Microsoft Dynamics 365 Hypercare: Warum Dein CRM Support braucht

Du kennst das Gefühl, wenn eine neue Technologie groß angekündigt wird – alle reden darüber, aber kaum jemand setzt sich wirklich damit auseinander. Für viele Projektleiterinnen und -leiter bedeutet das zusätzlichen Druck, eine teure Software-Einführung erfolgreich zu gestalten. Doch der wahre Erfolg zeigt sich erst, wenn das System produktiv ist und wirklich genutzt wird.

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Besonders bei der Entscheidung für ein neues CRM-System wie Microsoft Dynamics 365 ist dieser Druck spürbar. Diese bedeutende Investition umfasst nicht nur finanzielle Mittel, sondern auch die Erwartungen des gesamten Teams und Unternehmens.

Die Erwartungen sind klar: „Diese Software soll uns helfen, effizienter zu arbeiten, unsere Kundenbeziehungen zu stärken und letztlich unseren Umsatz zu steigern.“

Doch nach der Implementierung zeigt sich oft, dass das allein nicht ausreicht. Der Erfolg hängt davon ab, wie gut das Team die neue Technologie tatsächlich nutzt und welche Herausforderungen in der Praxis auftauchen.

Die Herausforderungen nach dem Go-Live eines CRM-Systems

Nach dem Go-Live eines CRM-Systems wie Dynamics 365 treten oft Herausforderungen auf, die in der Planungsphase nicht immer vorhersehbar waren:

• Akzeptanz im Team: Die Mitarbeitenden nutzen das System nicht wie geplant.
  
  
• Nachträgliche Anforderungen: Erst im Praxisbetrieb kommen zusätzliche Anforderungen und Anpassungswünsche auf.
  
  
• Prozessanpassungen: Die neuen Prozesse passen doch nicht so reibungslos wie erhofft in den Arbeitsalltag.
  
  
• Stimmung im Team: Es gibt Stimmungsmacher, die die Motivation der restlichen Mitarbeitenden negativ beeinflussen.
  
  
• Fehlende Unterstützung: Ein mangelndes Change-Management erschwert die Eingewöhnung.

Hier wird deutlich: Die technische Implementierung eines CRM-Systems allein reicht nicht aus. Die wahre Herausforderung beginnt, sobald das System im Alltag genutzt wird. An diesem Punkt kommt die sogenannte Hypercare-Phase ins Spiel – eine Phase, die darüber entscheidet, ob das Projekt langfristig erfolgreich sein wird oder nicht.

Was genau ist Hypercare?

Hypercare bezeichnet die intensive Betreuungsphase direkt nach dem Go-Live eines neuen CRM-Systems. In dieser Phase wird Dein Unternehmen durch Wissensträger aus dem Projekt und Change-Management-Berater eng begleitet, um sicherzustellen, dass das System reibungslos genutzt wird und die Nutzerinnen und Nutzer die Unterstützung erhalten, die sie benötigen.

Warum die Hypercare-Phase entscheidend ist

Die Hypercare-Phase beginnt direkt nach dem Go-Live, wenn Microsoft Dynamics 365 produktiv ist und die Mitarbeitenden es im Alltag nutzen sollen. In dieser Phase ist es entscheidend, dass das Unternehmen noch eng durch Wissensträger aus dem Projekt begleitet wird. Diese ExpertInnen stellen sicher, dass auftretende Probleme schnell gelöst werden und die neuen Nutzer effektiv unterstützt werden.

Wichtig ist dabei nicht nur die technische Unterstützung, sondern auch die Begleitung im Change-Management. Beraterinnen und Berater, die sich mit der menschlichen Komponente der Einführung auskennen, sind hier unerlässlich. Sie helfen, das Team zu motivieren, Ängste abzubauen und die Akzeptanz des neuen Systems zu fördern.

Was passiert, wenn die Hypercare-Phase nicht genutzt wird?

Wenn die Hypercare-Phase verpasst oder nicht effektiv genutzt wird, besteht die Gefahr, dass das teure CRM-System nicht richtig zum Einsatz kommt. Die Mitarbeitenden sind frustriert, die Akzeptanz sinkt und das System steht ungenutzt herum. In solchen Fällen kann ein Dienstleisterwechsel die letzte Rettung sein.

Unser Team ist darauf spezialisiert, solche Situationen zu retten. Mit unserem Support- und Weiterentwicklungskonzept springen wir ein, wenn das „Schiff“ bereits zu sinken droht. Wir bieten nicht nur technischen Support, sondern helfen auch dabei, das Team wieder auf Kurs zu bringen und das volle Potenzial von Dynamics 365 auszuschöpfen.

Von Hypercare zum kontinuierlichen Support: Der nächste Schritt

Nachdem die Hypercare-Phase erfolgreich abgeschlossen ist, geht es darum, den Übergang zu einem kontinuierlichen Support zu gestalten. Dieser kontinuierliche Support ist entscheidend, um die langfristige Nutzung und Optimierung der CRM-Software zu gewährleisten. Er sollte folgende Bereiche umfassen:

• Neue Anforderungen: Erforderliche Anpassungen, die erst bei der tatsächlichen Nutzung im Tagesgeschäft auffallen.
  
  
• Priorisierte Bugbehebung: Hochpriorisierte Bearbeitung von Bugs, um den Tagesablauf nicht zu stören.
  
  
• Regelmäßige Updates: Sicherstellung, dass die Software stets auf dem neuesten Stand ist.
  
  
• Fortlaufende Schulungen: Unterstützung der Mitarbeitenden bei der Nutzung neuer Funktionen und Updates.
  
  
• Proaktiver Support: Frühzeitige Identifikation und Lösung potenzieller Probleme.
  
  
• Kontinuierliches Feedback: Sammeln von Feedback, um die Software weiter zu verbessern und an die sich ändernden Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen.
  
  

Durch den nahtlosen Übergang von Hypercare zu kontinuierlichem Support stellen wir sicher, dass Unternehmen weiterhin von der Investition in die CRM-Software profitieren und die langfristigen Ziele erreicht werden.

Vorbehalte gegenüber externem Support: Mythen und Fakten

In vielen Gesprächen mit Projektleiterinnen und Projektleitern wird deutlich, dass oft Vorbehalte gegenüber einem externen Support bestehen. Diese Bedenken sind verständlich, doch sie verdecken oft die zahlreichen Vorteile, die ein verlässlicher externer Support bietet.

Die unschlagbaren Vorteile eines verlässlichen Partners für externen Support

Ein verlässlicher Partner für externen Support bietet entscheidende Vorteile, die oft übersehen werden:

• Expertenwissen: Externe Dienstleister verfügen über Fachwissen und Erfahrungen, die intern möglicherweise fehlen. Dieses Wissen ist entscheidend, um Probleme schnell und effizient zu lösen.
  
  
• Entlastung: Durch die Auslagerung des Supports wird die interne IT-Abteilung entlastet. So kann sie sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, ohne durch Support-Anfragen überlastet zu werden.
  
  
• Effizienz: Ein externer Support-Partner kann Probleme schneller identifizieren und lösen, weil er oftmals bereits in diversen Systemen und Kundenprojekten Erfahrung sammeln konnte.

Was diese Lösung für Dich als Führungskraft bedeutet

Stell Dir vor, Du entscheidest Dich für einen verlässlichen externen Support. Diese Entscheidung bringt mehrere Vorteile mit sich:

• Zum Experten: Du wirst als Experte in Deinem Unternehmen anerkannt, weil Du die erfolgreiche Nutzung der Dynamics 365-Software sicherstellst.
  
  
• Anerkannte Führungskraft: Dein Team wird Deine Entscheidung und Unterstützung schätzen. Du wirst als Führungskraft wahrgenommen, die die richtigen Schritte unternimmt, um den Erfolg des Projekts zu garantieren.
  
  
• Sicher und beruhigt: Du kannst sicher sein, dass Dein CRM-Projekt erfolgreich umgesetzt wird und alle Beteiligten zufrieden sind. Diese Sicherheit schafft ein ruhigeres Arbeitsumfeld und steigert die Zufriedenheit im gesamten Unternehmen.

Fazit: Dein Weg zum nachhaltigen Dynamics 365-Erfolg

Der Übergang von Hypercare zu kontinuierlichem Support ist ein entscheidender Schritt, um die langfristige Nutzung und Optimierung Deiner Dynamics 365-Software zu gewährleisten. Trotz möglicher Vorbehalte gegenüber externem Support bietet ein verlässlicher Partner viele Vorteile, die den Erfolg Deines Projekts sichern. Mit einem starken Support an Deiner Seite kannst Du Dich auf die Kernaufgaben konzentrieren und sicher sein, dass Dein Team gut betreut und unterstützt wird.

Bist Du bereit, Dein Dynamics 365-Projekt nachhaltig erfolgreich zu machen? Kontaktiere uns noch heute und erfahre, wie unsere Hypercare- und kontinuierlichen Support-Lösungen Dir helfen, Deine Ziele zu erreichen und Dein Unternehmen voranzubringen.