Microsoft Office 365: Erstellen und verwalten von Ressourcenpostfächer

Ressourcenpostfächer sind großartig. Sie ermöglichen es, einen Raum und/oder Geräte (z. B. Autos oder Projektoren) für Termine zu buchen. Das ist sehr praktisch und hilfreich, um Missverständnisse und unproduktive Diskussionen zu vermeiden. Warum Sie Ressourcenpostfächer in Outlook nutzen sollten und wie Sie ein solches für Ihre Ressourcen erstellen, lesen Sie in diesem Blogartikel.

(Bildquelle: Canva)

Raum- und Gerätepostfächer haben eigene Kalender, welche Sie selbstständig verwalten. Diese Kalender können Sie freigeben, um einen Überblick der Verfügbarkeit der jeweiligen Ressource zu erhalten. Die Nutzer der freigegebenen Kalender können nachsehen, ob das gewünschte Objekt in einem bestimmten Zeitraum verfügbar ist oder ob es ein Kollege für diese Zeit gebucht hat. Die Postfächer nehmen die Buchungen automatisch an oder lehnen sie ab, je nachdem, ob der Raum oder das Gerät verfügbar ist und ob alle Voraussetzungen erfüllt sind.

Mögliche Voraussetzungen können beispielsweise diese sein:

• Sie buchen einen Besprechungsraum für 13 Personen, jedoch hat dieser Raum nur eine Kapazität für 10 Personen. In dem Fall wird Ihre Buchung abgelehnt.
• Ein weiteres Beispiel stellt die Buchung eines Poolfahrzeugs, das für einen Zeitraum von 2 Tagen genutzt werden soll, dar. Die Buchung wird nicht akzeptiert, weil die maximale Buchungsdauer für Poolfahrzeuge in Ihrer Firma 2 Stunden beträgt.

Es ist außerdem möglich, Postfächer so zu konfigurieren, dass bei der Buchung eines Raumes oder eines Gerätes eine Anfrage an eine weitere Person geschickt wird, welche dann entscheiden kann, ob die Buchung genehmigt wird.

Diese und ähnliche Anpassungen kann der Administrator (Globaler oder Exchange Admin) im Exchange-Control-Panel festlegen.

Nun zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie als Administrator Postfächer für Ressourcen anlegen und wie Sie als User diese Ressourcen über Outlook buchen können.

Anlegen von Ressourcen in Microsoft Exchange

In diesem Beispiel werden wir einen Besprechungsraum anlegen.

Zuallererst melden wir uns im Microsoft 365 Admin Center an und klicken auf das Exchange Admin Center.

Im Exchange Admin Center wählen wir dann unter „Empfänger“ die Option „Ressourcen“ aus.

Unter Ressourcen klicken wir auf das „+“ Zeichen und wählen „Raumpostfach“ aus.

Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster.
In diesem Fenster tragen wir die nötigen Informationen ein. Die Felder mir einem * davor sind Pflichtfelder. Die anderen Felder sind nicht zwingend auszufüllen.
Wir tragen einen Raumnamen und die zu verwendende E-Mail-Adresse ein.
Je nach Bedarf kann der „Ort“, die „Telefonnummer“ und die „Kapazität“ angegeben werden.

Nun warten wir einen Moment, bis unsere Ressource „Besprechungsraum 1. OG“ im System angelegt wurde.
Sobald dies geschehen ist, wird sie unter den Ressourcen in der Auflistung angezeigt. Mit einem Doppelklick wählen wir die von uns angelegte Ressource aus.
Dabei öffnet sich ein neues Fenster. Hier können wir die übrigen Konfigurationen für die Ressource fertigstellen.

Zum Beispiel können wir in den Buchungsoptionen festlegen, welche minimale Buchungsvorlaufzeit der Raum haben soll oder wie lang die maximale Dauer der Buchung sein darf.

Ebenfalls können wir die Stellvertretung für Buchungen anpassen. Wir können festlegen, wer die Buchungen akzeptieren oder ablehnen kann.

Nun ist die Ressource angelegt und kann über Outlook von den Nutzern der jeweiligen Organisation gebucht werden.

Ressourcen und Raum in Outlook buchen

Wir öffnen Outlook und wählen unter „Posteingang“ die Option „neue Elemente“ -> „Besprechungen“ aus
oder
Wir wählen unter „Kalender“ die Option „neue Besprechung“ aus.

Sobald wir das getan haben, öffnet sich ein neues Fenster.

In diesem Fenster tragen wir einen Titel/Namen für unsere Besprechung ein.
Unter „Erforderlich“ geben wir die jeweiligen Teilnehmer, die wir zu der Besprechung einladen möchten, an. Danach wählen wir Datum und Uhrzeit aus. Bei Bedarf kann außerdem eine Nachricht an die eingeladenen Personen (und ggf. den Bearbeiter der Besprechungsanfragen) verfasst werden.

Nun wollen wir einen passenden Raum für unsere Aktivität buchen.
In unserem Fall buchen wir unseren neu angelegten Raum „Besprechungsraum 1. OG“.
Dafür fügen wir die E-Mail-Adresse des Raumes (besprechungsraum-1og@infinitas.de) wie eine Person in die Zeile der „Erforderlichen Adressaten“ hinzu.
Praktisch: Die Zeile des Ortes füllt sich automatisch aus.

Sobald wir die Besprechungsanfrage versendet haben, bekommen wir systemseitig eine Antwort auf die Besprechungsanfrage.

Da der Raum zu der Zeit unbelegt war, wurde unsere Anfrage angenommen und wir können das Meeting dort durchführen.

Wichtig zu wissen ist, dass bereits bei minimaler Zeitüberschneidung mit anderen Buchungen für den Raum, die Anfragen abgesagt werden. Daraufhin erhalten wir eine Mail mit dem Hinweis „Wer“ die Ressource für „Wann“ gebucht hat. In diesem Falle muss der Termin bearbeitet und erneut an den Kalender verschickt werden.

Im Falle, dass jemand als Stellvertretung für die Annahme und Ablehnung einer Buchung ausgewählt ist, wird nach Erstellen des Termins, eine Anfrage per Mail an den Benutzer versendet. Dieser Benutzer kann über die E-Mail die Anfrage annehmen oder ablehnen. Wir erhalten anschließend eine weitere E-Mail, in der angegeben wird, ob die Buchung angenommen oder abgelehnt wurde.

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