Marketing

Microsoft Dynamics CRM und HubSpot integriert

5 Min.

25.02.2019

Es wird seit vielen Jahren immer mal wieder darüber gestritten, was der Unterschied zwischen Marketing und Vertrieb ist. Die einen sprechen davon, dass Marketing eine Unterfunktion des Vertriebs sei - dann druckt Marketing z.B. die Flyer für den Vertrieb oder organisiert die Messen. Andere definieren den Vertrieb als Unterfunktion des Marketings - in diesem Fall werden von Marketing die Methoden und Maßnahmen erdacht, die der Vertrieb dringend braucht, um potentielle Interessenten zielgerichtet ansprechen zu können und damit effektiv verkaufen kann. Das Gießkannenprinzip ist nicht mehr zielführend. Dreimal dürfen Sie raten, welche Definition uns eher zusagt.

(Bildquelle: Canva)

Egal wie man es dreht oder wendet, Marketing und Vertrieb gehören zusammen.

Wenn nun schon diese Erkenntnis gereift ist, dann dürfen auch wir weiterdenken. Wenn Marketing und Vertrieb zusammen gehören, dann sollten auch die Werkzeuge der beiden Bereiche zusammen gehören.

Blick auf den Vertrieb

Im Vertrieb haben sich Werkzeuge für die Pflege der Kundenbeziehung etabliert, sogenannte CRM-Systeme. In den vergangenen 17 Jahren als CRM Experten haben wir uns schon mit einigen CRM-Systemen beschäftigen dürfen. Sei es Oracle Siebel oder SAP CRM. Letztendlich haben wir uns als Microsoft Partner auf Microsoft Dynamics 365 CRM fokussiert. Mit Dynamics CRM erhalten Anwender eine Lösung für die ganzheitliche Kundenbetreuung - von der Vertriebsunterstützung, über das Marketing, bis zum effektiven Kundenservice.

Folgende Vorteile sprechen für den Einsatz des CRM-Systems Microsoft Dynamics CRM im Vertrieb:

Die umfassenden CRM-Funktionalitäten werden über eine Microsoft Office ähnliche Benutzeroberfläche zur Verfügung gestellt.
Ihre Geschäftsprozesse können flexibel abgebildet und gesteuert werden.
Durch die einfache Anpassbarkeit, ist eine schnelle Einführung möglich und wirtschaftlich in der Pflege.
Flexibel im eigenen Unternehmen zu installieren oder aus der sogenannten Cloud zu beziehen.
Sehr gute Anbindungsmöglichkeit an weitere Systeme durch definierte Schnittstellen.

Blick ins Marketing

Im Marketing werden immer häufiger Marketing Automations Lösungen eingesetzt um sogenannte Leads, also Interessenten für den Vertrieb zu generieren. Dabei geht es nicht mehr um das plumpe Versenden von Werbebriefen über einen Seriendruck oder eine Serienmail, sondern vielmehr um die gezielte Lieferung von hochwertigen Informationen (Content) um damit das Interesse von potentiellen Kunden zu wecken und mit den Interessenten über das Internet unverbindlich in Kontakt zu treten.

Eine dieser Lösungen ist HubSpot. HubSpot bietet eine Vielzahl von Funktionen und Vorteilen, die es dem Marketing ermöglichen den idealen Kunden zu adressieren und als qualitativ hochwertigen Lead an den Vertrieb zu übergeben. Genau diese Vorteile sind es auch, die uns als Infinitas bewogen haben, die Partnerschaft mit HubSpot aufzubauen und unseren Kunden den Mehrwert dieser Lösung anzubieten.

Folgende Vorteile sprechen für den Einsatz von HubSpot im Marketing:

Integration mehrerer Marketing-Instrumente in einer All-in-One Marketing Software (Blogging, SEO, Social Media, Landing-Pages, Email, Workflow, Keyword-Recherche uvm.)
Eigenes integriertes Content-Management-System (CMS), das sogenannte COS (Content Optimization System). Dieses dient dazu Inhalte zu verwalten und entsprechende Marketing Kampagnen zu steuern.
Optimale Sicht auf alle Interaktionen mit potentiellen Leads (Besuche auf der Webseite, Öffnung der Mails etc.)
Umfangreiche Schnittstellen zu anderen Systemen.

Warum sollten Microsoft Dynamics CRM und HubSpot integriert werden?

Die Hauptaufgabe von HubSpot im Marketing ist die Generierung von Leads und die Qualifizierung von Kundendaten über Landing-Pages oder Formulare auf den Webseiten. Diese Informationen können im Marketing verwendet werden um zielgerichtete Kampagnen zu kreieren. Eine Maßnahme wäre z.B. eine automatisierte Email-Kampagne.

Übergabe

Neu generierte Leads, die sogenannten Sales Qualified Leads, sollten idealerweise an den Vertrieb übergeben werden, damit dieser nun den eigentlichen Verkauf des Produktes oder der Dienstleistung abschließen kann. Ohne eine Verbindung zwischen Microsoft Dynamics 365 und HubSpot muss dieser Austausch über Excel-, CSV-Dateien oder auch per Zuruf erfolgen. Keine wirklich effektive und sichere Vorgehensweise. Insbesondere dann, wenn der Vertrieb feststellt, dass die Kaufbereitschaft des Leads doch noch nicht vorhanden ist und der Lead wieder ins Marketing gehen sollte.

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Der Vertrieb wird in der Regel sobald der Lead dann auf welchem Weg auch immer ins CRM-System gelangt ist, seinen Vertriebsprozess starten und Verkaufschancen anlegen. Dieser Prozess endet dann entweder mit einem Verkaufsabschluss oder einer negativen Entscheidung des Interessenten. Die Auswertung der Erfolgsquote solcher Verkaufschancen sind wichtige Instrumente für die Vertriebssteuerung, aber auch fürs Marketing.

Reporting

Im Marketing müssen nun, wenn es keine Verbindung zwischen den Systemen gibt, Daten aus 2 Systemen manuell aufbereitet werden, um weitere Analysen zur Optimierung durchführen zu können.

Vorteile

Durch die Integration werden die Kontakte in beiden Systemen automatisch aktualisiert, wenn es sich in einem System ändert. Damit nicht jeder Datensatz ins jeweils andere System wandert können Kriterien definiert werden, die erfüllt sein müssen, damit ein Datensatz synchronisiert wird. Dies kann z.B. der „Lifecycle Stage“ in HubSpot sein. Wenn dieser Wert auf Sales Qualified Lead in HubSpot gesetzt wird, dann erst wird der Datensatz übertragen ins CRM Microsoft Dynamics 365.

Wenn nun im CRM eine Verkaufschance angelegt wird, kann auch in HubSpot ein korrespondierender Datensatz als Deal erzeugt werden. Somit hat auch das Marketing einen Überblick was für ein potentieller Umsatz geplant ist. Und dies ganz ohne manuelle Aufbereitung der Daten, sondern direkt aus HubSpot heraus.

Neben der Synchronisation der Daten bietet die Integration die Möglichkeit der Sicht auf die Aktivitäten des Kunden in HubSpot. Die sogenannte HubSpot Timeline wird als Ansicht ins CRM Microsoft Dynamics integriert und bietet dem Vertriebsteam die Möglichkeit zu sehen, was der Kunde auf der Webseite getan hat, wie er bewertet wird (Lead score) und kann auch das Profil in HubSpot mit einem Klick anzeigen.

Wie setzen wir das technisch um?

Derzeit sehen wir je nach konkreter Anforderung 2 Möglichkeiten der technischen Integration von HubSpot und Microsoft Dynamics CRM.

Scribe Online
Zapier

Zapier

Zapier ist eine Online-Plattform die die unterschiedlichsten IT-Systeme oder Applikationen über sogenannte Zap’s miteinander verbindet. Ein Zap ist dabei eine Verbindung zwischen 2 Systemen, welcher aus Triggern also auslösenden Ereignissen und Aktionen besteht. Ein Zap beschreibt also einen Prozess der von dieser Plattform automatisiert ausgeführt wird.

Trigger	Aktion
Neuer Kontakt in HubSpot erzeugt	Erzeuge einen Kontakt oder Lead in Microsoft Dynamics CRM
Eine Eigenschaft am Kontakt in HubSpot ändert sich	Erzeuge einen Kontakt oder Lead in Microsoft Dynamics CRM

Da derzeit die Aktionen und Trigger auf Seiten Microsoft Dynamics CRM nur auf die Neuanlage eines Datensatzes ausgelegt sind, sind bislang die Möglichkeiten der Integration noch eingeschränkt. Wir gehen davon aus, dass an dieser Stelle kontinuierlich weitergearbeitet wird und werden die Plattform und die damit verbundenen Möglichkeiten im Auge behalten.

Scribe Online

Scribe ist einer der führenden Anbieter von Datenintegrationslösungen. Gerade im Umfeld der CRM-Systeme, wie Microsoft Dynamics CRM, war eine Integration mit ERP Systemen ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Neu hinzu kommen nun auch die Marketing-Automatisierungssysteme, wie HubSpot.

Die Cloud-Lösung Scribe Online liefert neben den zertifizierten Konnektoren zu HubSpot und Microsoft Dynamics CRM auch bereits 2 sogenannte StarterPack mit aus. Diese enthalten vordefinierte Feld-Mappings für eine Standard-Integration. Dies beschleunigt die Einführung der Integration enorm, da mit diesen Mappings ein Großteil der Anforderungen abgedeckt sind. Falls trotzdem Anpassungen gewünscht oder notwendig sind, ist diese Anpassung ohne Programmieraufwand intuitiv möglich. Auch kundenspezifische Anpassungen, sowohl in HubSpot als auch Microsoft Dynamics CRM, können so mit Scribe Online gemappt werden.

Fazit

Die Digitalisierung schreitet in Unternehmen immer weiter voran. Werkzeuge wie HubSpot oder Microsoft Dynamics CRM etablieren sich immer weiter und werden für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) immer interessanter und wertvoller. Als Cloud-Lösungen sind diese dann auch schnell von einzelnen Abteilungen eingeführt und werden erfolgreich genutzt. Die Kür für diese Unternehmen besteht nun darin, mit einer nahtlosen Integration der Systeme den Nutzen für das eigene Unternehmen weiter zu steigern.