Unter den Prozessen gibt es seit CRM 2013 die Aktionen. Dennoch fristen sie bisher ein recht unbeachtetes Dasein. Also zumindest was mich und meine Einsatzhäufigkeit von diesen Aktionen angeht. Das soll sich nun ändern. Erfahren Sie hier, wie Sie komplexe Workflows gradliniger gestalten können.
Die Anforderung ergab sich aus einer Kundenanforderung. Der Kunde setzt unser Veranstaltungsmanagement-Modul für Dynamics 365 Customer Engagement ein.
Die Herausforderung
Wir haben bei diesem Kunden die Aufgabe, dass für ein Veranstaltungsmanagement je nachdem, wie bestimmte Informationen an einer Veranstaltung, dem Veranstaltungsort oder auch der Teilnahme eines Kontaktes gepflegt sind, die Nachrichten versendet werden.
Die bisherige Lösung sah so aus, dass man für jede Variante eine entsprechende Mail generieren musste, die dann die entsprechenden Felder herangezogen hat:
In diesem speziellen Fall wird also geschaut, ob eine Preisbemerkung hinterlegt ist und wenn dies der Fall ist, dann soll eine Mail mit dieser Bemerkung und sonst eine Mail mit dem „normalen Preis“ für die Veranstaltung gesendet werden.
Bei vier Veranstaltungsarten macht das schon 8 verschiedene Mails.
Nun kam die weitere Anforderung nochmals variable Informationen für eine Hotelreservierung einzutragen. Dies hätte aber die Anzahl der verschiedenen Mails ein weiteres Mal erhöht. Mal abgesehen von der bekannten Problematik, den Workflow umzubauen. Das wäre einer kompletten Neuerstellung gleichgekommen. Hier wollte ich eine andere Lösung finden und die Aktionen kamen mir gerade recht! 😊
Ich habe hier also die Aktion dafür genutzt, um die variablen Anteile der Mail „zu berechnen“. Dafür habe ich vorher bei Aktionen geschaut, was diese mit den Ein- und Ausgabe-Parametern machen können.
Zentrale Funktion ist dabei die „Wert zuweisen“ Funktion geworden:
Damit kann ein Ausgabeparameter gesetzt werden. Per Überprüfungsbedingung habe ich also geschaut, welches Feld gefüllt ist und dann einen Ausgabe-Parameter gesetzt. Die Bedingung ist also an sich gleich der alten Verzweigung in die unterschiedlichen Mails.
Hier auch gleich noch eine kleine Qual. Wenn man alle Bedingungen und Zuweisungen gepflegt hat und dann feststellen muss, dass man einen Parameter falsch benannt hat, also einen Tippfehler gemacht hat. Dann kann man den Parameter erst umbenennen, wenn er in keiner Funktion oder Bedingung mehr verwendet wird. Also immer vorher genau die Parameterpflege prüfen, bevor die Erstellung losgeht! Sonst baut man auch hier alles neu! „Glauben Sie mir! Ich weiß, wovon ich schreibe…! 😉
Die Ausgabeparameter sind dann in dem umschließenden Workflow, in dem ich diese Aktion verwendet habe, verfügbar. Aber eben auch nur direkt dort. Ein Sub-Workflow kann nicht darauf zugreifen.
Das bringt mich zu dem zweiten Einsatz der Aktionen in diesem Zusammenhang. Meine Sub-Workflows für die Mails habe ich in Aktionen übersetzt. Warum? Da ich den Aktionen entsprechende Eingabeparameter übergeben kann. Damit kann ich die in der Platzhalter-Aktion berechneten Werte an die Mail übergeben und ebenfalls notwendige Entitäten mit übergeben.
In diesem Fall wird als Parameter neben der Teilnahme (die Aktion „läuft“ auf dieser Entität, daher ist eine Teilnahme ein Pflichtparameter) eben auch der Kostentext (also der Preis der Veranstaltung oder eben die Bemerkung dazu) erwartet.
Die Aktion versendet dann eine entsprechend entworfene Mail, welche den Parameter als Text im Body ausgibt. Hier brauche ich also nur noch einen E-Mail und nicht mehr zwei mit unterschiedlichen Feldern. 😊
Letztlich sind es natürlich in diesem Fall verschiedene Mails je Veranstaltungsarten, aber das Ergebnis ist im Vergleich zu der ursprünglichen Lösung übersichtlicher und wird auch nicht mehr verschachtelter, selbst wenn neue Anforderungen hinzukommen:
Mein Einstieg in die Aktionen war sehr interessant und hat die Arbeit hier prima vereinfacht. Nun kann es weitergehen. Mal sehen, was sich mit Aktionen noch so alles anstellen lässt.
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