsoft Dynamics 365 bieten hier Dashboards, die vollständig an die Bedürfnisse Deines Unternehmens angepasst werden können.
4. Optimierung der Prozesse
Du hast die Definition, Entwicklung und Einführung von leistungsstarken Prozessen hinter Dir, nun geht es an die Optimierung. Nicht jeder modellierte Prozess erweist sich als perfekt. Umstände und Anforderungen ändern sich ständig, so dass bei der Analyse sicherlich Möglichkeiten zur Optimierung aufkommen. Dafür sollte das zuständige Team regelmäßig zusammenkommen, um die im letzten Schritt gesammelten Daten zu analysieren und Ideen zu entwickeln, wie aktuelle Prozesse verbessert werden können. Stellt Euch Fragen wie:
- Setzen wir die Ressourcen sinnvoll ein?
- Wo sind Engpässe?
- Arbeitet das Team produktiv?
- Wo haben wir Einnahmeverluste oder können Einsparungen vornehmen?
Durch die Beantwortung dieser Fragen könnt Ihr schnell Probleme in Euren Prozessen identifizieren und diese optimieren, um Eure Ziele sicher zu erreichen.
Fazit
Digitales Prozessmanagement ist zwar eine echte Herausforderung, aber eine Voraussetzung für jedes Unternehmen, das zukünftig wachsen und skalieren will. Prozessmodellierung ist dabei der beste Weg, um die Effizienz Deines Unternehmens zu gewährleisten. Die digitale Transformation hilft Dir dabei, Deine Ziele zu erreichen und alle Effekte oder Ergebnisse transparent zu erkennen, um gegebenenfalls einzugreifen und zu optimieren. Durch strategisches Projektmanagement in digitaler Form kannst Du einfacher verstehen, wie Dein Unternehmen funktioniert und wo potenzielle Verbesserungen möglich sind.
