Produktiver und gelassener: Die Kunst des Getting Things Done

In der heutigen schnelllebigen Welt stehen viele von uns vor der Herausforderung, eine Vielzahl von Aufgaben zu bewältigen und dabei den Überblick zu behalten. Oftmals führt die Menge an Verpflichtungen und Ideen zu Stress und Ablenkung, wodurch unsere Produktivität leidet. Doch es gibt bewährte Methoden, die uns dabei helfen, uns besser zu organisieren und den stressigen Alltag zu meistern: Eine davon ist die Zeitmanagement-Methode „Getting Things Done“ (GTD).

In diesem Blog-Artikel möchte ich meine persönlichen Erfahrungen mit GTD teilen und aufzeigen, wie diese Methode dazu beitragen kann, den Kopf zu entlasten und die Effizienz zu steigern.

(Bildquelle: Canva)

Die Zeitmanagement-Methode „Getting Things Done“ (GTD) wurde von David Allen entwickelt und ist darauf ausgerichtet, Menschen dabei zu helfen, produktiver zu sein, den Stress zu reduzieren und ihre Aufgaben besser zu organisieren. Beruflich wie aber auch im privaten Alltag. GTD ist dabei eine systematische Herangehensweise, die darauf abzielt, den Kopf zu entlasten, indem alle Aufgaben, Ideen und Verpflichtungen in einem externen System erfasst werden. Dadurch wird vermieden, dass wichtige Informationen verloren gehen oder ständig im Kopf herumwirren, was oftmals zu Ablenkungen und damit zu Unproduktivität führt.

Die Methode besteht aus fünf Kernschritten:

1. Aufgaben sammeln:
   Du erfasst alle Aufgaben, Ideen, Projekte, Termine und Verpflichtungen an einem Ort, deinem „Eingangskorb“. Das kann sowohl physisch (z. B. ein Notizbuch) als auch digital (z. B. eine Aufgabenmanagement-App) sein. Jedes Mal, wenn Dir etwas in den Sinn kommt oder Du eine neue Aufgabe erhältst, schreibst Du sie in Deinen Eingangskorb.
   
   
2. Systematisches verarbeiten der Aufgaben:
   Du gehst regelmäßig deinen Eingangskorb durch und entscheidest bei jeder Aufgabe: 
   Ist die Aufgabe weniger als zwei Minuten lang? Wenn ja, dann erledige sie sofort. 
   Muss die Aufgabe von Dir erledigt werden? Wenn nicht, delegiere sie.
   Ist es eine Aufgabe, die später erledigt werden kann, aber nicht sofort? Lege sie in eine entsprechende Aufgabenliste oder verschiebe sie. 
   Ist die Aufgabe irrelevant oder nicht wichtig? Verwerfe sie.
   
   
3. Organisieren des Aufgaben-Eingangskorbs:
   Du sortierst die verarbeiteten Aufgaben in verschiedene Listen oder Kategorien, um sie besser zu verwalten. Du kannst beispielsweise Listen für verschiedene Kontexte (z.B. Büro, Zuhause, Telefon), für Projekte oder nach Prioritäten erstellen.
   
   
4. Durchsehen und Routinen definieren:
   Du überprüfst regelmäßig Deine Aufgabenlisten, um sicherzustellen, dass nichts vergessen oder vernachlässigt wird. Plane dafür regelmäßige Überprüfungszeiten ein, um Deine Listen aktuell zu halten und Deine nächsten Schritte zu planen.
   
   
5. Aufgaben erledigen:
   Nun kannst Du die Aufgaben auswählen, die Du zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt haben möchtest, basierend auf Deinen verfügbaren Ressourcen, Deiner Energie und Deinen Prioritäten. Nutze dabei als Grundlage Deine organisierten Listen, um gezielt an den richtigen Aufgaben zu arbeiten.
   
   

Vor- und Nachteile der Zeitmanagement Methode „Getting Things Done“

Als jemand, der GTD bereits in der Praxis anwendet, kann ich aus eigener Erfahrung sowohl die Vor- als auch die Nachteile dieser Zeitmanagement-Methode beschreiben:

Vorteile von GTD:

1. Stressreduktion:
   GTD hat mir geholfen, meinen Geist zu entlasten und mich von ständigem Gedankenwirrwarr zu befreien. Die konsequente Erfassung meiner Aufgaben in meinem Eingangskorb und die klare Organisation in verschiedenen Listen haben mir das Gefühl von Kontrolle gegeben. Dadurch konnte ich Stress abbauen und mich auf meine Aufgaben konzentrieren.
   
   
2. Effiziente Priorisierung:
   GTD zwingt mich, meine Aufgaben regelmäßig zu überprüfen und zu priorisieren. Dadurch kann ich mich auf die wichtigsten und dringendsten Aufgaben fokussieren und vermeide, Zeit und Energie in unwichtige Dinge zu investieren.
   
   
3. Verbesserte Organisation:
   Die Methode hat meine Arbeitsweise deutlich organisierter gestaltet. Ich weiß immer, welche Aufgaben zu erledigen sind und wo ich sie finden kann. Dies erleichtert das Arbeitsmanagement erheblich und verhindert das Verlieren von Aufgaben oder Informationen.
   
   
4. Bessere Konzentration:
   Durch die klare Strukturierung meiner Aufgaben und die Verwendung von Listen kann ich mich besser auf meine gegenwärtige Tätigkeit konzentrieren. Ich werde weniger von Ablenkungen gestört und kann mich länger auf eine Aufgabe fokussieren, ohne ständig zwischen verschiedenen Aktivitäten hin und her zu springen.

Nachteile von GTD:

1. Zeitintensiv:
   Die konsequente Anwendung von GTD erfordert anfänglich Zeit und Disziplin. Das Erfassen, Verarbeiten und Organisieren meiner Aufgaben kann zeitaufwendig sein, insbesondere, wenn ich viele Aufgaben habe oder in einem hektischen Arbeitsumfeld tätig bin.
   
   
2. Überwältigende Aufgabenlisten:
   Manchmal habe ich das Gefühl, von meinen Aufgabenlisten überwältigt zu sein. Wenn die Listen zu umfangreich werden oder ich zu viele Aufgaben gleichzeitig bearbeiten möchte, kann dies zu Stress führen und mich demotivieren.
   
   
3. Delegieren fällt schwer:
   Obwohl GTD vorsieht, Aufgaben zu delegieren, finde ich es manchmal schwierig, bestimmte Aufgaben aus der Hand zu geben. Ich habe oft das Bedürfnis, Dinge selbst zu erledigen, um sicherzustellen, dass sie richtig gemacht werden.

Fazit

Insgesamt hat GTD meine Produktivität gesteigert und mir geholfen, besser organisiert und fokussierter zu sein. Die Methode hat mir einen klaren Plan gegeben, um meine Aufgaben effizient zu erledigen und Stress zu reduzieren.

Allerdings erfordert die konsequente Anwendung von GTD auch Zeit und Disziplin. Es ist wichtig, einen ausgewogenen Umgang mit den Aufgabenlisten zu finden und sich nicht von zu vielen oder zu komplexen Aufgaben überwältigen zu lassen. Wenn ich mich jedoch fokussiere und Zeit sowie Mühe in die Methode investiere, erlebe ich definitiv die positiven Auswirkungen auf meine Produktivität und meine mentale Entlastung.

GTD ist eine leistungsstarke Methode, die aber eine gewisse Anpassung an meine individuellen Bedürfnisse und Arbeitsgewohnheiten erfordert, um sie optimal nutzen zu können.

Mein ganz persönlicher Tipp

Möchtest Du GTD erfolgreich in Deinen Arbeitsalltag integrieren und Deine Produktivität steigern? Dann empfehle ich Dir die Verwendung von Microsoft To Do!

Mit Microsoft To Do kannst Du Deine Aufgaben einfach und effizient organisieren, Prioritäten setzen und Deinen Fortschritt im Blick behalten. Die App synchronisiert sich nahtlos mit Deinem Outlook-Konto und anderen Microsoft 365-Anwendungen, sodass Du Deine Aufgaben über verschiedene Plattformen hinweg verfolgen kannst.

Erstelle Listen für verschiedene Projekte, Kontexte oder Prioritäten, und zieh Deine Aufgaben per Drag-and-Drop in die richtige Reihenfolge. Nutze Erinnerungen und Fälligkeitsdaten, um sicherzustellen, dass Du keine wichtigen Aufgaben mehr vergisst.