In Microsoft Dynamics 365 werden Aktivitäten verwendet, um einen bestimmten Kommunikationstyp aufzuzeichnen. Diesem können Sie einen Betreff, die Ausführungs- oder Fälligkeitsuhrzeit sowie weitere Details dieser Kommunikation zuweisen. Aktivitäten sind dabei Aktionen wie E-Mails, Telefonanrufe, Besprechungen usw. Durch die Verwendung von Aktivitäten können Sie und Ihre Organisation die gesamte Kommunikation, die Ihre Organisation mit jedem Kunden oder potenziellen Kunden geführt hat, nachvollziehen und verstehen.
In dieser Mini-Serie zum Thema Aktivitäten in Microsoft Dynamics 365 geben wir Ihnen zunächst in diesem Artikel Informationen zum Arbeiten mit Aktivitäten aus den folgenden Bereichen:
Im zweiten Blog-Artikel erwarten Sie dann außerdem noch folgende Bereiche zum Arbeiten mit Aktivitäten:
Es ist empfehlenswert, dass jeder Benutzer, der externe Beziehungen pflegt, seine Kommunikation mit Geschäftspartnern oder Leads in Aktivitäten organisiert. Ihre Ansicht Meine Aktivitäten hilft Ihnen dabei als Ihre tägliche "To-Do" -Liste. Sie können darüber Suchabfragen, Sichten und Berichte erstellen, um Aktivitäten nach Kunden oder Aktivitätstyp zu verfolgen. Durch die Nutzung von Aktivitäten stellen Sie sicher, dass die gesamte Kommunikation mit Kunden später nicht nur gefunden, sondern bei entsprechender Datenqualität auch optimal nachvollzogen werden kann.
Es stehen elf verschiedene Aktivitätstypen in Microsoft Dynamics 365 zur Verfügung, die im Folgenden aufgeführt sind. Jeder Aktivitätstyp hat seine eigene Form und Gruppe von Feldern. Diese Formulare und Felder sind anpassbar.
Zur Nutzung von Aktivitäten verraten wir Ihnen nun einige Tricks und Kniffe, die Ihnen die Arbeit mit Aktivitäten erleichtern. Mit diesen Anwendungshinweisen gelingt es Ihnen, Ihre gesamte externe Kommunikation noch einfacher ins Microsoft Dynamics CRM zu übertragen und zu verfolgen.
Aktivitäten in Dynamics 365 haben eine sogenannte Rollup-Funktionalität. Dies bedeutet, dass, wenn Sie einem "untergeordneten" Datensatz eine Aktivität hinzufügen oder diese verfolgen, diese auch in der Aktivitätenliste der "übergeordneten" Datensätze angezeigt wird. Wenn Sie beispielsweise einem Service-Vorgang eine Aktivität hinzufügen, wird dieselbe Aktivität für den Kontakteintrag und den mit dem Vorgang verknüpften Firmendatensatz angezeigt. Dies verhindert, dass der Verlauf und die Daten verloren gehen oder übersehen werden. Da es keine Roll-down-Funktionalität gibt, sollten Sie dem spezifischsten Datensatz Aktivitäten hinzufügen oder diese verfolgen.
Diese Notizen sind offene Textfelder, die automatisch einen Zeitstempel erstellen und den Verfasser der Notizen anzeigen. Angehängte Dateien werden dem Abschnitt der Notizen hinzugefügt.
Benutzer verwenden gerne Notizen, weil sie schnell und einfach sind und automatisch einen Zeitstempel erstellen.Es kommt häufig vor, dass Benutzer versuchen, Informationen einzugeben, die als Aktivitätstypen in eine Notiz eingefügt werden sollen. Beispielsweise kann ein Vertriebsmitarbeiter eine Notiz hinzufügen, die Folgendes besagt: „Am 06.09.18 Telefonanruf mit Matthias führen, um den Entschluss zu erfahren“. Es ist jedoch von Vorteil, diese Vorgehensweise nicht für Notizen zu nutzen. Denn Aktionen wie Aufgaben, E-Mails, Telefonanrufe und Termine sollten besser statt als Notizen direkt als Aktivitätstyp eingegeben werden.
Hier erfahren Sie weitere wissenswerte Fakten für die Nutzung von Notizen:
Es gibt mehrere Möglichkeiten, zu den Aktivitätsbereichen von Microsoft Dynamics 365 zu navigieren.
Um Aktivitäten aus einer Ansicht heraus aufzurufen, wählen Sie eines der Hauptmodule (Vertrieb, Service oder Marketing) in der Navigationsleiste aus und navigieren dort dann zu Aktivitäten.
Von hier aus können Sie verschiedene Ansichten von Aktivitäten auswählen. Die Benutzer-Ansicht ist standardmäßig auf "Meine Aktivitäten" eingestellt, in der alle offenen Aktivitäten aufgelistet sind, die Ihnen zugeordnet sind. Wenn Sie die Ansicht wechseln möchten, klicken Sie auf „Meine Aktivitäten“, um die Ansichtsauswahl zu öffnen. In dieser Dropdown-Liste können Sie verschiedene Ansichten basierend auf dem Aktivitätstyp auswählen.
Eine zweite Möglichkeit, eine Aktivitätsansicht zu filtern, befindet sich unterhalb der Ansichten-Listen, wo "Fällig" steht. Dort können Sie nach dem Fälligkeitsdatum der Aktivität filtern.
Sie können sich die Ansicht "Meine Aktivitäten" zudem auch über verschiedene Dashboards, wie zum Beispiel das „Soziales Marketingdashboard“ anzeigen lassen. Dashboards werden Ihnen bei der Auswahl der Bereiche Marketing, Service oder Vertrieb in der oberen Navigationsleiste angezeigt und nach dem Klick auf das Icon geladen.
Sie können Aktivitäten natürlich auch innerhalb eines einzelnen Datensatzes anzeigen. Öffnen Sie dazu beispielsweise einen Firmen-Datensatz, der mit Aktivitäten verbunden ist. Wenn ein Kontakt- oder Firmen-Datensatz angezeigt wird, können Aktivitäten durch Klicken auf den Tab "Aktivitäten" im Bereich sogenannten Sozialen Bereich angezeigt werden. Dort können Sie Aktivitäten auch filtern, um bestimmte Aktivitätstypen anzuzeigen.
Sie sehen also, dass Sie mit Aktivitäten in Microsoft Dynamics 365 vielfältige Möglichkeiten haben, ihre gesamte externe Kommunikation aufzuzeichnen. Dabei können Sie Ihre Aktivitäten stets auf einen Blick in der entsprechenden Ansicht erfassen. Die Vielzahl an Aktivitätstypen gibt Ihnen viel Freiraum zur Speicherung und Nachverfolgung jeglicher Art von Kommunikation. Außerdem bietet Ihnen Microsoft Dynamics 365 mehrere Bereiche, von denen heraus Sie direkt zu Ihren Aktivitäten navigieren können.
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