Wie Du Deine Akquise durch ein CRM-System systematisierst

Während der aktiven Kaltakquise werden am Tag unzählige Interessenten angerufen. Bei der Vorstellung, dass in einem Unternehmen drei Mitarbeiter jeweils täglich ca. 50 Interessenten kontaktieren wird das Kernproblem schnell deutlich: Ohne eine Systematisierung und Verwaltung der Akquise-Aktivitäten geht die Übersichtlichkeit schnell verloren. Die Folgen: Verkaufschancen werden übersehen, Interessenten die erneut angerufen werden sollen werden nicht angerufen, doppelter Arbeitsaufwand und hohe Informationsverluste sowie vieles mehr.

Die Lösung ist eine Strukturierung und Systematisierung der Akquisitions- und Vertriebsprozesse im Unternehmen. Doch wie geht das?

(Bildquelle: Canva)

Akquise-Prozesse lassen sich auf unterschiedlichste Weise systematisieren: Anfänglich reicht vielleicht die altbekannte Excel-Liste, doch diese kann schnell durch zu viele Kontakte und daran arbeitenden Vertriebsmitarbeitern unübersichtlich werden, das Übertragen von Daten nimmt viel Zeit in Anspruch und Fehler können dabei entstehen. Also, muss eine andere Lösung her.

Mithilfe von CRM-Systemen kannst Du in Deinem Unternehmen von Anfang an Struktur in Deine Kundenakquise und die Kundenbetreuung bringen. Alle Daten sind an einem zentralen Ort gespeichert, zugriffsberechtigte Mitarbeiter können die Daten einsehen und eine optimale Betreuung im Akquisitionsprozess leisten.

Systematisierung und Strukturierung Deines Akquise- und Vertriebs-Prozess mittels CRM:

Damit Du eine Software findest, die eine optimale Unterstützung in der Kundenakquise bietet, empfehlen wir darauf zu achten, dass diese Möglichkeiten gegeben sind:

• Kontaktmanagement

In einem CRM werden alle Informationen, wie beispielsweise E-Mails, Dokumente, Angebote, Aufträge oder Telefonnotizen, über einen Lead / Kunden erfasst. So wird gewährleistet, dass aktuelle Informationen hinterlegt, Informationsverluste eliminiert und eine lückenlose Betreuung der Kontakte zur Kundengewinnung und -betreuung gewährleistet wird. Durch das direkte Versenden von E-Mails aus dem CRM an die Kunden wird gewährleitest, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen.

Wenn Du zum Beispiel Outlook nutzt, ist eine Integration von Outlook mit dem CRM möglich, so dass auch in Outlook geschriebene Emails ganz einfach in die Software übertragen werden können.

• Dokumentation der Akquise-Aktivtäten

Wenn Interessenten und Kunden nicht zu erreichen sind oder zu einem anderen Zeitpunkt kontaktiert werden möchten, dann lassen sich in einem CRM Erinnerungen durch beispielsweise Wiedervorlagen anlegen. So sind alle dafür zuständigen Teammitglieder des Unternehmens über den Status des Leads informiert und sehen, wann ein erneuter Kontakt in Planung ist. Außerdem lassen sich in einer solchen Software klare Zuständigkeiten vergeben.

Doppelte Anrufe oder gar nicht getätigte Anrufe aufgrund nicht verteilter Zuständigkeiten haben ein Ende.

• Kontaktklassifizierung

Für eine bessere Übersichtlichkeit der Kontakte dient eine Klassifizierung im CRM: Beispielsweise kann das Akquise-Team die Kontakte als Lead, Interessent oder Kunde kennzeichnen. So erkennt jeder Mitarbeiter den Kontaktstatus, aber auch die Vertriebs- oder Geschäftsleitung können auf einen Blick sehen, wie viele Kontakte welchen Status haben und ob die gesetzten Vertriebsziele erreicht werden können.

• Chancenmanagement

Ähnliches gilt im Chancenmanagement. Denn mithilfe eines CRMs lassen sich die Kontakte bewerten und Chancen identifizieren. Einerseits lässt sich dadurch eine Priorisierung von Leads vornehmen. Andererseits wird verhindert, dass Leads mit hohem Potenzial übersehen und nicht genutzt werden.

Ergänzend hierzu können Entscheidungszeitpunkte eingetragen werden, so dass das Akquise-Team in Kenntnis gesetzt ist und gezielte Aktivitäten vornehmen kann.

• Prozessautomatisierungen

Mithilfe einer CRM-Software lassen sich verschiedene Prozesse automatisieren, wodurch Zeit und Geld gespart wird und auch Fehler reduziert werden können. So lässt sich beispielsweise das Versenden von Emails an verschiedene Zielgruppen oder auch die Erstellung von Serienbriefen automatisieren.

• Kampagnenmanagement

Das Kampagnenmanagement verschafft Deinen Marketing- und Vertriebsteams mehr Transparenz, Übersichtlichkeit und ermöglicht eine direkte Kundenansprache:

So kann beispielsweise die Marketing-Abteilung in einem Kundenmanagement-System, Kampagnen für die Kundengewinnung und Pflege der bestehenden Kunden anlegen, verwalten und auswerten. Die ausgewerteten Daten können dem Vertrieb zur Verfügung gestellt werden. Dies gewährleistet, dass alle relevanten Personen informiert sind, Informationen nicht verloren gehen und der Vertrieb chancenreiche Leads kontaktieren und in Kunden umwandeln kann.

• Auftragsmanagement

Zur Systematisierung des Auftragsmanagements hilft Dir eine Akquise-Software, also das CRM, beispielsweise beim Erstellen von Kalkulationen und Schreiben von Angeboten sowie bei der Überwachung und Durchführung von Verkaufsabwicklungen. So kann eine lückenlose Unterstützung des Vertriebsteams und die erfolgreiche Neukundengewinnung gewährleistet werden.

Anhand des zuvor aufgezeigten Funktionsumfangs einer Akquise-Software (CRM) siehst Du, wie Du mithilfe einer solchen Software Deine Vertriebs- und Akquise-Prozesse systematisieren, strukturieren und vereinfachen kannst.

Zum Abschluss haben wir Dir die Top 3 Vorteile eines CRMs für Deine Kundenakquise zusammengefasst.

Die Top 3 Vorteile eines CRMs für die Kundenakquise

• Verbesserung der Datenqualität

Durch die oben beschriebenen Funktionen eines CRMs reduzierst Du fehlende und fehlerhafte Informationen, denn alle Nutzer tragen ihre Aktivitäten zu jedem Kontakt ein. Die Folge: Potenzielle Kunden werden ab dem ersten Kontakt effektiv betreut, Verkaufschancen werden gesehen und genutzt, die Kundenbetreuung wird verbessert und die Kundenzufriedenheit erhöht.

• Strukturierung führt zur Zeit- und Kostenersparnis

Mithilfe der Strukturierung durch eine solche Software sparst Du bei der Kundenakquise Zeit und kannst Deine Ressourcen effizient einsetzen. Das Suchen von Kontaktinformationen, doppeltes Telefonieren und Verschenken von Verkaufschancen hat mit einer solchen Software-Lösung ein Ende.

• Optimale Interessenten- und Kundenbetreuung

Eine Akquise-Software unterstützt Dein Team dabei eine reibungslose Betreuung ab dem Erstkontakt zu gewährleisten und setzt damit den perfekten Grundstein für den Aufbau von einzigartigen und langanhaltenden Kundenbeziehungen.