Home-Office: So schaffst Du ein effektives Arbeitsumfeld

Die wichtigste Grundvoraussetzung für das Gelingen des Arbeitsmodells Home-Office bildet das Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer und auch die wechselseitige Zuverlässigkeit ist enorm wichtig. Dieses Arbeitsmodell ist daher geradezu prädestiniert für Unternehmen, die eine echte Vertrauenskultur leben und ihren Mitarbeitern so gerne die Chance geben, sich mit viel Eigenverantwortung und Engagement ein individuelles Home-Office-Konzept zu schaffen. Wie das gelingen kann, liest Du in diesem Blogartikel.

(Bildquelle: Canva)

Der Rahmen für das Home-Office muss zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter klar abgesteckt und dann auch erfüllt werden. Der Mitarbeiter erledigt eigenverantwortlich, zuverlässig und diszipliniert seine Arbeit und der Arbeitgeber lässt diesem die zugestandenen Freiheiten. Es ist also ein klassisches Geben und Nehmen, dass einfach funktionieren muss, um eine tragfähige Basis für die Vorteile zu bilden und um aufkommende Herausforderungen gut zu bewältigen. Eine solche Vertrauens-Basis spiegelt sich auch in der Unternehmenskultur. Bei Interesse empfehle ich Dir diesen weiterführenden Blog-Artikel: Das Unternehmensleitbild: Das Kraftpaket aus gemeinsamen Werten für eine produktive Zusammenarbeit.

Die Ausstattung mit moderner Hardware durch den Arbeitgeber, die genau auf den Job abgestimmt ist, ist natürlich eine absolute Grundvoraussetzung.

Welche Vorteile das Home-Office Dir bieten kann

Der größte Vorteil, den das Home-Office zu bieten hat, ist aus meiner Sicht das ortsunabhängige Arbeiten in aller Ruhe in Verbindung mit einer gewissen Freiheit und Selbstbestimmung für die Gestaltung der eigenen Arbeit und mit Raum für Flexibilität und die Schaffung einer guten individuellen Work-Life-Balance. Schafft man es als Mitarbeiter, diese Vorteile gut zu nutzen, wird sich das in guten Arbeitsergebnissen, Motivation und Produktivität zeigen.

Lies für eine Vertiefung zu diesen Punkten gerne diesen Blogartikel meiner Kollegin Lena: Homeoffice: Warum Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Vorteile nutzen sollten.

Das Selbstverständnis junger Nachwuchskräfte sowie auch gesettelter Mitarbeiter ist in dieser Richtung heute viel ausgeprägter und der Faktor Home-Office steht auf der Prioritätenliste vieler Menschen ganz weit oben. Wir leben ja nun einmal in Zeiten der Digitalisierung und diese wurde durch die Corona-Pandemie seit 2020 noch einmal kräftig beschleunigt. Somit bieten heute deutlich mehr Unternehmen Home-Office an als vor der Pandemie und haben die entsprechenden digitalen Strukturen geschaffen. Und dies sogar in Berufsfeldern, in denen dies bis dahin eher unüblich war. Es ist daher für Unternehmen wichtig, diese Entwicklung aufzugreifen, um qualifizierte Fachkräfte zu gewinnen und – ganz wichtig – auch zu binden.

Wichtige Punkte für ein funktionierendes Home-Office-Konzept

Um die Vorteile des Home-Office auch wirklich in gute Arbeitsergebnisse, Motivation und Produktivität überführen zu können, sprich: um im Rahmen von Unabhängigkeit und Selbstbestimmung erfolgreich zu arbeiten, ist es wichtig, sich ein passendes Arbeitsumfeld zu schaffen. Passend heißt: Es müssen einige wichtige grundsätzliche Punkte bedacht werden, die für jeden relevant sind. Dann gilt es, diese in ein individuelles Konzept einzubauen, da ja nun einmal jeder ein wenig anders tickt (wie gut 😉).

Zu den grundsätzlichen Punkten gehört z.B. das Festlegen der Arbeitszeiten und einer generellen wiederkehrenden Struktur wie Teammeetings für Absprachen als Ankerpunkte im Arbeitsalltag oder gemeinsame digitale Mittagspausen für das Wir-Gefühl.

Beim Thema Arbeitszeiten und Home-Office ist die Verbindung von Team-Anforderungen und individuellen Bedürfnissen wichtig: Die einen arbeiten vorwiegend alleine, die anderen im Team. Die einen mit Kunden, die anderen im Back-Office. Also müssen die einen stärker als die anderen feste Termine mit dem Team oder Kunden einplanen. Doch was alle berücksichtigen sollten: Wichtig ist ein zeitlicher Rahmen, der nur für die Arbeit da ist und private Aktivitäten ausschließt.

Ob das jeden Tag gleich aussieht, ob die Arbeitszeit 9 to 5 ist oder dann doch eher 5 to 9, ein durchgehender Block oder mehrere kleine Blöcke, in welchem Turnus oben genannte Meetings festgelegt werden, muss jeder im Rahmen seines Kontextes und seiner Aufgaben individuell festlegen und abstimmen. Dann ist Selbstdisziplin gefragt, um diesen Plan trotz aller Freiheiten einzuhalten.

Auch ein Arbeitsplatz, der alles bereithält, was für die eigene Arbeit benötigt wird, ist ein grundsätzlicher Punkt. Wie genau dieser beschaffen ist, ist dann wieder Sache der individuellen Einplanung ins Gesamtkonzept: Wer jeden Tag in einem anderen Zimmer sitzen muss, um gut arbeiten zu können, sollte das tun. Wer einen festen Arbeitsplatz mit bestimmten Arbeitsmitteln benötigt, um sich seiner Arbeit gut zu widmen, sollte sich diesen genauso einrichten. Dazu gehört, dass der Arbeitgeber moderne und geeignete Hard- und Software bereitstellt, die den Anforderungen des Jobs entsprechen. Hardware umfasst natürlich die Technik, aber auch ein guter Schreibtisch inklusive Stuhl sind wichtig. Aus diesem Grund solltest Du hier entsprechend in die Kommunikation gehen, damit Du die Arbeitsmittel gestellt bekommst, die Du für ein produktives und ergonomisches Arbeiten benötigst.

Was ich persönlich noch sehr wichtig finde: Versuche ganz bewusst, Störfaktoren zu identifizieren, die Dich im Homeoffice von Deiner Arbeit ablenken. Hast Du hier einige Punkte gefunden, kannst Du Dein Arbeitsumfeld so einrichten, dass Du Störungen weitestgehend ausschließen kannst. Zwei einfache Beispiele:

Auf Deinem privaten Handy gehen häufig Nachrichten, Mails etc. ein. Widerstehe der Ablenkung nachzuschauen! Schalte das Gerät komplett stumm, drehe das Display nach unten, leg es in einen anderen Raum oder was immer Du brauchst, um diesen Störfaktor in Konzentrationsphasen auszuschalten. Auch das eben mal schnelle Erledigen von privaten Dingen ist auf Dauer ein Störfaktor. So schön, wie das freie Einteilen der Zeit auch ist, wenn Du zu viele Unterbrechungen in Deiner Arbeit hast, ist das auf lange Sicht kontraproduktiv. Denn Du kommst immer wieder raus aus Deinem Flow und musst die Zeit ja irgendwann nacharbeiten. Das kann sich negativ auf Deine Work-Life-Balance auswirken.

Chancen und Herausforderungen für Deine Work-Life-Balance

Die Work-Life-Balance ist natürlich immer ein wichtiger Punkt, auch aus Sicht des Arbeitgebers. Ist diese ausgeglichen und das womöglich noch auf individuelle Art und Weise, ist der Mitarbeiter sicherlich motivierter und auch produktiver, am Ende dauerhaft gesünder (allerdings ist das nicht unbedingt ein Selbstläufer).

Das ist zugleich ein wertvoller Aspekt und eine echte Chance aus Mitarbeitersicht: „Wow, ich erhalte so viel Freiheit, dass ich meinen Job gut machen und Job und Privatleben nach meinen eigenen Vorstellungen ganz individuell so integrieren kann, dass ich eine gute Balance zwischen den beiden Bereichen herstellen kann. Dann fühle ich mich motiviert und produktiv und liefere gute Arbeit, wodurch ich mich wiederum bestärkt fühle. Denn genau das eröffnet mir immer wieder neue Möglichkeiten für mein persönliches Wachstum.”

Es zeigt sich jedoch, dass es gerade im Bereich Work-Life-Balance immer wieder Herausforderungen gibt, wie die oben bereits angesprochene Vermischung bzw. nicht klare Abgrenzung von privater Zeit und beruflicher Zeit. Diese Abgrenzung stellen sich die meisten Menschen einfach vor, die Praxis zeigt aber oft genug, dass es ganz schön schwierig sein kann.

Denn die Verlockung, Termine während der eigentlichen Arbeitszeit tagsüber wahrzunehmen, schnell mal einzukaufen, zu putzen etc. pp., weil man dann ja mit allem fertig ist und nachmittags/abends so schön in Ruhe arbeiten kann, kann sich als Falle herausstellen. Insbesondere dann, wenn Du Kinder hast. Dann möchtest Du vielleicht die Nachmittagszeit mit Deinem Kind so richtig in Ruhe genießen, aber die Wohnung soll auch schon geputzt und der Einkauf erledigt sein. Die Arbeit kann ja dann auf ganz früh morgens, vormittags und abends aufgeteilt werden, wenn der Sprössling in der Kita und im Bett ist. Doch wann hast Du dann Zeit für Dich?

Wenn man merkt, dass man solche Herausforderungen hat, sollte man diese auf jeden Fall angehen. Wenn man sie nicht alleine bewältigen kann, ist es wichtig, sich vertrauensvoll an seine Teamkollegen oder seinen Vorgesetzten zu wenden und durch Offenheit und Vertrauen einen gemeinsamen Weg zu finden. In einer Vertrauenskultur sollte dies kein Problem sein.

Eines noch zum Schluss

Für mich persönlich ist der Faktor, in aller Ruhe arbeiten zu können, ein ganz besonderer Pluspunkt für mein Home-Office, da ich einfach ein Typ bin, der viel Ruhe benötigt und ungerne Ablenkung hat. Das hat bei mir phasenweise dazu geführt, dass ich mich quasi in mein Home-Office-Schneckenhaus zurückgezogen und super in Ruhe gearbeitet habe, ohne das Gefühl zu haben, dass mir etwas fehlt.

Doch wenn ich dann wieder mehr im Team eingebunden und stärker im Austausch mit den Kollegen war, habe ich jedes Mal festgestellt, dass eben doch etwas gefehlt hat: Das Wir-Gefühl, der Team-Zusammenhalt. Denn das sind Dinge, die man tatsächlich leben muss, damit sie über die Distanz nicht irgendwann verloren gehen. Daher lege ich viel Augenmerk darauf, mich auch dann mit meinen Kollegen auszutauschen, wenn die Arbeit es nicht unbedingt erfordert. Austausch geht immer, das heißt, sich zu sehen, sich zu verbinden, ein Wir-Gefühl zu erzeugen. Das geht in Corona-Zeiten ganz gut über Collaboration-Tools, wenn möglich aber auch immer mal wieder in der Live-Version.

Du siehst: Das Home-Office hält viele Chancen für Dich bereit. Es wird aber nicht automatisch zum erfolgreichen Selbstläufer, dafür braucht es Dein aktives Zutun. Die ehrliche Einschätzung Deiner Bedürfnisse für produktives Arbeiten und die eigenverantwortliche Umsetzung in ein passendes Konzept sind die Zutaten fürs Gelingen.