Microsoft Dynamics 365 CRM: Duplikate erkennen und zusammenführen

Bei der Verwendung von Dynamics 365 ist es sehr wahrscheinlich, dass Du irgendwann auf doppelte Datensätze stoßen wirst, die behoben werden müssen. In diesem Blog-Artikel zeigen wir Dir, wie Du Duplikaterkennungsregeln verwenden und doppelt erfasste Datensätze wieder zusammenführen kannst.

(Bildquelle: Canva)

Einstellungen zu Duplikaterkennung aktualisieren

Zuerst musst Du sicherstellen, dass die Einstellungen für die Duplikaterkennung aktiviert sind.

Wähle unter „Einstellungen“ die Datenverwaltung aus und klicke auf „Einstellung“. Aktiviere auf dieser Seite die Kontrollkästchen und klicke auf „OK“.

(Bildquelle: infinitas GmbH / bei allen nachfolgenden Darstellungen handelt es sich um Bildquellen der infinitas GmbH)

Über die Aktivierung der Kontrollkästchen steuerst Du, bei welchen Aktionen nach einem potenziell bereits vorhandenen Datensatz gesucht wird. Zur Auswahl stehen:

• die Neuanlage oder Änderung eines Datensatzes,
• die Übertragung neuer oder geänderter Datensätze aus dem Outlook Client,
• der Datenimport.
  

Die Auswahl, ob die verbesserte Duplikaterkennung und Zusammenführung verwendet werden soll, wirkt sich auf den Dialog bei der Qualifizierung eines Leads aus. Mit der Auswahl „Ja“ bietet dieser Dialog mehr Details und bessere Funktionen zur Zusammenführung mit bestehenden Datensätzen.

Einrichtung von Erkennungsregeln

Nachdem Du die Einstellungen angepasst hast, musst Du die Kriterien für die Erkennung doppelter Datensätze festlegen. Beispielhaft möchtest Du vielleicht eine Regel festlegen, nach der zwei Firmen als doppelte Einträge erkannt werden, wenn sie identische Telefonnummern haben. Bevor Du die Kriterien im Detail festlegst, musst Du eine Regel für die Erkennung der Duplikate einrichten.

Für die Einrichtung der Duplikaterkennungsregeln gehe zu Deinem Dynamics 365 und wähle unter „Einstellung“ die „Datenverwaltung“ aus. Öffne die „Duplikaterkennungsregeln“.

Klicke auf dieser Seite auf „Neu“.

Hier kannst Du für die Duplikaterkennungsregel, die Du erstellen möchtest, folgende Details angeben:

• Name und Beschreibung
• Unter „Basisdatensatztyp“ gibst Du den Entitätentyp, für den diese Regel gelten soll, an.
• Unter „Übereinstimmender Basisdatensatztyp“ wählst Du den Entitätentyp aus, der mit dem „Basisdatensatztyp“ verglichen wird.
• Du kannst angeben, ob bei der Regel zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden wird.
• In der Tabelle kannst Du die Kriterien zum Erkennen der Duplikate angeben.
  

Nachdem Du die oben genannten Punkte angepasst hast, klicke auf „Speichern und schließen“.

Damit Du die neu erstellte Regel (oder auch geänderte Duplikaterkennungsregeln) verwenden kannst, wähle die Regel aus und klicke auf „veröffentlichen“.

Von nun an wird bei den zuvor ausgewählten Ereignissen (Neuanlage/Änderung, Abgleich mit Outlook-Client, Import von Daten) für diesen Datensatztyp überprüft, ob eventuell bereits ein Datensatz existiert, der, gemäß der angegebenen Kriterien, ein Duplikat sein kann. In diesem Fall erhält der Anwender eine Warnung und kann, statt der Neuerfassung, auf den vorhandenen Datensatz verweisen.

Einen Duplikaterkennungsauftrag erstellen

Um den vorhandenen Datenbestand auf der Basis der erstellten Duplikaterkennungsregeln auf bereits bestehende Duplikate zu untersuchen, kannst Du einen Duplikaterkennungsauftrag nutzen. Dazu erstellst Du einen neuen Duplikaterkennungsauftrag.

Navigiere unter „Einstellungen“ und klicke auf „Datenverwaltung“. Wähle „Duplikaterkennungsaufträge“ aus und klicke anschließend auf „Neu“. Auf dieser Seite wird der Assistent zur Erkennung der Duplikate aufgerufen. Klicke auf „Weiter“.

Unter „Suche nach“ wählst Du die Erkennungsregel aus und klickst anschließend auf „Weiter“.

Nun kannst Du einige Details zu dem Auftrag angeben:

• Name des Auftrags
• Du kannst eine Startzeit für den Auftrag angeben und definieren, wie oft der Auftrag ausgeführt werden soll.
• Wenn Du nach dem Abschluss des Auftrags eine Benachrichtigung erhalten möchtest, aktiviere das Häkchen „Nach Abschluss des Auftrags eine E-Mail an mich () senden“.
  

Wähle anschließend „Weiter“.

Zusammenführen der Duplikate

Nach Abschluss des Auftrags kannst Du die Ergebnisse einsehen und Dir die gefundenen doppelten Datensätze anzeigen lassen. Öffne dazu unter „Duplikaterkennungsaufträge“ den Auftrag und klicke auf „Duplikate anzeigen“.

Um die Duplikate zusammenzuführen, wähle einen Datensatz aus der oberen Tabelle und einen Datensatz aus der unteren Tabelle aus. Klicke danach auf „Zusammenführen“.

Du hast die Möglichkeit, die Datensätze entweder automatisch zusammenführen zu lassen oder selbst einen „Master“ auszuwählen. Der „Master“ bezeichnet dabei den Datensatz, der nach der Zusammenführung bestehen bleibt und alle Detailinformationen des Duplikats übernimmt. Oft werden in diesem Zusammenhang auch die Begriffe „Kopfdublette“ (für den Master) und „Folgedublette“ (für das Duplikat) verwendet.

Hier kannst Du bestimmen, welche Detailinformationen aus welchem der beiden Datensätze beibehalten werden sollen. Standardmäßig werden immer die Informationen aus der Kopfdublette übernommen, es sei denn, dort liegt für ein spezifisches Feld kein Wert vor, während dieses Feld bei der Folgedublette gefüllt ist.

Klicke auf „OK“, um den Zusammenführungsprozess abzuschließen.

Es ist zu beachten, dass auch das Einrichten von Duplikaterkennungsregeln nicht bedeutet, dass im CRM keine doppelten Datensätze hinzugefügt werden können. Die Warnung des CRM-Systems kann vom Anwender auch übersteuert werden und zudem können über maschinelle Prozesse (z.B. Neuanlagen aus angebundenen Systemen über die Web-API) Duplikate in das System eingetragen werden.

Daher ist es zu empfehlen, regelmäßige Zeitpläne einzurichten, mit denen Du Duplikate erkennen kannst, bevor Du diese überprüfst und dann aus Deinem CRM löscht.

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