KI-gestützte Lizenz-Strategie: Microsoft Dynamics 365 smart auswählen

Die Wahl der richtigen Lizenz für Microsoft Dynamics 365 kann entscheidend für den Erfolg Deiner Investition sein. Sie beeinflusst die Kosten, aber auch, wie effizient die Software in Deinem Unternehmen genutzt wird. Doch die Vielzahl an Lizenztypen und Modulen macht die Entscheidung komplex: Welche passt zu Deinen Zielen? Wie bleibst Du flexibel? Und wie vermeidest Du unnötige Ausgaben?

(Bildquelle: Canva)

Dieser Artikel zeigt Dir, worauf es bei der Lizenzwahl ankommt – von der Analyse Deiner Unternehmensanforderungen bis zur Auswahl des richtigen Beratungspartners. Exklusiv für Dich: Ein speziell entwickelter Prompt, den Du z.B. mit ChatGPT nutzen kannst, um Deine Anforderungen zu analysieren und eine klare Strategie zu entwickeln.

Gut vorbereitet in die Lizenzberatung starten

Die richtige Lizenz für Microsoft Dynamics 365 zu finden, kann schnell komplex werden. Gerade wenn es um Kosten, Module und Skalierungsmöglichkeiten geht, tauchen oft viele Fragen auf. Ohne fundierte Kenntnisse besteht die Gefahr, wichtige Faktoren wie branchenspezifische Anforderungen oder künftige Wachstumspläne zu übersehen.

Eine unzureichend durchdachte Lizenzierung führt nicht nur zu unnötigen Kosten, sondern kann auch den Nutzen der Software einschränken. Eine professionelle Beratung hilft Dir, diese Hürden zu vermeiden und von Anfang an eine Lösung zu wählen, die optimal auf Dein Unternehmen abgestimmt ist. Für einen detaillierten Überblick, welche Lizenz zu Deinen Anforderungen passt, empfehlen wir Dir unseren umfassenden Leitfaden zur Lizenzierung von Microsoft Dynamics 365, der Dich Schritt für Schritt durch die wichtigsten Aspekte führt.

Mit der richtigen Vorbereitung kannst Du das Beste aus der Beratung herausholen. Wenn Du im Vorfeld klare Ziele und Anforderungen definierst, sparst Du nicht nur wertvolle Zeit, sondern sicherst Dir auch eine wirtschaftliche und funktionale Lösung – zugeschnitten auf Deine Bedürfnisse.

Die folgende Checkliste unterstützt Dich dabei, gezielt in die Lizenzberatung einzusteigen.

1. Unternehmensanforderungen definieren

Bevor Du die passende Lizenz auswählst, solltest Du die grundlegenden Anforderungen und Ziele Deines Unternehmens kennen.

• Hauptziele: Was möchtest Du mit Microsoft Dynamics 365 erreichen? Möchtest Du Deine Vertriebsprozesse effizienter gestalten, den Kundenservice verbessern oder die Finanzabteilung entlasten? Definiere die drei wichtigsten Ziele.
  
  
• Betroffene Abteilungen: Welche Teams oder Abteilungen werden Microsoft Dynamics 365 nutzen? Vertrieb, Marketing und Kundenservice sind häufige Nutzer, doch auch Finanzabteilungen und IT-Teams profitieren von den Möglichkeiten der Software.
  
  
• Branchenspezifische Anforderungen: Gibt es spezielle Prozesse, die für Deine Branche entscheidend sind? Vielleicht benötigst Du Integrationen mit einer bestehenden ERP-Lösung oder Funktionen, die speziell auf den Handel, die Fertigung oder den Finanzsektor zugeschnitten sind.
  
  

Tipp: Eine klare Definition der Ziele hilft nicht nur Dir, sondern auch Deinem Berater, die beste Lösung zu empfehlen.

2. Nutzer, User und Benutzerrollen

Die Anzahl und Art der Nutzer hat direkte Auswirkungen auf die Lizenzkosten und die Struktur der Lösung.

• Anzahl der Benutzer: Überlege, wie viele Mitarbeitende die Software regelmäßig nutzen werden. Microsoft Dynamics 365 bietet unterschiedliche Lizenzmodelle, je nachdem, ob Benutzer individuell oder über Geräte arbeiten.
  
  
• Benutzerrollen: Welche Aufgaben werden die einzelnen Nutzer haben? Brauchen sie vollen Zugriff oder reichen spezialisierte Rollen wie z. B. für Vertriebsmitarbeitende, Kundendienstagenten oder Manager?
  
  
• Zukunftspläne: Plane auch die kommenden Jahre ein. Wird Dein Unternehmen wachsen, oder bleibt die Anzahl der Nutzer stabil?
  
  

Hinweis: Eine genaue Analyse der Rollen und Rechte kann helfen, Lizenzkosten zu optimieren, da nicht jeder Mitarbeitende eine Vollzugriffs-Lizenz benötigt.

3. Budgetrahmen

Eine klare Vorstellung über das verfügbare Budget gibt der Beratung Struktur und vermeidet spätere Überraschungen.

• Monatliche oder jährliche Kosten: Gibt es ein festgelegtes Budget, das Du für Lizenzen und laufende Kosten einplanen kannst? Microsoft Dynamics 365 bietet flexible Abrechnungsmodelle.
  
  
• Langfristige Planung: Möchtest Du eher kurzfristige Flexibilität oder planbare und stabile Kosten für die nächsten Jahre? Die Wahl des Modells hängt von Deinen finanziellen Prioritäten ab.
  
  

Tipp: Berücksichtige nicht nur die Lizenzkosten, sondern auch mögliche Zusatzinvestitionen wie Schulungen oder Integrationstools.

4. Bestehende IT-Landschaft analysieren

Die Integration von Microsoft Dynamics 365 in Deine bestehende IT-Umgebung ist ein zentraler Erfolgsfaktor.

• Aktuelle Tools und Systeme: Welche Systeme nutzt Dein Unternehmen bereits? Microsoft Dynamics 365 lässt sich nahtlos mit Office 365, ERP-Systemen und anderen Lösungen verknüpfen.
  
  
• Cloud oder On-Premises: Möchtest Du eine reine Cloud-Lösung, eine lokale Installation oder ein Hybrid-Modell? Die Entscheidung hängt oft von IT-Ressourcen und Compliance-Anforderungen ab.
  
  
• Compliance und Datenschutz: Gibt es spezielle Anforderungen, wie z. B. die Einhaltung der DSGVO oder branchenspezifische Vorgaben? Microsoft Dynamics 365 bietet flexible Optionen für die Datenhaltung.

Hinweis: Eine genaue Analyse Deiner IT-Landschaft im Vorfeld hilft Dir, spätere Integrationsprobleme zu vermeiden.

5. Notwendige Funktionalitäten

• Module: Soll sich Dein Fokus auf ein Hauptmodul wie Sales oder Customer Service richten, oder benötigst Du eine Kombination aus mehreren Modulen, z. B. mit Marketing oder Finanzmanagement?
  
  
• Zusatzfeatures: Sind KI-gestützte Insights, Automatisierungen oder mobile Anwendungen für Dein Unternehmen relevant?
  
  

Möchtest Du Deine Anforderungen noch detaillierter analysieren? Nutze unseren vorbereiteten Prompt, um eine klare Strategie zu entwickeln.

Deine Lizenzierungsstrategie mit KI im Detail analysieren

Damit Du bei der Wahl der richtigen Lizenzierung für Microsoft Dynamics 365 fundierte Entscheidungen treffen kannst, ist es hilfreich, die Anforderungen Deines Unternehmens präzise zu analysieren. Mit dem folgenden Prompt kannst Du gezielt Deine Anforderungen formulieren und eine klare Empfehlung generieren.

So nutzt Du den Prompt:

1. Kopiere den unten stehenden Text.
2. Öffne ein KI-Tool wie ChatGPT (z. B. auf openai.com).
3. Füge den Text in das Eingabefeld ein und ergänze die offenen Stellen (z. B. Branche, Mitarbeiteranzahl) mit Deinen spezifischen Informationen.
4. Starte die Analyse – und erhalte in wenigen Momenten personalisierte Vorschläge für Deine Lizenzierungsstrategie.

-Anfang Prompt-

Analyse und Empfehlung zur Lizenzierung von Microsoft Dynamics 365 für mein Unternehmen.

Ich möchte Microsoft Dynamics 365 in meinem Unternehmen einführen und suche nach einer passenden Lizenzierungsstrategie. Bitte analysiere meine Anforderungen und erstelle eine klare Empfehlung. Hier sind die Details:

1. Unternehmensprofil:

• Branche: [Deine Branche, z. B. Produktion, Handel, Dienstleistungen]
• Mitarbeiteranzahl: [Anzahl der Mitarbeitenden, die Dynamics 365 nutzen sollen]
• Aktuelle IT-Landschaft: [Welche Systeme sind bereits im Einsatz, z. B. ERP, CRM, Office 365]
  
  

2. Einsatzbereiche von Dynamics 365:

• Abteilungen: [z. B. Vertrieb, Kundenservice, Marketing, Finanzen, HR]
• Ziele: [z. B. Prozessautomatisierung, bessere Datenanalyse, Steigerung der Kundenzufriedenheit]
• Funktionen: [z. B. KI-gestützte Insights, mobile Nutzung, Integration mit bestehenden Systemen]
  
  

3. Budget und Planung:

• Geplanter Budgetrahmen: [monatlich oder jährlich, falls bekannt]
• Langfristige Nutzung: [z. B. Skalierung geplant, stabile Nutzerzahlen]

4. Besondere Anforderungen:

• Compliance: [z. B. DSGVO, branchenspezifische Vorschriften]
• Datenspeicher: [z. B. Cloud, On-Premises, Hybrid]

Bitte präsentiere:

• Die beste Kombination aus Lizenztypen (User, Device, Tenant).
• Eine Kosten-Nutzen-Analyse basierend auf den oben genannten Anforderungen.
• Eine Empfehlung für mögliche Erweiterungen, Add-ons oder zukünftige Anpassungen.
  
  

Ich möchte eine klare und umsetzbare Strategie, die meinen beruflichen Erfolg durch dieses Projekt unterstützt.

-Ende Prompt-

Tipp: Kopiere diesen Prompt und nutze ihn, um entweder selbst eine Analyse durchzuführen oder ihn an einen Experten oder ein KI-Tool zu übermitteln. Je klarer Deine Anforderungen formuliert sind, desto gezielter können die Ergebnisse auf Dein Unternehmen zugeschnitten werden.

Spezielle Begriffe bei der Lizenzierung von Microsoft Dynamics 365

• User License (Benutzerlizenz): Eine Lizenz, die einem bestimmten Nutzer zugeordnet wird. Sie ermöglicht individuellen Zugriff auf Dynamics 365 Anwendungen und Module. Diese Lizenzen sind ideal für sogenannte Full User, die die umfangreichen Funktionen der Software in vollem Umfang nutzen.
  
  
• Device License (Gerätelizenz): Diese Lizenz ist an ein spezifisches Gerät gebunden und ideal, wenn mehrere Personen über dasselbe Gerät arbeiten.
  
  
• Team Member License: Eine kostengünstige Lizenzvariante für Mitarbeitende, die nur grundlegende Funktionen wie Datenanzeige oder einfache Aufgaben benötigen.
  
  
• Attach License: Eine Erweiterungslizenz, die an eine bestehende Basislizenz angebunden wird. Sie bietet einen günstigeren Zugang zu zusätzlichen Modulen, z. B. Marketing oder Sales.
  
  
• Basic License: Ein Einsteigermodell mit begrenztem Funktionsumfang, das sich für kleinere Teams oder spezifische Aufgaben eignet.
  
  
• Tenant: Die isolierte Instanz in der Microsoft-Cloud, die Daten und Anwendungen eines Unternehmens verwaltet. Basis jeder Lizenzstruktur.

Den richtigen Beratungspartner für Microsoft Dynamics 365 finden

Die Wahl eines kompetenten und zuverlässigen Beratungspartners ist ein wesentlicher Schritt, um das volle Potenzial von Microsoft Dynamics 365 auszuschöpfen. Ein guter Partner hilft nicht nur bei der Lizenzwahl, sondern begleitet Dich auch bei der Implementierung, Integration und dem langfristigen Betrieb. Doch wie findest Du den richtigen Partner für Dein Projekt?

Hier sind die wichtigsten Kriterien in einer Übersicht, die Du bei der Auswahl berücksichtigen solltest:

1. Erfahrung und Branchenexpertise

Ein Partner, der bereits Erfahrung in Deiner Branche gesammelt hat, versteht Deine spezifischen Herausforderungen besser.

• Warum es wichtig ist: Branchenkenntnisse ermöglichen maßgeschneiderte Lösungen, die Deine Prozesse optimal unterstützen.
• Woran Du es erkennst: Prüfe Referenzen oder Fallstudien, um sicherzustellen, dass der Partner ähnliche Projekte erfolgreich umgesetzt hat.

2. Zertifizierungen und Partnerschaft mit Microsoft

Ein offizieller Microsoft-Partner verfügt über nachweisbare Expertise und ist stets über die neuesten Entwicklungen bei Dynamics 365 informiert.

• Warum es wichtig ist: Zertifizierungen garantieren, dass der Partner hohe Qualitätsstandards erfüllt und Zugang zu exklusivem Microsoft-Know-how hat.
• Tipp: Achte auf Zertifizierungen wie „Microsoft Solutions Partner“ oder Auszeichnungen wie die Mitgliedschaft im „Microsoft Inner Circle“.
  
  

3. Umfang des Leistungsangebots

Ein umfassendes Leistungsportfolio stellt sicher, dass Du als Kunden alle benötigten Services aus einer Hand erhältst.

• Was Du prüfen solltest:
  • Unterstützt der Partner Dich nur bei der Lizenzierung, oder bietet er auch Implementierung, Schulungen und Support an?
  • Gibt es flexible Angebote, z. B. für langfristigen Support oder Projektbegleitung?
    
    

4. Transparenz und Kommunikation

Ein guter Partner legt Wert auf klare Kommunikation und transparente Prozesse.

• Warum es wichtig ist: Eine offene und ehrliche Zusammenarbeit minimiert Risiken und sorgt für einen reibungslosen Ablauf.
• Hinweis: Achte darauf, wie schnell und präzise der Partner auf Deine Fragen reagiert – das ist oft ein gutes Indiz für die zukünftige Zusammenarbeit.
  
  

5. Größe und Skalierbarkeit

Je nach Größe Deines Projekts kann die Größe des Partners eine Rolle spielen.

• Warum es wichtig ist: Ein kleiner Partner bietet oft eine persönlichere Betreuung, während größere Partner mehr Ressourcen für komplexe Projekte haben.
• Tipp: Wähle einen Partner, der Deinem Projektumfang gerecht wird, aber auch flexibel auf zukünftige Anforderungen reagieren kann.

6. Kundenservice und langfristige Unterstützung

Die Einführung von Microsoft Dynamics 365 ist nur der erste Schritt – ein guter Partner sorgt dafür, dass Dein System langfristig weiterentwickelt wird und Du dessen volles Potenzial ausschöpfst.

• Was ein guter Partner bietet:
  
  • Regelmäßige Updates und Optimierungen.
  • Schnellen und zuverlässigen Support bei Problemen.
• Hinweis: Viele Partner bieten Serviceverträge an, die genau auf Deine Bedürfnisse zugeschnitten sind.
  
  

7. Kosten und unverbindliche Erstgespräche

Natürlich spielt auch das Budget bei der Partnerwahl eine wichtige Rolle, doch Qualität sollte hier im Vordergrund stehen.

• Warum es wichtig ist: Der günstigste Partner ist nicht immer der beste – konzentriere Dich auf das Preis-Leistungs-Verhältnis.
• Tipp: Nutze unverbindliche Erstgespräche, um die Arbeitsweise des Partners kennenzulernen und sicherzustellen, dass die Chemie stimmt.
  
  

Die Microsoft Dynamics 365 Preisübersicht bietet Dir eine erste Orientierung zu den Lizenzmodellen. Ein geeigneter Beratungspartner ist mehr als nur ein Dienstleister – er ist ein strategischer Begleiter, der Dich und Dein Unternehmen auf dem Weg zum Erfolg unterstützt. Nimm Dir die Zeit, die verschiedenen Optionen zu prüfen, und stelle sicher, dass der Partner Deine Ziele versteht und teilt.

Fazit: Klare Entscheidungen statt versteckter Preise

Deine Lizenzierung – Dein Erfolg. Die Wahl der passenden Lizenz für Microsoft Dynamics 365 ist eine wichtige Grundlage, um Dein Unternehmen effizienter und zukunftssicherer aufzustellen. Mit einer durchdachten Strategie vermeidest Du unnötige Kosten und stellst sicher, dass die Software optimal in Deinen Prozessen wirkt.

Unsere Checklisten und Tools geben Dir bereits eine gute Orientierung. Wenn Du dabei Unterstützung möchtest oder Fragen zur Lizenzierung hast, stehen wir Dir gerne zur Seite. Gemeinsam entwickeln wir eine Lösung, die perfekt auf Deine Ziele und Anforderungen abgestimmt ist.

Lass uns unverbindlich darüber sprechen, wie wir Dich auf diesem Weg unterstützen können.