Proof of Concept: Entscheidung für ein passendes CRM-System treffen

Was ist ein Proof of Concept?

Proof of Concept (PoC), auch als Proof of Principle bezeichnet, ist eine Methode, um die prinzipielle Durchführbarkeit eines Vorhabens zu belegen.

Nicht nur im klassischen, sondern auch im agilen Projektmanagement, wie es in CRM-Projekten üblich ist, kann diese risikomindernde Maßnahme eingebaut werden und ist dann ein wichtiger Meilenstein in der Projektentwicklung. Es werden die Fähigkeiten vom Produkt – also dem CRM-System – dem Implementierungspartner und dem Projektteam unter Beweis gestellt und die Anforderungen bzw. das Lösungskonzept in einer sehr frühen Phase validiert.

Demnach ist ein Proof of Concept vor dem Start der Implementierung empfehlenswert, um im Idealfall das Konzept zu bestätigen und ggf. Risiken aufzudecken, die zukünftig berücksichtigt werden sollten.

Bezogen auf ein PoC für ein CRM-Projekt wird in diesem Fall für die CRM-App ein Prototyp nach definierten Kriterien entwickelt.

Mehrwert eines Proof of Concepts für Ihr CRM-Projekt

Der entscheidende Mehrwert von einem Proof of Concept ist, dass dieser die Grundlage für das weitere Vorgehen bildet. Mithilfe eines PoC können Entscheidungen in Unternehmen getroffen werden, die nicht nur auf Annahmen oder Anforderungen beruhen, sondern mithilfe eines Prototyps zum Teil schon realisiert worden sind.

Ein PoC reduziert die Risiken Ihres CRM-Projekts, da …

• bestimmte Funktionen durch den Prototyp bereits demonstriert wurden
• die Fähigkeiten eines Projektteams oder Lieferanten bereits unter Beweis gestellt wurden
• ein Produkt mithilfe einer Testversion schon auf die Umsetzbarkeit der Anforderungen geprüft wurde.

Ein weiterer Mehrwert besteht darin, dass dadurch eine belastbare Anforderungsliste erstellt werden kann, da die Funktionen der neuen Software (z.B. Dynamics 365) vollumfänglicher bekannt sind und wesentlich mehr Informationen vorliegen. Im Idealfall wurde auch ein User-Akzeptanz-Test durchgeführt, durch den die Rückmeldungen der Anwender in die Anforderungsliste mit einfließen können. Dies unterstützt im weiteren Verlauf die Akzeptanz der Anwender, was ein wesentlicher Faktor bei der Einführung einer neuen Software ist.

Nun wissen wir, was ein PoC ist und welchen Mehrwert dieser für die Einführung eines CRM-Projekts bietet. Jetzt möchte ich darauf eingehen, wie ein PoC für das CRM-System von Microsoft Dynamics 365 aussehen kann.

Unser Proof of Concept für Microsoft Dynamics 365 CRM

Als zertifizierter Microsoft Partner haben wir einen Proof of Concept für das CRM Microsoft Dynamics 365 entwickelt: Im ersten Schritt wird die Idee bzw. die Anforderung an die neue CRM-Software aufgenommen. Dafür wird ein Workshop mit unterschiedlichen Teilnehmern durchgeführt. Neben den Projektteilnehmern z.B. aus der Vertriebs- und Marketingabteilung eines Unternehmens nimmt auch ein Mitarbeiter, der mit den Microsoft-Anwendungen vertraut ist, wie unsere CRM-Berater, an dem Workshop teil. In dem Workshop werden Prozesse rund um den Kunden in Bezug auf Customer-Relationship-Management, Vertrieb aber auch Service betrachtet.

Die Features von Microsoft Dynamics 365 CRM und weiteren Microsoftprodukten wie der Power Platform oder Office werden bei der Konzeptentwicklung und Auswahl eines geeigneten Prozesses betrachtet. Außerdem werden die Anwendungsmöglichkeiten von Microsoft Sales oder Customer Insights, der künstlichen Intelligenz von Microsoft, berücksichtigt. 

Das Ziel des Workshops ist es, am Ende einen Prozess zu definieren, der zukünftig mithilfe der Software Dynamics 365 und/oder weiteren Microsoftprodukten umgesetzt werden soll und dabei den größten Mehrwert bietet. Die Anforderungen werden dann mit dem Projektteam direkt systemtechnisch umgesetzt und „schon“ ist der Prototyp entwickelt.

Darauf folgt ein Experience-Workshop. Dabei werden die Anwender mit der neuen Lösung vertraut gemacht, können diese direkt einsetzen und ein Feedback abgeben. In der Regel erfolgt dann die Testphase mithilfe einer cloudbasierten Testversion, die bis zu 6 Monate dauern kann. Auf Basis der Testerfahrungen wird im Anschluss über das weitere Vorgehen entschieden.

Durch den Proof of Concept vergehen von der Idee bis zur Nutzung der Lösung nur wenige Wochen. Es wird innerhalb kurzer Zeit bei einem geringen Investitionsaufwand ein Mehrwert geschaffen, der es ermöglicht, die neue CRM-Applikation im Arbeitsalltag zu testen.