Von unmanaged zu managed Lösungen in Dynamics CRM mit Power Apps

In der heutigen Geschäftswelt ist es entscheidend, dass CRM-Systeme effizient und problemlos funktionieren. Microsoft Dynamics 365 CRM bietet hierfür zahlreiche Anpassungsmöglichkeiten. Dabei stehen Unternehmen vor der Wahl zwischen unmanaged und managed Lösungen. Diese Entscheidung beeinflusst nicht nur die Verwaltung und Wartung des Systems, sondern auch dessen Zukunftssicherheit und Compliance. In diesem Artikel zeigen wir Dir, warum die Umstellung von unmanaged zu managed Lösungen wichtig ist und wie du diesen Prozess erfolgreich meisterst.

(Bildquelle: Canvas)

Was ist eine unmanaged bzw. managed Lösung?

Bevor wir tiefer in die Materie einsteigen, ist es wichtig zu verstehen, was unmanaged und managed Lösungen sind:

• Unmanaged Lösungen: Diese Lösungen sind offen und flexibel. Du kannst jede Komponente anpassen, löschen oder hinzufügen. Diese Freiheit ist besonders in der Entwicklungs- und Testphase nützlich. Der Nachteil ist jedoch, dass es schwierig sein kann, den Überblick über Änderungen zu behalten und Konflikte zu vermeiden.
  
  
• Managed Lösungen: Diese Lösungen sind gesperrt und schreibgeschützt. Nach der Veröffentlichung kannst Du keine direkten Änderungen mehr vornehmen, sondern musst Anpassungen über neue Versionen der Lösung vornehmen. Dies sorgt für eine strukturierte und kontrollierte Umgebung, was insbesondere in der Produktion von Vorteil ist.

Warum ist die Umstellung von unmanaged auf managed Lösungen so wichtig?

Die Migration von unmanaged zu managed Lösungen in Microsoft Dynamics CRM ist für viele Organisationen ein kritischer Schritt, um eine strukturierte und nachhaltige CRM-Umgebung zu gewährleisten. Unmanaged Lösungen bieten zwar Flexibilität, können jedoch schnell zu einer komplexen und schwer zu wartenden Landschaft führen. Managed Lösungen hingegen fördern eine zentralisierte Verwaltung und reduzieren das Risiko von Konflikten und Fehlern.

Gründe für die Umstellung von unmanaged auf managed:

• Verbesserte Kontrolle: Managed Lösungen ermöglichen eine bessere Kontrolle über Anpassungen und Erweiterungen. Änderungen werden zentral verwaltet und können einfacher rückgängig gemacht werden.
  
  
• Vereinfachte Wartung: Durch die Konsolidierung von Anpassungen in einer managed Lösung wird die Wartung des Systems vereinfacht. Updates und Fehlerbehebungen können effizienter durchgeführt werden. Die Wartung mit managed Lösungen ist außerdem wesentlich einfacher, da bei einem Löschen der Lösungen wirklich alles gelöscht wird. Bei unmanaged Lösungen bleiben die importierten Komponenten selbst nach einer Löschung noch im System. Auch wenn diesen nicht mehr auf dem aktiven Layer sind, also visuell sichtbar im CRM, sind sie dennoch "lose" im System vorhanden.
  
  
  
  
• Geringeres Risiko: Managed Lösungen reduzieren das Risiko von Konflikten zwischen verschiedenen Anpassungen. Dies ist besonders wichtig in komplexen Umgebungen mit mehreren Entwicklern.
  
  
• Compliance: In vielen Branchen sind bestimmte Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Managed Lösungen können dabei helfen, diese Anforderungen einzuhalten.

Schritt-für-Schritt Anleitung zur Umstellung

1. Ausgangssituation:
   
   • Es gibt eine Entwicklungsumgebung (DEV) und eine Produktivumgebung (PROD).
   • Alle Lösungen in beiden Umgebungen sind unmanaged.
   • Ziel: Alle Elemente in der PROD von unmanaged zu managed ändern.
     
     
2. Erstellen einer neuen Master-Lösung in der DEV-Umgebung:
   • In der DEV-Umgebung eine neue unmanaged Lösung erstellen und sie "Master" nennen.
     
     
3. Kopieren der bestehenden Lösungen in die Master-Lösung:
   • Falls noch nicht vorhanden die XRM-Toolbox downloaden.
   • Die XRM-Toolbox zunächst mit der DEV-Umgebung verbinden.
   • Dann mit dem "Solutions Component Mover" Tool jede bestehende Lösung aus dem System in die neue Master-Lösung kopieren.
   • Nachdem die Lösungen in die Master-Lösung kopiert wurden, die ursprünglichen Lösungen löschen.
     
     
4. Erstellen einer neuen QA-Umgebung:
   • Eine neue QA-Umgebung erstellen, die ein Backup der PROD-Umgebung ist.
   • Ein Backup der PROD kann ganz einfach über das Power Platform Admin Center gemacht werden. Hierzu auf "Umgebungen" klicken, dann auf die drei Punkte neben der PROD-Umgebung und "Kopieren" auswählen. Anschließend die gewünschte Zielumgebung (hier: QA) wählen.
   • In dieser QA-Umgebung den managed Import der Master-Lösung testen.
     
     
5. Überprüfung und Umstellung in der PROD-Umgebung:
   • Nachdem sichergestellt wurde, dass der managed Import in der QA-Umgebung erfolgreich ist, denselben Prozess in der PROD-Umgebung durchführen.
   • Durch diesen Import werden alle unmanaged Elemente in PROD zu managed Elementen.
   • Nach einer gründlichen Überprüfung in der PROD alle alten unmanaged Lösungen löschen, da sie nun in der managed Master-Lösung enthalten sind.
     
     

Zusammengefasst:

• Alle bestehenden Lösungen in eine neue Master-Lösung in der DEV-Umgebung kopieren und die alten Lösungen löschen.
• Eine QA-Umgebung erstellen, die eine Kopie der Prod-Umgebung ist und dort testen, ob der Import der Master-Lösung als managed erfolgreich ist.
• Schließlich diesen Import in der PROD-Umgebung durchführen und die alten unmanaged Lösungen löschen.
  
  

Mit diesen Schritten werden alle Lösungen von unmanaged zu managed umgestellt und die Systemlandschaft vereinfacht.

Häufige Stolpersteine und Best Practices

Die Umstellung auf managed Lösungen ist ein komplexer Prozess, der einige Herausforderungen mit sich bringen kann. Hier sind einige wichtige Punkte zu beachten:

• Datenmigration: Stelle sicher, dass alle relevanten Daten erfolgreich in die neue managed Lösung migriert werden.
• Abhängigkeiten: Identifiziere und löse alle Abhängigkeiten zwischen den verschiedenen Komponenten, bevor Du die Lösungen umstellst.
• Testen: Führe umfassende Tests durch, um sicherzustellen, dass alle Funktionen nach der Umstellung wie erwartet funktionieren.
• Rollback-Plan: Entwickle einen detaillierten Rollback-Plan für den Fall, dass Probleme auftreten.
• Schulung: Schule Deine Benutzer und Benutzerinnen über die neuen Prozesse und Funktionen, die mit der Umstellung verbunden sind.
  
  

Zusätzliche Tipps:

• Beginne klein: Starte die Umstellung mit einer kleinen Teilmenge Deiner Lösungen, um den Prozess zu testen und zu verfeinern.
• Nutze die XRM-Toolbox: Dieses Tool ist ein unverzichtbarer Helfer für die Migration von Lösungen.
• Arbeite eng mit Deinem Microsoft Partner zusammen: Ein erfahrener Partner kann Dich bei der gesamten Umstellung unterstützen und Dir wertvolle Beratung bieten.

Fazit

Die Umstellung von unmanaged zu managed Lösungen in Microsoft Dynamics CRM ist ein entscheidender Schritt für eine effizientere und kontrollierte CRM-Umgebung. Durch die richtige Planung, Vorbereitung und Umsetzung kannst Du sicherstellen, dass dieser Prozess reibungslos verläuft und Dein System zukunftssicher und compliance-gerecht bleibt. Die Vorteile, wie verbesserte Kontrolle, vereinfachte Wartung und geringeres Risiko, überwiegen die anfänglichen Herausforderungen. Mit den hier beschriebenen Schritten und Best Practices bist Du gut gerüstet, um den Wechsel erfolgreich zu gestalten.

Hast Du Fragen oder benötigst Du Unterstützung bei Deiner Umstellung? Melde Dich bei uns! Wir bieten Support und Weiterentwicklung für Dein Microsoft CRM und helfen Dir das volle Potenzial auszuschöpfen.