Arbeiten mit Geschäftsprozessflüssen in Microsoft Dynamics 365 CRM

Mithilfe von Geschäftsprozessflüssen (Business Process Flows) können Sie die Dateneingabe in konsistenter Weise von unterschiedlichen Benutzern festlegen und dafür sorgen, dass bei jeder Arbeit mit einem Kunden die gleichen Schritte durchgeführt werden. In diesem Blog-Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie mit Geschäftsprozessflüssen in Microsoft Dynamics 365 arbeiten können.

(Bildquelle: Canva)

Was sind Geschäftsprozessflüsse im Microsoft Dynamics 365?

Geschäftsprozessflüsse sind Darstellungen von Geschäftsprozessen und werden in Microsoft Dynamics 365 als Kopfzeile über einem Entitätsformular visuell angezeigt. In Microsoft Dynamics 365 können Geschäftsprozessflüsse verwendet werden, um Benutzer durch komplexe Prozesse zu modellieren und zu leiten und Innovationen zu integrieren, um sie benutzerfreundlicher zu machen. D.h. es kann festgelegt werden, welche Felder unbedingt ausgefüllt werden müssen, um im Prozess in die nächste Phase zu gelangen. Bei Bedarf können Sie Benutzern auch erlauben, Phasen zu überspringen. Sie sind sowohl für Standardentitäten, als auch für eigene benutzerdefinierten Entitäten verfügbar. Darüber hinaus können einer Entität mehrere Geschäftsprozessflüsse zugeordnet werden. Sie sind in hohem Maße konfigurierbar, um Ihren organisatorischen Anforderungen zu entsprechen. 

Ein Geschäftsprozessfluss besteht aus Phasen, und in jeder Phase gibt es Schritte, um Felder zu vervollständigen. Anhand des Fähnchens des Geschäftsprozessflusses kann ein Benutzer sehen, auf welcher Stufe er sich im Prozess befindet und welche Schritte er ausführen muss, bevor er im Prozess fortfährt bzw. fortfahren kann.

Hinweis: Geschäftsprozessflüsse sind keine automatisierten Prozesse in Microsoft Dynamics 365. Sie dienen als Übersicht und Anleitung für Benutzer, die diese durch den Prozess führt.

Verwendung von Geschäftsprozessflüssen

Um eine Liste Ihrer verfügbaren Geschäftsprozessflüsse zu sehen (diese sind von Microsoft und standardmäßig im CRM enthalten), navigieren Sie zum Bereich Einstellungen und klicken Sie auf Prozesse.

Filtern Sie in Ihrer Prozessübersicht in der Spalte „Kategorie“ nach Geschäftsprozessflüssen.

Um Ihnen zu zeigen, wie Geschäftsprozessflüsse verwendet werden, sehen wir uns den standardmäßigen Geschäftsprozessfluss für Verkaufsprozess für Opportunity-Verkaufsprozesse an, welcher sich von der Lead-Entität bis zur Verkaufschance erstreckt.

Da die primäre Entität dieses Prozessablaufs Lead ist, beginnt sie auf der Lead-Entität. Wenn Sie einen neuen Lead erstellen, wird die Prozessflussleiste am oberen Rand des Formulars angezeigt.

In einigen Fällen fühlen sich Benutzer wohler, wenn sie einen Geschäftsprozess durcharbeiten, ohne den Prozessfluss als Richtschnur dabei zu verwenden. Benutzer können hier die Prozessflussleiste durch Klicken auf den nach oben zeigenden Pfeil rechts unterhalb des Prozessflusses verkleinern.

So kann der Benutzer weiterarbeiten, ohne dass die gesamte Prozessflussleiste angezeigt wird:

Benutzer können in der Befehlsliste auf die Schaltfläche „Prozess“ klicken, um in einen anderen Geschäftsprozess zu wechseln, sofern eine weitere vorhanden ist und die Sicherheitsrolle des Benutzers den Zugriff auf einen anderen Geschäftsprozess ermöglicht.

Der Balken wird Grau dargestellt sobald der Geschäftsprozessfluss deaktiviert wurde. Informationen, die zuvor in Prozessphasen gesammelt wurden, gehen nicht verloren. Geschäftsprozessflüsse können jederzeit wieder aktiviert werden, indem Sie auf die Schaltfläche Prozesse klicken und Reaktivieren auswählen. 

Geschäftsprozessflüsse bestehen aus Phasen. Hier sehen Sie, dass die erste Stufe Qualifzieren ist. Gefolgt von Entwickeln, Vorschlagen und Schließen. Die aktive Phase ist mit dem Text „(Aktiv)“ und einem Fähnchen gekennzeichnet. Es gibt auch einen Timer, der Ihnen die verstrichene Zeit in der entsprechenden Phase sowie den gesamten Prozess zeigt.

In jeder Phase gibt es mehrere Schritte, die Benutzer ausfüllen sollten, bevor sie zur nächsten Stufe des Geschäftsprozessflusses übergehen. In einigen Schritten füllen Sie die erforderlichen Felder aus, bevor Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren können. Pflichtfelder im Geschäftsprozessfluss sind unabhängig von der Formularspeicherung.

Nachdem Sie die erforderlichen Informationen eingegeben haben, klicken Sie auf Nächste Phase, um fortzufahren und die nächsten Schritte auszuführen. Phasen können gesperrt bleiben, wenn Sie die erforderlichen Felder oder Aktionen nicht ausgeführt haben. Am Ende dieses Prozesses müssen Sie den Lead beispielsweise noch manuell qualifizieren oder disqualifizieren, bevor Sie mit der Entwicklungsphase fortfahren können.

Sobald Sie den Lead qualifiziert haben, wird er automatisch in die Entwicklungsphase versetzt und Sie sehen, dass er sich jetzt auf der Verkaufschance-Entität befindet:

Der Benutzer wird weiterhin die Phasen durchlaufen und abschließen, bis er den Prozess vollständig abgeschlossen hat.

Microsoft verfügt außerdem über mehrere zusätzliche Geschäftsprozessflüsse, die Sie Ihrem CRM hinzufügen können. 

Geschäftsprozessflüsse verzweigen

Business Process Flows werden wie eine Anleitung verwendet, um Benutzer durch bestimmte Geschäftsprozesse zu leiten.

Genau wie in früheren Versionen können unterschiedliche Prozesse für die gleiche Entität verfügbar sein und abhängig von der Sicherheitsrolle eines Benutzers verwendet werden. 

Regelbasierte Verzweigung von Geschäftsprozessflüssen

Was ist, wenn Ihre aktuellen Geschäftsprozesse nicht streng linear sind? Zum Beispiel kann ein Autohändler unterschiedliche Prozesse haben, abhängig davon, ob ein Lead ein gebrauchtes oder ein neues Auto sucht. Mit Business Process Flows kann ein Systemadministrator IF / ELSE-Klauseln verwenden, um abhängig von den in der vorherigen Phase eingegebenen Informationen zu verschiedenen Phasen des Prozesses zu gelangen. Es ist auch möglich, Zweige wieder zu einem einzigen Fluss zusammenzufassen. 

All dies lässt sich einfach über die Konfigurationsoberfläche realisieren. Sie können einen Geschäftsprozessfluss für eine einzelne Entität erstellen oder zwischen verschiedenen Entitäten wechseln. 

Programmierbarkeit von Geschäftsprozessflüssen

Geschäftsprozessflüsse können programmatisch aktualisiert werden, um beispielsweise die Prozesssteuerungsleiste zu reduzieren, zur nächsten Stufe überzugehen oder eine Stufe zu überspringen. Diese Optionen reduzieren Klicks und verbessern die Benutzerakzeptanz, indem sie Geschäftsprozessflüsse noch benutzerfreundlicher machen. Durch die Unterstützung für regelbasierte Verzweigungen und nichtlineare Prozesse können mehr Benutzer dieses leistungsstarke Geschäftsprozesswerkzeug nutzen.

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