Es gibt so viele Beispiele in meiner beruflichen Laufbahn, und ich wette, vielen anderen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern geht es genauso. Diese Momente, wo Du einfach nur mit dem Kopf auf die Schreibtischplatte hauen willst – „klonk“. Immer und immer wieder, um dann liegenzubleiben und die Welt einfach Welt sein zu lassen. Der Teufel sitzt oft im Detail, und selbst gestresste Vorgesetzte sehen nicht, wo das eigentliche Problem liegt. Keine Rettung in Sicht, oder? Hier ein Versuch...
(Bildquelle: Canva)
Beispiel 1
Last-Minute-Anfragen vom Chef? KI im CRM macht den Unterschied
Herausforderung: Datenchaos und spontane Reports in letzter Minute
Mein Favorit: Diese Momente, wo mein Chef kurz vor Feierabend an mir vorbeigeht und honigsüß sagt: „Frau Heidemann, haben Sie noch kurz Zeit? Ich habe da noch eine kleine Spezialaufgabe für Sie.“ Wie bei einem Pawlowschen Hund zuckte ich da immer zusammen. Wenn mich meine Mutter früher mit meinem kompletten Namen rief, war der Effekt ähnlich – das bedeutete NIE etwas Gutes.
Im Job war es dann meistens „nur eine kleine“ Zusammenstellung, die der Herr da wünschte – eine Übersicht der bereits gelaufenen Abschlüsse, Aufträge in der Pipeline, Kosten, Forderungen etc. pp, da (oh, wie überraschend) am nächsten Tag ein wichtiges Meeting vor dem Vorstand angesagt war oder Ähnliches. Herzlichen Glückwunsch, ein Hauptgewinn für mich! Woher bitte jetzt mal eben die ganzen Zahlen bekommen so kurz vor Feierabend? Na, noch Fragen, Kienzle?
Klonk, klonk, klonk!
Lösung: Schnelle und präzise Berichte dank KI-gestützter Analysen
Mit einem modernen, KI-gestützten CRM-System wäre dieses Problem passé. Anstatt abends lange Excel-Tabellen zu durchforsten, könnte das System automatisch Berichte über Verkaufszahlen, Abschlüsse und aktuelle Pipeline-Daten generieren – in Sekundenschnelle. So sparst Du Zeit und Nerven.
Beispiel 2
Der Forecast, der keiner ist: Warum KI bei der Vertriebsprognose hilft
Herausforderung: Unrealistische oder lückenhafte Umsatzprognosen
„Wie sieht’s aus mit dem Forecast fürs nächste Quartal?“ – diese Frage jagt so mancher Vertriebsleitung den Angstschweiß auf die Stirn. Die Antwort: „Kommt drauf an…“. Kommt drauf an, ob alle Kolleginnen und Kollegen ihre Aktivitäten im System pflegen. Kommt drauf an, wie optimistisch oder vorsichtig sie ihre Chancen einschätzen. Und kommt drauf an, ob Du die Zeit findest, die ganzen Excel-Sheets zu konsolidieren.
Was Du aber eigentlich brauchst, ist eine fundierte und realistische Prognose. Eine, die Dir zeigt, wo es eng wird, wo Du nachfassen musst, und wie sich Marktveränderungen auswirken könnten.
Klonk, klonk, klonk, klonk.
Lösung: KI-gestützte Prognosen auf Basis echter Daten
Ein KI-basiertes CRM analysiert automatisch aktuelle Verkaufschancen, historische Daten, Saisonverläufe und branchenspezifische Trends. Es zeigt Dir frühzeitig, wenn Ziele gefährdet sind, und macht sogar Vorschläge, wie Du gegensteuern kannst. Keine Bauchentscheidungen mehr, sondern datenbasierte Forecasts, auf die Du Dich verlassen kannst.
Beispiel 3
Messechaos: Warum strukturierte Nachverfolgung von Kontakten Gold wert ist
Herausforderung: Leads von der Messe effizient weiterverarbeiten
Die Messe war ein voller Erfolg: Tolle Gespräche, dicke Visitenkartenstapel, ganz viele „Wir melden uns“ – Du kennst das. Zurück im Büro heißt es dann: „Was machen wir jetzt mit den ganzen Kontakten?“ Einige wurden bereits ins CRM eingetragen – von Kollegin A. Andere sind noch in der Excel-Liste von Kollege B. Und drei Zettel mit Notizen kleben an meinem Monitor, die mir ein Azubi in die Hand gedrückt hat. Natürlich ohne Namen. Oder Zusammenhang.
Dazu kommt: „Frau Heidemann, können Sie mir mal eben sagen, mit wem ich auf der Messe über Produkt X gesprochen habe?“ – Ja klar, ich bin ja auch Hellseherin. Spoiler: bin ich nicht.
Klonk.
Lösung: Lead-Scoring und automatisierte Follow-ups durch CRM & KI
Mit einem intelligenten CRM-System lassen sich Leads direkt auf der Messe digital erfassen – z. B. per App und QR-Code. Das System ordnet sie automatisch zu, bewertet sie mit einem Lead-Scoring-Modell und plant im Hintergrund gleich die passenden Follow-up-Mails. Auch Messeberichte, Gesprächsnotizen und Interessen sind verknüpft. So kann der Vertrieb direkt nachfassen – und Du brauchst keine Wahrsagerkugel.
Beispiel 4
Verpasste Chancen: Wenn Cross-Selling nur ein Wunschtraum ist
Herausforderung: Fehlender Überblick über Kundenpotenziale
Die Kundin hat gerade ein neues System gekauft. Super! Alle freuen sich. Und keiner merkt, dass sie perfekt zur neuen Service-Flatrate passen würde – oder dass ihr Schwesterunternehmen ebenfalls Bedarf hätte. Warum? Weil diese Info niemand erfasst, analysiert oder weiterverwertet hat. Dabei war das Gespräch da, der Bedarf auch – aber irgendwie ging’s im Alltagstrubel unter.
Klonk.
Lösung: Cross-Selling-Potenziale erkennen durch KI-gestützte Datenanalyse
Ein intelligentes CRM erkennt Muster, verknüpft Kundendaten mit aktuellen Vertriebsaktionen und schlägt Dir automatisch passende Zusatzangebote vor. Auch verbundene Unternehmen werden sichtbar – so entgeht Dir keine Gelegenheit. Und Du kannst mit einem Klick die nächste Cross-Selling-Chance nutzen.
Beispiel 5
Weihnachtsgrüße im Chaos: Warum ein CRM Ordnung bringt
Herausforderung: Kunden und Lieferanten zur Weihnachtszeit richtig ansprechen
Ein echter Klassiker: Es ist Ende November, und die Frage nach den alljährlichen Weihnachtsgrüßen und -aufmerksamkeiten steht im Raum. Welcher Kunde oder Lieferant soll bedacht werden? Wer hat im letzten Jahr was bekommen, und welche Kunden, oder Lieferanten sind dazugekommen oder weggefallen? Hatten wir da nicht eine Liste? Wer hat die geführt, und wo ist sie abgespeichert? Ups, da sind ja zwei Listen. Welche ist aktuell? Ach ja, im Jahr davor gibt es keine, und Anregungen für neue Ansprechpartner kommen von den Kollegen – unvollständig und in verschiedenen Formaten.
„Katrin, mach das mal schnell schick und bloß keinen vergessen…“
Klonk!
Lösung: Wie KI-basiertes CRM automatisch Ordnung schafft
Jetzt stell Dir vor, Dein CRM könnte automatisch eine Liste von Kunden erstellen, die im letzten Jahr Weihnachtsgrüße erhalten haben, und gleich neue potenzielle Empfänger vorschlagen. Keine doppelten Listen mehr, keine manuelle Suche. Mit KI hätte man da endlich Ruhe.
Beispiel 6
Der ewige Anrufer: Wie CRM und KI die Nerven schonen
Herausforderung: Unstrukturierte Kundenanfragen und fehlende Informationen
In regelmäßigen Abständen ruft Herr Müller-Lüdenscheidt an. Ein sehr konsequenter Mensch, da er wirklich nie weiß, wie seine Kundennummer lautet oder was er vorher bestellt hat. Auch die Hoffnung, dass er sich irgendwann mal seinen Ansprechpartner merkt, hat jeder am Empfang bereits aufgegeben. Murphys Gesetz also, dass Herr Müller-Lüdenscheidt irgendwie dann immer an meiner Strippe hängt. Meistens ist er dann schon etwas sauer, und so verspreche ich ihm mit Engelszungen, dass der richtige und (leider auch) einzige Ansprechpartner ihn zurückrufen wird. Jegliche Bemühung, irgendwas für den Kunden direkt zu tun, ist für mich hoffnungslos, da ich keinen Zugriff auf die Dateien meines Kollegen habe. Sein Spitzname ist nicht umsonst „Äxel“.
Also, Zettelchen schreiben und darauf hoffen, dass der richtige Ansprechpartner Herrn Müller-Lüdenscheidt zeitig zurückruft. Tut er natürlich nicht, und so habe ich Herrn Müller-Lüdenscheidt wieder am Telefon. Meinen Namen hat er sich diesmal leider gemerkt. Ich verdrehe innerlich die Augen und denke, the Queen is not amused – verstehen kann ich ihn dann aber irgendwie doch. Nur, wie soll ich mein Dilemma ändern?
Klonk, klonk!
Lösung: Automatisierte Zuordnung und Antwort durch KI
Mit einem KI-basierten CRM-System können solche Situationen vermieden werden. Statt auf Zettelchen zu hoffen, kann das System automatisch erkennen, wer der ideale Ansprechpartner für Herrn Müller-Lüdenscheidt ist, und diesen direkt informieren – oder sogar automatisiert eine Antwort erstellen. So bleiben die Nerven geschont, und der Kunde fühlt sich besser betreut.
Beispiel 7
Angebote per Copy & Paste: Wenn das Chaos Standard ist
Herausforderung: Manuelle Angebotserstellung, fehleranfällig und zeitraubend
„Kannst Du mir mal eben ein Angebot für den Kunden machen? Du kannst einfach das vom letzten Mal nehmen und die Preise anpassen.“ Aha. Natürlich weiß niemand mehr genau, welches das „letzte Mal“ war, ob da Sonderkonditionen drinstanden und ob die neuen Preise überhaupt freigegeben sind. Irgendwo finde ich das Word-Dokument, kopiere wild Inhalte zusammen und hoffe, dass keine alten Kundenbezüge oder falschen Zahlen mehr drin sind.
Das Beste: Fünf Minuten nach Versand meldet sich der Kunde. Es fehlen wichtige Infos. Und mein Kollege hat parallel auch ein Angebot geschickt – zu einem anderen Preis.
Klonk!
Lösung: Intelligente Angebotsvorlagen und Echtzeit-Validierung im CRM
Ein CRM mit KI-Unterstützung kann aus der Historie automatisch das passende Angebotsformat vorschlagen, relevante Produkte und Services einfügen und auf aktuelle Preise prüfen. Freigabeprozesse laufen im Hintergrund mit – inklusive Erinnerungsfunktion. So bist Du schneller, präziser und peinliche Copy-Paste-Pannen gehören der Vergangenheit an.
Beispiel 8
Gebietsmanagement à la Glücksrad
Herausforderung: Unklare Zuständigkeiten und ineffiziente Routenplanung
Der Vertrieb ist draußen unterwegs – aber wohin eigentlich genau? Und warum besucht Herr Meier den Kunden in Hamburg, obwohl Frau Schulze doch eigentlich Norddeutschland betreut? Gleichzeitig beschwert sich ein Key Account, dass seit Monaten niemand vorbeigeschaut hat. Die Außendienstler fahren quer durchs Land, weil niemand genau weiß, wer wo zuständig ist. Strategie? Fehlanzeige.
Klonk, klonk.
Lösung: Geointelligenz und KI für smartes Gebietsmanagement
Ein CRM mit integrierter Karten- und Planungsfunktion zeigt Dir, wie Dein Team effizient unterwegs sein kann. Zuständigkeiten sind klar geregelt, Besuche werden automatisch vorgeschlagen, und KI optimiert sogar die Route – mit Blick auf Priorität, Potenzial und geografische Nähe. So wird aus dem Glücksrad ein Präzisionswerkzeug.
Beispiel 9
Coaching im Blindflug: Wenn Bauchgefühl die einzige Methode ist
Herausforderung: Fehlende Transparenz im Vertriebsprozess und Coaching nach Bauchgefühl
Verkäuferin A performt super – aber keiner weiß genau, warum. Verkäufer B bleibt deutlich unter den Erwartungen – aber was genau läuft schief? Im Gespräch heißt es dann: „Er ist halt noch nicht so weit…“ oder „Sie macht einfach ihr Ding“. Und das Coaching? Eher ein Kaffeekränzchen als gezielte Weiterentwicklung.
Klonk.
Lösung: Performance-Analyse und gezieltes Coaching mit CRM & KI
Ein KI-gestütztes CRM wertet Verkaufsprozesse aus, erkennt Stärken und Schwächen im Vorgehen und gibt gezielte Empfehlungen fürs Coaching. So wird individuelles Feedback möglich – datenbasiert, konkret und fair. Und statt nach Bauchgefühl zu entscheiden, förderst Du Dein Team genau da, wo es am meisten bringt.
Mein Fazit:
Liebe Chefinnen undChefs, ich weiß, dass die Einführung eines neuen Systems Zeit, Nerven und Geld kostet. Aber sehen wir es mal so: Ist das Benötigen eines Kundenmanagement-Systems (kurz CRM) vielleicht nicht auch der großartige Beweis für den Erfolg Eures Unternehmens? Immerhin ist es so gewachsen, dass Verkaufsprozesse und Kunden gemanagt werden müssen. Das ist doch toll!
Doch ein CRM-System alleine reicht heute nicht mehr aus. Die Zukunft liegt in KI-gestützten Lösungen, die das CRM noch leistungsfähiger machen. Hier sind meine Top 3 Gründe, warum Ihr von einem KI-basierten CRM profitiert (und damit auch Eure Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter):
Ihr minimiert die verwaltungstechnischen Hürden.
Ein CRM kann Euch entlasten, indem es wiederholende Arbeiten vereinfacht oder Tätigkeiten automatisiert, die zeitaufwändig und wenig profitabel sind. Dank KI werden Produkt- und Preisdetails, spezielle Absprachen mit Kundinnen und Kunden automatisch gespeichert, fällige Aktivitäten rechtzeitig erinnert und Mitarbeitende Schritt für Schritt durch den Verkaufsprozess geführt – von der Bestellung über die Auslieferung bis hin zur Abrechnung. Alle Daten sind zu jeder Zeit aktuell. Hört sich doch gut an, oder?
Sicher? Sicher! Und Deine Mitarbeitenden können mobiler und flexibler arbeiten.
Alle Kontakte, Verkaufschancen, Aktivitäten und Termine sind mit einer KI-gestützten Kundenmanagement-Software sicher und zentral an einem Ort abgelegt. Zeitgleich ermöglicht sie es aber allen Mitarbeitenden, von überall her Zugriff zu haben. Die Datenbank und alle fallbezogenen Aktivitäten können jederzeit und auf allen Geräten abgerufen werden. In Zeiten von Handys und Tablets ein großes Plus für die Mobilität und Flexibilität Eures Teams
KI-gestütztes Reporting leicht gemacht.
Wöchentliche oder monatliche Berichte über die Aktivitäten im Unternehmen sind nicht nur unerlässlich, sondern auch dringend notwendig. Die kritische Analyse vergangener Prozesse kann Abläufe im Vertrieb optimieren und somit für die Zukunft erfolgreicher gestalten. Ein KI-basiertes CRM hilft dabei, diese Berichte automatisiert und übersichtlich vorzubereiten und zu erstellen. So bleibt Ihr am Ball.
Also, Butter bei die Fische:
Ein modernes, KI-gestütztes CRM-System spart nicht nur Zeit und Nerven, sondern optimiert die Prozesse, sorgt für mehr Effizienz und macht Mitarbeitende, Kundinnen und zufriedener. Sieht für mich nach einer klassischen Win-Win-Win-Situation aus.
Und wer weiß, vielleicht bleibt uns allen so der ein oder andere „Klonk“-Moment erspart.
Effizientes Event- und Kundenmanagement mit Microsoft Dynamics 365
CRM: Überwinde die zehn häufigsten Hürden der erfolgreichen Einführung
