Wie Du mit einem CRM-System und KI Chaos in Struktur verwandelst

Es gibt so viele Beispiele in meiner beruflichen Laufbahn, und ich wette, vielen anderen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern geht es genauso. Diese Momente, wo Du einfach nur mit dem Kopf auf die Schreibtischplatte hauen willst – „klonk“. Immer und immer wieder, um dann liegenzubleiben und die Welt einfach Welt sein zu lassen. Der Teufel sitzt oft im Detail, und selbst gestresste Vorgesetzte sehen nicht, wo das eigentliche Problem liegt. Keine Rettung in Sicht, oder? Hier ein Versuch...

(Bildquelle: Canva)

Beispiel 1: Weihnachtsgrüße im Chaos: Warum ein CRM Ordnung bringt

Herausforderung: Kunden und Lieferanten zur Weihnachtszeit richtig ansprechen

Ein echter Klassiker: Es ist Ende November, und die Frage nach den alljährlichen Weihnachtsgrüßen und -aufmerksamkeiten steht im Raum. Welcher Kunde oder Lieferant soll bedacht werden? Wer hat im letzten Jahr was bekommen, und welche Kunden, oder Lieferanten sind dazugekommen oder weggefallen? Hatten wir da nicht eine Liste? Wer hat die geführt, und wo ist sie abgespeichert? Ups, da sind ja zwei Listen. Welche ist aktuell? Ach ja, im Jahr davor gibt es keine, und Anregungen für neue Ansprechpartner kommen von den Kollegen – unvollständig und in verschiedenen Formaten.

„Katrin, mach das mal schnell schick und bloß keinen vergessen…“

Klonk!

Lösung: Wie KI-basiertes CRM automatisch Ordnung schafft

Jetzt stell Dir vor, Dein CRM könnte automatisch eine Liste von Kunden erstellen, die im letzten Jahr Weihnachtsgrüße erhalten haben, und gleich neue potenzielle Empfänger vorschlagen. Keine doppelten Listen mehr, keine manuelle Suche. Mit KI hätte man da endlich Ruhe.

Beispiel 2: Der ewige Anrufer: Wie CRM und KI die Nerven schonen

Herausforderung: Unstrukturierte Kundenanfragen und fehlende Informationen

In regelmäßigen Abständen ruft Herr Müller-Lüdenscheidt an. Ein sehr konsequenter Mensch, da er wirklich nie weiß, wie seine Kundennummer lautet oder was er vorher bestellt hat. Auch die Hoffnung, dass er sich irgendwann mal seinen Ansprechpartner merkt, hat jeder am Empfang bereits aufgegeben. Murphys Gesetz also, dass Herr Müller-Lüdenscheidt irgendwie dann immer an meiner Strippe hängt. Meistens ist er dann schon etwas sauer, und so verspreche ich ihm mit Engelszungen, dass der richtige und (leider auch) einzige Ansprechpartner ihn zurückrufen wird. Jegliche Bemühung, irgendwas für den Kunden direkt zu tun, ist für mich hoffnungslos, da ich keinen Zugriff auf die Dateien meines Kollegen habe. Sein Spitzname ist nicht umsonst „Äxel“.

Also, Zettelchen schreiben und darauf hoffen, dass der richtige Ansprechpartner Herrn Müller-Lüdenscheidt zeitig zurückruft. Tut er natürlich nicht, und so habe ich Herrn Müller-Lüdenscheidt wieder am Telefon. Meinen Namen hat er sich diesmal leider gemerkt. Ich verdrehe innerlich die Augen und denke, the Queen is not amused – verstehen kann ich ihn dann aber irgendwie doch. Nur, wie soll ich mein Dilemma ändern?

Klonk, klonk!

Lösung: Automatisierte Zuordnung und Antwort durch KI

Mit einem KI-basierten CRM-System können solche Situationen vermieden werden. Statt auf Zettelchen zu hoffen, kann das System automatisch erkennen, wer der ideale Ansprechpartner für Herrn Müller-Lüdenscheidt ist, und diesen direkt informieren – oder sogar automatisiert eine Antwort erstellen. So bleiben die Nerven geschont, und der Kunde fühlt sich besser betreut.

Beispiel 3: Last-Minute-Anfragen vom Chef? KI im CRM macht den Unterschied

Herausforderung: Datenchaos und spontane Reports in letzter Minute

Mein Favorit: Diese Momente, wo mein Chef kurz vor Feierabend an mir vorbeigeht und honigsüß sagt: „Frau Heidemann, haben Sie noch kurz Zeit? Ich habe da noch eine kleine Spezialaufgabe für Sie.“ Wie bei einem Pawlowschen Hund zuckte ich da immer zusammen. Wenn mich meine Mutter früher mit meinem kompletten Namen rief, war der Effekt ähnlich – das bedeutete NIE etwas Gutes.

Im Job war es dann meistens „nur eine kleine“ Zusammenstellung, die der Herr da wünschte – eine Übersicht der bereits gelaufenen Abschlüsse, Aufträge in der Pipeline, Kosten, Forderungen etc. pp, da (oh, wie überraschend) am nächsten Tag ein wichtiges Meeting vor dem Vorstand angesagt war oder Ähnliches. Herzlichen Glückwunsch, ein Hauptgewinn für mich! Woher bitte jetzt mal eben die ganzen Zahlen bekommen so kurz vor Feierabend? Na, noch Fragen, Kienzle?

Klonk, klonk, klonk!

Lösung: Schnelle und präzise Berichte dank KI-gestützter Analysen

Mit einem modernen, KI-gestützten CRM-System wäre dieses Problem passé. Anstatt abends lange Excel-Tabellen zu durchforsten, könnte das System automatisch Berichte über Verkaufszahlen, Abschlüsse und aktuelle Pipeline-Daten generieren – in Sekundenschnelle. So sparst Du Zeit und Nerven.

Mein Fazit:

Liebe Chefinnen undChefs, ich weiß, dass die Einführung eines neuen Systems Zeit, Nerven und Geld kostet. Aber sehen wir es mal so: Ist das Benötigen eines Kundenmanagement-Systems (kurz CRM) vielleicht nicht auch der großartige Beweis für den Erfolg Eures Unternehmens? Immerhin ist es so gewachsen, dass Verkaufsprozesse und Kunden gemanagt werden müssen. Das ist doch toll!

Doch ein CRM-System alleine reicht heute nicht mehr aus. Die Zukunft liegt in KI-gestützten Lösungen, die das CRM noch leistungsfähiger machen. Hier sind meine Top 3 Gründe, warum Ihr von einem KI-basierten CRM profitiert (und damit auch Eure Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter):

Ihr minimiert die verwaltungstechnischen Hürden.

Ein CRM kann Euch entlasten, indem es wiederholende Arbeiten vereinfacht oder Tätigkeiten automatisiert, die zeitaufwändig und wenig profitabel sind. Dank KI werden Produkt- und Preisdetails, spezielle Absprachen mit Kundinnen und Kunden automatisch gespeichert, fällige Aktivitäten rechtzeitig erinnert und Mitarbeitende Schritt für Schritt durch den Verkaufsprozess geführt – von der Bestellung über die Auslieferung bis hin zur Abrechnung. Alle Daten sind zu jeder Zeit aktuell. Hört sich doch gut an, oder?

Sicher? Sicher! Und Deine Mitarbeitenden können mobiler und flexibler arbeiten.

Alle Kontakte, Verkaufschancen, Aktivitäten und Termine sind mit einer KI-gestützten Kundenmanagement-Software sicher und zentral an einem Ort abgelegt. Zeitgleich ermöglicht sie es aber allen Mitarbeitenden, von überall her Zugriff zu haben. Die Datenbank und alle fallbezogenen Aktivitäten können jederzeit und auf allen Geräten abgerufen werden. In Zeiten von Handys und Tablets ein großes Plus für die Mobilität und Flexibilität Eures Teams

KI-gestütztes Reporting leicht gemacht.

Wöchentliche oder monatliche Berichte über die Aktivitäten im Unternehmen sind nicht nur unerlässlich, sondern auch dringend notwendig. Die kritische Analyse vergangener Prozesse kann Abläufe im Vertrieb optimieren und somit für die Zukunft erfolgreicher gestalten. Ein KI-basiertes CRM hilft dabei, diese Berichte automatisiert und übersichtlich vorzubereiten und zu erstellen. So bleibt Ihr am Ball.

Also, Butter bei die Fische:

Ein modernes, KI-gestütztes CRM-System spart nicht nur Zeit und Nerven, sondern optimiert die Prozesse, sorgt für mehr Effizienz und macht Mitarbeitende, Kundinnen und zufriedener. Sieht für mich nach einer klassischen Win-Win-Win-Situation aus.

Und wer weiß, vielleicht bleibt uns allen so der ein oder andere „Klonk“-Moment erspart.