Zeitmanagement: Tipps für erfolgreiches und fokussiertes Arbeiten

Könnte Dein Tag auch gerne mal 48 Stunden haben? Hast Du am Ende des Tages den Eindruck, nichts geschafft zu haben und niemandem so richtig gerecht geworden zu sein?

Ein gutes Zeitmanagement kann Dir dabei helfen, leichter durch den Tag und das Leben zu gehen und die Dinge zu erledigen, die Du tun möchtest – und vielleicht auch festzustellen, welche Dinge Du nicht mehr tun willst. Denn Zeitmanagement hat viel mit Selbstmanagement zu tun.

(Bildquelle: Canva)

In diesem Artikel gebe ich Dir einen Überblick über sechs Methoden, die Dir helfen können, Deine Zeit gut einzuteilen, gezielt einzusetzen und Deine Ziele zu erreichen. Das Schöne dabei: Du kannst diese Methoden nutzen, um Dein Business besser zu strukturieren, aber auch wunderbar für Dein Privatleben, um genau die Dinge zu tun, die Du auch wirklich tun möchtest.

Sieh nachfolgende Methoden als Zeitmanagement-Tipps an: Finde mit diesen Tipps die für Dich passenden Methoden, um Deine wichtigen Aufgaben herauszuarbeiten, Dich zu fokussieren, Stress zu reduzieren und Deine Erfolge zu steigern.

1. Planung als perfekte Basis:

Den nächsten Tag, die nächste Woche oder auch den nächsten Monat zu planen hilft Dir, mehr Struktur und einen stärkeren Fokus zu erlangen. Der Planungszeitraum kann dabei sehr individuell sein und z. B. als Tages-, Wochen-, Monats- und/oder Jahresplanung erfolgen. 

Eine Wochenplanung hilft Dir beispielsweise dabei, die kommende Woche zu strukturieren, die wesentlichen To-dos zu identifizieren und einen klaren Wochenfokus herauszuarbeiten. Dabei geht es nicht darum, minutiös alles aufzuschreiben, sondern um eine klare Struktur der wesentlichen To-dos. Nach Belieben kann die Woche/der Tag auch in unterschiedliche Bereiche, wie Beruf, Treffen mit Anderen und Privates, eingeteilt werden, um dann in den drei Bereichen Prioritäten zu setzen.

Wichtig ist auch, die Planung zu dokumentieren und damit jederzeit auf diese zugreifen zu können. Dabei ist es erst einmal egal, ob Du ein Journal, eine digitale To-do-Liste oder ähnliches verwendest – das Wichtigste ist, ein Medium zu finden, mit dem Du dich gut selbst organisieren kannst und auf das Du einen dauerhaften Zugriff hast.

2. Die Eisenhower-Matrix

Mithilfe des Eisenhower-Prinzips kategorisierst Du deine Aufgaben, identifizierst die wichtigen Dinge und setzt die richtigen Prioritäten. Zudem hilft es Dir beim Delegieren von Aufgaben. Bevor Du deine Aufgaben in Kategorien einteilst, schreibe Dir am Anfang bitte einmal auf, was Du alles an Tätigkeiten ausführst. Diese überträgst Du anschließend in die Eisenhower-Matrix:

Zeichne Dir einen Quadranten (vier Kästchen) auf. Über das linke obere Kästchen schreibst Du „nicht wichtig“, über das rechte „wichtig“. An den linken Rand schreibst Du neben das untere Kästchen „nicht dringend“ und neben das obere „dringend“. Ordne nun Deine Aufgaben in diese Quadranten ein.

(Bildquelle: infinitas GmbH) 

Welche Deiner Aufgaben sind:

• wichtig und dringend
• wichtig, aber nicht dringend
• unwichtig, aber dringend
• unwichtig und nicht dringend

Der zweite Schritt schafft ganz viel Klarheit und Raum:

• Alle Aufgaben aus dem Quadranten wichtig und dringend solltest Du sofort erledigen.
• Für alle Aufgaben aus dem Quadranten wichtig, aber nicht dringend solltest Du einen Termin zur Erledigung festlegen.
• Alle Aufgaben aus dem Quadranten unwichtig, aber dringend solltest Du delegieren. 
• Alles, was in dem Quadranten unwichtig und nicht dringend gelandet ist, solltest Du löschen.

Mir persönlich hat diese Liste aller meiner Aufgaben die Augen geöffnet: Es ist nicht zu schaffen. Unser Gehirn erinnert sich besser an unerledigte Dinge, als an alles, was wir geschafft haben. Und dann gehen wir abends mit dem Gefühl ins Bett, nicht alles geschafft zu haben, selbst wenn es gar nicht zu schaffen war. Je mehr Aufgaben, die nicht erledigt sind, oder offene To-dos, über die wir nachdenken, desto unzufriedener werden wir mit uns und unserem Zeitmanagement.

Deshalb mein Tipp: Räume einmal auf und verschaffe Dir einen Überblick.

3. Bündelung von Aufgaben

Diese Methode hat enormes Potenzial, um Dein Zeitmanagement zu optimieren und effektiv zu arbeiten. Clustere ähnliche Aufgaben und arbeite diese gebündelt ab.

Beispielsweise könntest Du deine E-Mails in festgelegten Zeitblöcken abarbeiten. Denn mit einem Workflow für eine bestimmte Aufgabenkategorie arbeitest Du wesentlich produktiver und effektiver. Mit der Zeit wirst Du deutlich schneller, weil Du nicht ständig zwischen Aufgaben wechselst: Du bist in der Thematik, bleibst konzentriert und arbeitest bestimmte (wiederkehrende) Schritte einfach ab. Schaue also nun, welche Aufgaben Du bündeln kannst und weise diesen Aufgaben feste Terminblöcke zu.

4. Das Pareto-Prinzip

Der Namensgeber Vilfredo Pareto fand heraus, dass 80 % der Resultate aus 20 % der Ursachen abgeleitet werden. Dieses Prinzip ist auch bekannt als die 80/20-Regel.

Zur Verdeutlichung führe ich hier ein paar Beispiele auf: Im beruflichen Kontext heißt das beispielsweise, dass man mit 20 % seiner Kunden 80 % seines Umsatzes macht. Und auf das Privatleben angewandt bedeutet es zum Beispiel, dass ich 20 % meiner Kleidung circa 80 % meiner Zeit trage und 80 % der Funktionen meines Mobiltelefons nutze ich nicht. Übertragen auf das Leben heißt dies, dass ungefähr 20 % Deiner Anstrengungen für 80 % Deines persönlichen Erfolgs verantwortlich sind. Kurz gesagt: Weniger ist mehr!

Fokussiere Dich auf die Aufgaben und Prozesse, die Dir die besten Ergebnisse bringen. Der Aufwand, den Du betreiben müsstest, um auf 100 % zu kommen, ist unverhältnismäßig groß – verabschiede Dich an dieser Stelle also bitte von Deinem Perfektionismus.

Mehr zum Pareto-Prinzip liest Du in diesem Blogartikel: Das Pareto-Prinzip – Wenn weniger definitiv mehr ist.

5. Eat That Frog

In seinem Buch Eat that Frog erklärt Brian Tracy, dass alles viel leichter von der Hand geht, wenn man morgens bereits die fetteste Kröte schluckt – also eine unliebsame Aufgabe zuerst erledigt. 

Es gibt zahlreiche Gründe, warum wir mit einer Aufgabe nicht beginnen, eine Entscheidung vor uns herschieben oder Ausreden erfinden, um etwas nicht tun zu müssen. Wenn Du dich darin wiederfindest, empfehle ich Dir an dieser Stelle es einfach mal auszuprobieren. Ich persönlich wende diese Methode sehr regelmäßig an und empfinde es als riesigen Motivationsschub, wenn ich bereits am Morgen einen Erfolg verbuchen kann und sogar etwas getan habe, was ich eigentlich viel lieber aufschieben würde.

6. Einfach machen

Sollte, könnte, würde, hätte ... – machen! Einfach mal machen und starten, bevor man zu 100 % bereit ist und ausgeschlossen hat, dass irgendwelche Fehler passieren könnten. 

Fehler sind nicht nur erlaubt, sie sind erwünscht. Nur so machen wir Erfahrungen, lernen dazu und wachsen. Wie viel Zeit vertrödelt man aus Angst vor Fehlern? Und wie weit wäre man, wenn man frühzeitig einfach mal angefangen hätte? Das Schöne ist, dass wir auch im Scheitern oder auf Umwegen an unser Ziel kommen. Und wer weiß, was wir auf diesen Ehrenrunden erfahren, wem wir begegnen und zu was wir am Ende fähig sind. Also: Trau Dich, anzufangen.

Denn immer daran denken:  „Done is better than perfect!” (Sheryl Sandberg).

Mein Fazit

Diese sechs Zeitmanagementmethoden helfen Dir, Deine Zeit gezielt einzuteilen, effektiver zu arbeiten und damit zeitlichen Raum für Themen zu schaffen, mit denen Du dich sonst, aufgrund von fehlender Zeit nicht bzw. nicht ausreichend beschäftigen kannst.

Im Alltag bleiben viele Dinge liegen, bei denen es eigentlich sehr wichtig wäre, diese zu bearbeiten. Doch leider passiert es immer wieder, dass scheinbar wichtigere Aufgaben zu erledigen sind, weshalb wir uns dann auch viel zu wenig Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben nehmen. 

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