So passen Sie die LookUps in Microsoft Dynamics 365 CRM an

Haben Sie sich schon einmal gewünscht, die Ansichten von LookUps in Microsoft Dynamics 365 anzupassen, wenn nach dem Klicken auf das Lupensymbol ein passendes Element ausgewählt werden soll? In diesem Blogartikel zeige ich Ihnen verschiedene Möglichkeiten zum Konfigurieren der Suchansichten in Ihrem Dynamics CRM. Dies steigert die User Experience und sorgt somit für eine bessere Datenqualität, weil die Benutzer schnell Informationen sehen können und somit die Daten der Software besser pflegen.

(Bildquelle: Canva)

Beim Customizing der Suchansichten bei Suchfeldern gibt es zwei Themen, die in diesem Artikel näher beleuchtet werden:

• das Anpassen der standardmäßigen Suchansicht (Vorschau)
• das Erstellen einer neuen Suchansicht mit Filterkriterien

Das Anpassen der standardmäßigen Suchansicht (Vorschau)

Im CRM existieren von Microsoft vorgefertigte Ansichten. Möchte ich beispielsweise an einem Geschäftskontakt die zugehörige Organisation auswählen, werden mir beim Klicken auf die Lupe neben dem Attribut für die Firma als Vorschau alle aktiven Unternehmen inklusive deren E-Mail-Adresse und Telefonnummer angezeigt. In meinem Fall benötigen die Vertriebsmitarbeiter den Firmensitz statt der E-Mail-Adresse. Denkbar wäre beispielsweise auch die Anzeige der Kundennummer oder des primären Ansprechpartners.

Bevor ich Ihnen zeige, wie sich die standardmäßige Ansicht eines Suchfeldes bearbeiten lässt, hier eine Vorschau der Suchansicht vor und nach der Anpassung:

Vor der Anpassung:

Nach der Anpassung:

Um die allgemeine Suchansicht bearbeiten zu können, ist es notwendig, innerhalb einer Lösung auf die Entität „Firma“ zu klicken. Auch, wenn das LookUp-Attribut am Kontakt liegt, muss die Ansicht an der Entität „Firma“ konfiguriert werden, da dort der zu suchende Datensatz hinterlegt ist.        
Die verwaltete standardmäßige Suchansicht aus dem Hause Microsoft heißt „Suchansicht: Firma“.

Nach dem Wählen dieser Ansicht können die Spalten angepasst werden. Dabei können beliebig viele Spalten hinzugefügt werden, allerdings werden ausschließlich die ersten drei Spalten in der Vorschau am Feld angezeigt.         

Nachdem die Änderungen veröffentlicht worden sind, werden diese an allen Feldern sichtbar, welche die entsprechende Ansicht verwenden.

Erstellen einer neuen Suchansicht mit Filterkriterien

Bei Daten von Unternehmen kann es vorkommen, dass verschiedene Geschäftsbeziehungstypen (z.B. Kunde, Partner, Lieferant, Mitbewerber) im System existieren. Beispielsweise sollen dem Benutzer an einer Verkaufschance lediglich Datensätze von aktiven Kunden angezeigt werden. Damit diese Anzeige nur für ein bestimmtes Formular oder ausgewählte Attribute gilt, ist es ratsam, eine neue Ansicht zu erstellen.      
Eine Ansicht wird in der ausgewählten Lösung an der Entität „Firma“ im Bereich „Ansichten“ durch das Klicken auf den Button „Neu“ generiert.

Analog zum Vorgehen im vorherigen Beispiel werden nun die ersten drei Spalten definiert, die angezeigt werden sollen.

Außerdem werden Filterkriterien durch das Klicken auf „Filterkriterien bearbeiten“ gesetzt:     

Damit diese Ansicht wirksam wird, muss das Feld „Firmenname“ an der Verkaufschance angepasst werden. Dazu werden im Formulareditor die Feldeigenschaften des vorhandenen LookUps geöffnet. Im zugehörigen Dialogfeld kann die gewünschte Ansicht unter „Zusätzliche Eigenschaften“ zugewiesen werden. Dazu wird im folgenden Schritt unter „Standardansicht“ unsere erfolgreich erstellte Ansicht „Suchansicht: Firma (aktive Kunden)“ ausgewählt und die Möglichkeit der Ansichtsauswahl ausgeschaltet.

Im vorangegangenen Beispiel ist es wichtig, die Ansichtsauswahl zu sperren, da der Benutzer keine anderen Elemente auswählen darf. Eine Verkaufschance darf in diesem beispielhaften CRM-System nur für Datensätze von aktiven Kunden angelegt werden. Ist die gesetzte Standardansicht lediglich ein Vorschlag für den Anwender, kann die Option „Ansichtsauswahl“ aktiviert bleiben.   

Ein Tipp für das neue User Interface (UI)

Benutzern des neuen UI werden standardmäßig beim Klicken in ein Feld mit Suchfunktion die letzten verwendeten Datensätze angezeigt. Diese praktische Funktion soll den Anwender dabei unterstützen, Datensätze mühelos zu verknüpfen und somit das Arbeiten erleichtern.        

Unserer Erfahrung nach kann diese Möglichkeit für den User verwirrend sein, da teilweise für den Unternehmenszweck unpassende Datensätze ausgewählt werden können (bspw. Kontakte als Firmenname). Außerdem können gelöschte Datensätze angezeigt werden, welche beim Zuweisen eine Fehlermeldung erzeugen. In bestimmten Situationen kann es für ein CRM daher ratsam sein, diese Funktion zu deaktivieren.  

Um die zuletzt verwendeten Elemente auszublenden, muss die Anpassung auf dem betreffenden Formular vorgenommen werden. Hierzu werden die Eigenschaften des entsprechenden Feldes konfiguriert, indem im Bereich „Verhalten des Feldes“ die Option „Zuletzt verwendete Elemente nicht im Feld anzeigen“ gewählt wird.

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