Aus Microsoft Dynamics 365-Portals wird Microsoft Power Apps Portals

"Microsoft Dynamics 365-Portals" wurde im Zuge der vielen Lizenzänderungen am ersten Oktober 2019 umbenannt in "Microsoft Power Apps Portals" und wird seitdem anders lizenziert. Was das für Sie bedeutet und was Sie beachten sollten, erfahren Sie in diesem Artikel.

(Bildquelle: Canva)

Was ist Microsoft Power Apps Portals?

Power Apps Portals bietet eine Lösung, um benutzerdefinierte Portale für Kunden, Partner und externe Benutzer bereitzustellen. Dabei bieten Sie als Unternehmen internen und externen Benutzern sicheren Zugriff auf Ihre Daten – anonym oder über Authentifizierungsanbieter (zum Beispiel LinkedIn oder das Microsoftkonto) für Einzelpersonen. Für den Mitarbeiterzugriff können Azure Active Directory-Unternehmenskonten verbunden werden. Mit einfachen, intuitiven Steuerelementen für die Verwaltung können Sie die Authentifizierungsanforderungen festlegen, die Daten für jeden Benutzer anpassen und erlauben es Benutzern, ihre Daten privat zu übermitteln. 

Reaktionsschnelle Websites lassen sich im Handumdrehen am Look & Feel Ihrer Marke ausrichten. Dafür stehen Ihnen eine intuitive Schnittstelle und praktische Anleitungen zur Verfügung, um schnell die Inhalte, auf die externe Benutzer und Partner zugreifen, zu erstellen und zu verwalten.
Außerdem können Sie Daten aus den von Ihnen verwendeten Apps in Dataverse integrieren und ermöglichen somit den Benutzern, zu jeder Zeit und an jedem Ort damit zu interagieren. Damit jeder Aufruf Ihren Portalnutzern einen Mehrwert bietet, können Sie Ihre Portale mit Formularen, Ansichten, Listen, Diagrammen und Dashboards erweitern.

Microsoft Dynamics 365-Portals – ein Rückblick

In der Vergangenheit wurde Dynamics 365-Portals bereits aus den Dynamics 365-Apps herausgelöst und wird jetzt auf dem Dataverse ausgeführt. Im Dataverse werden alle Daten aus den Microsoft-Anwendungen, wie CRM, Portals und PowerBI, gespeichert. Aus technischer Sicht ist daher keine Handlung notwendig, wenn Sie von Dynamics 365-Portals auf Power Apps Portals umstellen.

Viele Unternehmen haben bereits Dynamics 365-Portals zum Bereitstellen von Self-Service-Umgebungen für Kunden, Partner und andere externe Benutzer erstellt. Dabei kam es in der Vergangenheit zu folgenden Einschränkungen:

• Ein Portal konnte ohne zusätzliche Kosten nur bereitgestellt werden, wenn Dynamics 365-Organisationen zehn oder mehr Enterprise-Plan-Lizenzen gekauft hatten.
  
  
• Dieser Vorteil war jedoch auf ein einziges Portal beschränkt. Sollten weitere Portale (z. B. für Test- und Entwicklungszwecke oder weitere Self-Service-Möglichkeiten) benötigt werden, fielen zusätzliche Kosten pro Portal an.
  
  
• Dynamics 365-Portale verwendeten relativ komplexe Webvorlagen und erforderten hinreichende Entwicklerkenntnisse.

Durch die Ablösung durch Power Apps Portals sollen die oben genannten Nachteile umgangen und neue Vorteile generiert werden – welche das sind, lesen Sie hier: 

Die Vorteile von Power Apps Portals

• Kundenfreundliche Lizenzierung: Die Lizenzierung von Microsoft entwickelt sich zunehmend zu einem verbrauchsabhängigen Modell, das sich besonders in der neuen Lizenzierung von Power Apps Portals widerspiegelt.
  
  
• Unbegrenzte Anzahl an Portalen: Um Power Apps Portals zu nutzen, ist es nicht notwendig, eine dedizierte Lizenz zu erwerben. Dynamics 365- und Microsoft Power Apps Plan-Kunden können seit dem 1. Oktober 2019 so viele Produktions- und Sandkasten-Instanzen ihrer Portale aufbauen, wie sie für ihre Zwecke benötigen. Statt einer Gebühr für jedes einzelne Portal wird nun über die Nutzung durch die Besucher der Website und konkrete Logins abgerechnet.
  
  
• Verfügbar für jeden: Durch den Wegfall der Grenze von zehn Enterprise-Plan-Lizenzen ist Power Apps Portals nun auch für Firmen eine Option, die weniger Anwender lizenziert haben. Außerdem sind Organisationen, welche Dynamics 365 Professional-Benutzerlizenzen nutzen, eingeschlossen. Diese waren in der Vergangenheit, unabhängig von ihren Lizenzvolumen, von der Portalbereitstellung ausgeschlossen. Da Power Apps Portals jetzt nicht mehr zu den Dynamics 365-Apps, sondern zu Power Apps gezählt wird, sind Portale nun auch für Organisationen verfügbar, die nur über Power Apps Plan lizenziert sind. Diese können mit einer beliebigen Dataverse-Instanz Power Apps Portals bereitstellen.
  
  
• Einfaches Customizing: Das Ziel von Microsoft ist es, dass Organisationen ihren Kunden exzellente Portale bereitstellen können, ohne über fundierte Entwicklerkenntnisse zu verfügen. Der neue No-Code-Designer ermöglicht eine schnelle und einfache Einrichtung. Es stehen Vorlagen zur Verfügung, wie beispielsweise Kunden- und Partnermanagement, Community- und Mitarbeiter-Self-Service-Portale sowie ein Eventportal für die Marketing-App. Bei Bedarf können selbstverständlich auch komplexere Anpassungen vorgenommen werden.

Die nutzungsbasierte Lizenzierung von Power Apps Portals

Portale müssen im Voraus lizenziert werden. Auf Basis einer Schätzung der Nutzungskapazität wird vorab ein monatliches Lizenzpaket erworben.
Eine wichtige Unterscheidung wird dabei zwischen anonymen Benutzern (Seitenaufrufe) und authentifizierten Benutzern (Logins) getroffen.

• Anonyme Benutzer (Seitenaufrufe): Mit einem Portal können Sie Seiten bereitstellen, auf welche der Websitebesucher ohne Anmeldung zugreifen kann (z. B. Wissensartikel). Diese Seitenansichtskapazität kann im monatlichen Paket gekauft werden, welches jeweils 100.000 Seitenaufrufe inkludiert und derzeit 84,30 € zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer kostet.
  
  
• Authentifizierte Benutzer (Logins): Um Ihren Portalnutzern einen Login einzurichten, muss eine Anmeldekapazität lizenziert werden. Dabei gibt es unterschiedliche Pakete mit Logins, wobei ein Login für einen Zeitraum von 24 Stunden zählt. Das kleinste Paket ("Paket 1") besteht aus 100 Logins für derzeit 168,70 € zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer. Die Anzahl der Logins kann durch den Erwerb von weiteren Paketen zum gleichen Preis erhöht werden.
  
  Für Organisationen, die einen höheren Zugriff auf ihre Portale erwarten, existieren "Paket 2" mit 1.000 sowie "Paket 3" mit 5.000 inkludierten Logins. Paket 2 kostet derzeit 843,30 € zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer. Sollten noch weitere Logins benötigt werden, können diese als Upgrade mit 100 inkludierten Logins zu 84,30 € gekauft werden. Analog dazu kostet Paket 3 mit 5.000 Logins inklusive 2.950 € zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer und in dieser Stufe kann das Upgrade mit 100 weiteren Logins zu 59 € zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer erworben werden.
  
  Hinweis: Alle nicht genutzten Kapazitäten entfallen am Ende des Monats und können nicht in den nächsten Monat übertragen werden.
  
  Die genauen Preise haben wir Ihnen hier zusammengefasst.
  
  
• Überschreitung der Kapazitäten: Es ist schwer abzuschätzen, wie viele Nutzer sich im jeweiligen Monat einloggen und/oder die Website besuchen werden. Dies weiß auch Microsoft und beschreibt im Lizenzierungsguide lediglich grob, was im Falle einer Überschreitung der Kapazitäten passiert.

Sollten in einem Monat mehr Logins registriert worden sein als die erworbenen Pakete enthielten, wird der Kunde gebeten, mehr Kapazitäten zu erwerben. Es wird allerdings keine Toleranzgrenze genannt. Außerdem ist derzeit nicht endgültig geregelt, wie viele Monate in Folge eine Überschreitung der Kapazität toleriert wird. (Quelle: Licensing Guide)

Es ist also ratsam, Logins und Seitenaufrufe stets im Blick zu haben und bei einer Überschreitung die entsprechenden Konsequenzen zu ziehen.

Ab wann gilt die neue Power-Apps-Portals-Lizenzierung?

Analog zu den Dynamics 365-Lizenzen gilt auch bei Power Apps Portals, dass die Lizenzierung ab 1. Oktober 2019 für Neukunden gilt. Bestandskunden müssen spätestens mit Ablauf ihres jeweiligen Abonnements wechseln.

Microsoft Dynamics 365 bietet dir durch seine hohe Flexibilität die Möglichkeit, dein Lead- und Kundenmanagement perfekt auf deine individuellen Anforderungen abzustimmen und damit deinen Erfolg auf das nächste Level zu heben.

Als langjähriger Microsoft-Partner mit viel Erfahrung unterstützen wir dich dabei, das volle Potenzial dieser leistungsstarken Plattform auszuschöpfen. Mit unserem engagierten Support und unserer Expertise in der Weiterentwicklung von Microsoft Dynamics 365 sorgen wir dafür, dass du jederzeit optimal aufgestellt bist – für mehr Effizienz, bessere Kundenbindung und nachhaltiges Wachstum.