In 5 Schritten das passende CRM-System finden

Du hast Dich dafür entschieden, ein CRM-System im Unternehmen einzuführen. Doch die Vielzahl an möglichen Lösungen und die zum Teil nur geringen System-Unterschiede erschweren den Auswahl- und Entscheidungsprozess? Das geht nicht nur Dir so, sondern auch vielen anderen. Daher zeigen wir Dir hier, wie Du in 5 Schritten eine passende CRM-Software findest.

(Bildquelle: Canva)

Bevor wir starten, eines noch vorweg: Die richtige CRM-Lösung zu finden ist äußerst wichtig, um von den Vorteilen eines CRMs zu profitieren. Nimm Dir daher ausreichend Zeit für die Auswahl und beziehe alle für die Entscheidungsfindung relevanten Personen in den Prozess mit ein. Anfangs mag die CRM-Auswahl als Zusatzaufwand empfunden werden, dies wird sich jedoch im Laufe des Projekts auszahlen.

1. Welche Personen sollen an der Auswahl der CRM-Software beteiligt sein?

Damit eine fehlende Akzeptanz und mangelnde Nutzerfreundlichkeit des Systems soweit wie möglich verhindert wird, empfiehlt es sich einen Personenkreis zu definieren, der am Auswahl- und Entscheidungsprozess beteiligt werden soll. Damit Du den richtigen Kreis zusammenstellst, können Dir folgende Fragen weiterhelfen:

• Wer soll das CRM-System nutzen?
• Werden die Anwender in den Auswahl- und Entscheidungsprozess mit einbezogen? Wenn ja, welche?
• Welche weiteren Personen sollten an der Auswahl und Entscheidung beteiligt sein?
• Ist es sinnvoll jemand Externes in den Prozess mit einzubeziehen? Wenn ja, wen?
• Wer trifft die endgültige Entscheidung?

2. Definieren und Priorisieren der Anforderungen an das CRM-System

Nachdem Du den Personenkreis festgelegt hast, gilt es die Anforderungen an die Software zu definieren. Dies ermöglicht Dir, CRM-Anbietern gezielte Anfragen zu senden, CRM-Systeme anhand Deiner festgelegten Kriterien zu vergleichen und ganz wichtig: keine relevanten Anforderungen zu vergessen.

Der kontinuierliche Austausch mit allen relevanten Personen im Entscheidungsprozess ermöglicht es Dir, keine Anforderungen zu vergessen und alles Wichtige im Blick zu haben.

Einige wichtige Aspekte, die in dieser Phase entschieden und berücksichtigt werden sollten, sind beispielsweise folgende:

• Entscheidest Du dich für eine cloudbasierte CRM-Lösung oder eine On-Premises-Lösung?
• Welche bereits bestehenden Anwendungen sollen in die Software integriert werden?
• Wie viele Personen werden das System nutzen und haben diese unterschiedliche Aufgaben und somit unterschiedliche Anforderungen an das System?

Da es weitaus mehr Punkte zu beachten gibt, haben wir einen Anforderungskatalog erstellt, mit dem Du Deine Anforderungen an ein CRM festlegen und priorisieren kannst. Diesen kannst Du hier herunterladen: Sichere Dir unseren CRM-Anforderungskatalog.

Nachdem Du die Anforderungen definiert hast, empfiehlt es sich Prioritäten festzulegen. Denn eins ist klar: Es kann sein, dass nicht alle Anforderungen an die Software erfüllt werden. Damit Du am Ende keine Abstriche bei den relevanten Anforderungen machen musst und die wichtigsten Funktionen im CRM enthalten sind, ist das Festlegen von Prioritäten äußerst wichtig.

Starte erst einmal mit den für Dich wesentlichen und offensichtlichen Anforderungen. Durch Gespräche mit verschiedenen CRM-Anbietern oder in möglichen Anforderungsworkshops können weitere Anforderungen identifiziert und nachträglich aufgenommen werden. Zudem können auch im Laufe des Projekts die Anforderungen erweitert werden, weshalb eine agile Arbeitsweise in diesem Bereich sehr wertvoll ist.

3. Starten des CRM-Software-Vergleichs

Jetzt kann es endlich mit der CRM-Auswahl losgehen und Du kannst mit dem Vergleichen verschiedener Anbieter von CRM-Systemen starten. 

Es zeigt sich immer wieder, dass die System-Vorauswahl anhand folgender Kriterien sinnvoll ist:

• Anzahl der Mitarbeiter im Unternehmen und Anzahl der Systemanwender:
  Die CRM-Anbieter können nach der Unternehmensgröße vorselektiert werden. So sind zum Beispiel die CRM-Lösungen Salesforce und SAP vorwiegend für Großunternehmen, Microsoft Dynamics 365 für große und mittelständische Unternehmen und HubSpot CRM und Zoho CRM für mittelständische und kleine Unternehmen geeignet.
  
  
  
  
• Kosten:
  Die Kosten sollten nicht ausschlaggebend für die Entscheidung sein, spielen jedoch eine wichtige Rolle. Neben kontinuierlichen Lizenzkosten sollten auch auf die Kosten für mögliche Systemanpassungen, Schulungen und vieles Weitere beachtet werden.
  
  Und nicht zu vergessen: Ein System, das nicht genutzt wird, ist immer teuer für das Unternehmen, egal wie hoch die Lizenz-, Implementierungs- und Customizing-Kosten letztendlich sind. Dies führt uns zum nächsten Punkt:

• Akzeptanz der Nutzer und Bedienbarkeit des Systems:
  Die erfolgreiche Einführung eines CRMs bezieht sich nicht nur darauf, dass alle wichtigen Anforderungen berücksichtigt werden und die technischen Gegebenheiten erfüllt sind, sondern auch darauf, dass die Anwender das CRM auch wirklich nutzen. Dabei spielt beispielsweise die Bedienbarkeit des Systems und die Akzeptanz der Nutzer eine wesentliche Rolle.
  
  
  

4. Tiefergehende Recherche der CRM-Systeme

Nachdem Du eine Vorauswahl getroffen hast, geht es nun darum, die einzelnen CRM-Systeme besser kennenzulernen, zu testen und umfassende Informationen einzuholen.

Viele CRM-Anbieter bieten eine kostenlose Demo- und Testversion an, sodass Du die Nutzeroberfläche kennenlernen und ein erstes Gefühl dafür bekommst, wie es ist, mit der CRM-Software zu arbeiten. Da die meisten Demos und Testversionen nicht auf die jeweiligen Anforderungen angepasst werden, empfehlen wir, einen Beratungstermin mit den CRM-Anbietern und Partnerunternehmen zu vereinbaren und gezielt über die Anforderungen zu sprechen, einen Teil der Anforderungen im System zeigen zu lassen und gezielte Rückfragen zu den CRM-Funktionen zu stellen.

Dadurch erhältst Du umfassende Einblicke in die Bedienbarkeit und Benutzeroberflächen, denn neben den oben genannten Faktoren, wie Preise, CRM-Funktionen, Anpassbarkeit und ähnlichem, spielt auch die Nutzerfreundlichkeit und Akzeptanz der Anwender eine entscheidende Rolle.

5. Finden eines Partners des CRM-Anbieters

Je nachdem für welche CRM-Software Du Dich entscheidest und welche Anpassungen Du vornehmen möchtest, empfiehlt es sich, nach einem geeigneten Partner Ausschau zu halten. Dieser kann Dich bereits während des Auswahlprozesses unterstützen und Dir das CRM in einem Beratungstermin anhand ausgewählter Anforderungen vorführen. So kannst Du Rückfragen stellen und gegebenenfalls definierte Anforderungen werden überprüft und ergänzt. Neben diesem wichtigen Aspekt berät Dich ein Partner auch zu den Themen Anpassbarkeit, Lizenzierung und Machbarkeit der Anforderungen.

Nachdem Du dann die Entscheidung für ein CRM-System getroffen hast, kann das Partnerunternehmen beispielsweise für die Implementierung, das Customizing, Entwickler-/Anwender-Schulungen und den Support zur Verfügung stehen. 

Fazit

Diese fünf Schritte empfehlen wir Dir, um das für Dich beste CRM-System zu finden. Damit Du gut informiert und trotzdem zügig zu einer Entscheidung kommst, kannst Du folgendes tun: Definiere einen bestimmten Zeitraum, in dem Du diese fünf Schritte durchläufst, damit Du bis zu einem festgelegten Zeitpunkt von den Vorteilen eines CRMs profitierst.

Das Gute dabei: Du musst die Auswahl nicht alleine treffen – gemeinsam mit Kollegen und Partnern von CRM-Anbietern legst Du Deine Anforderungen fest und steigst in die System-Auswahl ein.