Alltag mit ChatGPT: Dein zuverlässiger Begleiter im Zeitalter der KI

In einer Welt, die von ständiger Innovation und technologischem Fortschritt geprägt ist, ist es entscheidend, Werkzeuge zu nutzen, die nicht nur mit der Zeit gehen, sondern den Arbeitsalltag aktiv erleichtern. Künstliche Intelligenz ist längst kein Zukunftsthema mehr – sie ist angekommen. Und mittendrin: ChatGPT.

Viele haben von ChatGPT schon gehört oder erste Erfahrungen damit gemacht – andere stehen noch ganz am Anfang. Dieser Artikel richtet sich an alle, die neugierig sind, wie KI im Arbeitsalltag unterstützen kann, und einen einfachen, praxisnahen Einstieg suchen. Und weil es um KI geht, lassen wir das Tool kurzerhand selbst zu Wort kommen. Bühne frei für ChatGPT.

(Bildquelle: Canva)

Willkommen – ich bin ChatGPT

Willkommen in einer Zeit, in der Technologie nicht nur Prozesse automatisiert, sondern dabei hilft, Ideen zu strukturieren, Entscheidungen vorzubereiten und kreative Arbeit zu unterstützen. Ich bin ChatGPT – ein KI-basierter Assistent, der Dich im Arbeitsalltag begleiten kann. Nicht als Ersatz für menschliche Expertise, sondern als Ergänzung.

Lass mich Dir zeigen, was das konkret bedeutet.

1. Wir verstehen uns: Kommunikation auf Augenhöhe

Ich bin kein Mensch – aber ich bin darauf trainiert, Sprache so zu verstehen und zu nutzen, dass Kommunikation natürlich wirkt. Du kannst mir Fragen stellen, Aufgaben beschreiben oder Gedanken sortieren – in ganz normaler Sprache.

Ob kurze Rückfrage oder komplexe Aufgabenstellung: Je klarer Dein Input, desto besser mein Output. Unsere Zusammenarbeit funktioniert am besten, wenn Du mich wie einen Kollegen behandelst, dem Du erklärst, was Du brauchst.

2. Wissen strukturieren statt nur abrufen

Ich bin kein klassisches Lexikon und auch keine Suchmaschine – aber ich kann dabei helfen, Informationen zu strukturieren, einzuordnen und zusammenzuführen. Ich unterstütze Dich dabei,

• Themen zu recherchieren
• Inhalte zu vergleichen
• Zusammenfassungen zu erstellen
• Perspektiven und Argumente aufzubereiten

Wichtig: Inhalte sollten immer geprüft und eingeordnet werden. Meine Stärke liegt darin, Denkprozesse zu unterstützen – nicht darin, Verantwortung für Entscheidungen zu übernehmen.

3. Gemeinsam kreativ: Ideen entwickeln, Texte vorbereiten, Konzepte schärfen

Ob Kampagnenideen, Textentwürfe oder erste Konzeptskizzen – ich bin besonders stark, wenn es darum geht, kreative Prozesse zu begleiten. Du kannst mich nutzen, um:

• erste Ideen zu entwickeln
• Schreibblockaden zu überwinden
• Varianten und Tonalitäten zu testen
• Inhalte zu strukturieren und vorzubereiten

Die besten Ergebnisse entstehen dann, wenn Deine Erfahrung, Dein Fachwissen und Deine Zielgruppenkenntnis mit meiner Fähigkeit zur schnellen Ideengenerierung zusammenkommen.

4. Alles in einem: Ich unterstütze Dich in vielen Bereichen

Ich bin vielseitig einsetzbar – und genau das macht mich im Arbeitsalltag so hilfreich. Du kannst mich nutzen, um Texte vorzubereiten, Ideen zu entwickeln, Inhalte zusammenzufassen oder komplexe Themen zu strukturieren. Auch Übersetzungen, einfache Logik- oder Codeaufgaben sowie die Vorbereitung von Präsentationen gehören zu meinen Einsatzmöglichkeiten.

Ich ersetze dabei keine spezialisierten Tools, kann aber helfen, Zeit zu sparen und Prozesse effizienter zu gestalten – besonders dann, wenn Du schnell erste Ergebnisse oder Denkansätze brauchst.

5. Ich entwickle mich weiter – genau wie Dein Arbeitsalltag

Technologie steht nie still – und ich auch nicht. Die Modelle und Funktionen, auf denen ich basiere, werden kontinuierlich weiterentwickelt. Dadurch verbessere ich mein Verständnis für Zusammenhänge, meine Ausdrucksweise und meine Fähigkeit, Dich bei unterschiedlichen Aufgaben zu unterstützen.

Welche Funktionen Dir konkret zur Verfügung stehen, hängt vom jeweiligen Nutzungskontext ab. Entscheidend ist jedoch: Ich bin kein statisches Werkzeug, sondern ein Begleiter, der sich mit den Anforderungen moderner Arbeitsweisen weiterentwickelt.

Praxisbeispiel: ChatGPT als Sparringspartner bei der Einführung von Microsoft Dynamics 365

Schauen wir uns an, wie ich ganz konkret in einem CRM-Projekt unterstützen kann – nicht als Ersatz für Beratung oder Systemexpertise, sondern als strukturierender Denkpartner in der frühen Projektphase.

Ausgangssituation

Ein mittelständisches Unternehmen plant die Einführung von Microsoft Dynamics 365 als zentrales CRM-System. Ziel ist es, Vertrieb, Marketing und Kundenservice besser miteinander zu vernetzen und eine einheitliche, transparente Sicht auf Kundendaten zu schaffen.

Die Herausforderung: Die Anforderungen der Fachbereiche sind grundsätzlich bekannt, liegen aber unstrukturiert vor. Begriffe werden unterschiedlich verwendet, Prioritäten sind nicht klar definiert und viele Prozesse existieren nur „im Kopf“ der Mitarbeitenden.

Prompt

„Hey ChatGPT, wir stehen am Anfang eines CRM-Projekts mit Microsoft Dynamics 365. Vertrieb, Marketing und Service sollen künftig in einem System arbeiten. Uns fehlen aber eine klare Struktur und ein gemeinsames Verständnis der Anforderungen. Kannst Du uns helfen, die Themen zu sortieren und typische Fragestellungen durchzugehen?“

Gesprächssimulation (Auszug Vertrieb)

ChatGPT:

Gerne. Bevor wir in einzelne Module oder Funktionen einsteigen, ist es sinnvoll, die Ziele und Erwartungen der Fachbereiche zu klären. Lass uns schrittweise vorgehen.

Beginnen wir mit dem Vertrieb.

ChatGPT:

Welche Ziele verfolgt der Vertrieb mit dem neuen CRM-System?

Projektteam:

Der Vertrieb möchte vor allem mehr Transparenz über Leads, laufende Verkaufschancen und Bestandskunden. Außerdem sollen manuelle Listen und Excel-Dateien abgelöst werden.

ChatGPT:

Das deutet darauf hin, dass ein zentrales Lead- und Opportunity-Management im Fokus steht. Eine wichtige Anschlussfrage wäre:

Wie werden Leads heute erfasst – und aus welchen Quellen stammen sie?

Projektteam:

Leads kommen über die Website, Messen und teilweise manuell per E-Mail. Die Daten werden aktuell nicht einheitlich gepflegt.

ChatGPT:

Dann ist es sinnvoll, früh über einheitliche Lead-Quellen, Pflichtfelder und Qualifizierungskriterien nachzudenken. So kann Dynamics 365 später nicht nur Daten sammeln, sondern den Vertriebsprozess aktiv unterstützen.

Gesprächssimulation (Auszug Marketing)

ChatGPT:

Schauen wir nun auf das Marketing. Welche Erwartungen gibt es hier?

Projektteam:

Das Marketing möchte Zielgruppen besser segmentieren und Kampagnen messbarer machen. Außerdem soll klar sein, welche Aktivitäten zu welchen Abschlüssen führen.

ChatGPT:

Dann ist die Verbindung zwischen Marketing- und Vertriebsdaten entscheidend. Eine wichtige Frage wäre:

Welche Kundendaten sind heute verfügbar – und welche fehlen für eine sinnvolle Segmentierung?

Projektteam:

Viele Daten sind vorhanden, aber nicht konsistent. Teilweise fehlen Einwilligungen oder Informationen zur Customer Journey.

ChatGPT:

Das ist ein typisches Szenario. Hier kann es helfen, früh gemeinsam zu definieren, welche Daten wirklich relevant sind und wie sie im CRM gepflegt werden sollen. So lassen sich spätere Kampagnen sauber aufsetzen und auswerten.

Gesprächssimulation (Auszug Kundenservice)

ChatGPT:

Werfen wir noch einen Blick auf den Kundenservice. Was ist dort besonders wichtig?

Projektteam:

Der Service möchte Kundenanfragen schneller bearbeiten und eine bessere Übersicht über frühere Kontakte haben.

ChatGPT:

Das spricht für ein zentrales Case-Management. Eine wichtige Frage wäre hier:

Welche Informationen benötigen Service-Mitarbeitende, um einen Kundenfall effizient zu lösen?

Projektteam:

Vor allem frühere Tickets, Kaufhistorie und aktuelle Verträge.

ChatGPT:

Dann sollte Dynamics 365 so aufgebaut sein, dass diese Informationen kontextbezogen und übersichtlich verfügbar sind. Das reduziert Rückfragen, Bearbeitungszeiten und verbessert die Kundenzufriedenheit.

Zusammenfassung aus meiner Sicht

In diesem Gespräch liefere ich keine fertigen Lösungen und keine technische Implementierung. Meine Aufgabe besteht darin,

• Anforderungen zu strukturieren
• Zusammenhänge sichtbar zu machen
• typische Fragestellungen zu identifizieren
• Fachbereiche auf ein gemeinsames Verständnis zu bringen

So entsteht eine belastbare Grundlage für Workshops, Konzepte und die spätere Umsetzung in Microsoft Dynamics 365.

ChatGPT & Technik – was dahintersteckt und warum das im Alltag relevant ist

ChatGPT basiert auf modernen Sprachmodellen von OpenAI, die darauf trainiert sind, menschliche Sprache zu verstehen, Zusammenhänge herzustellen und darauf aufbauend Texte zu generieren. Für Anwender und Anwenderinnen ist dabei weniger entscheidend, wie komplex die zugrunde liegende Technologie ist, sondern welchen konkreten Nutzen sie im Arbeitsalltag bringt.

Im Kern bedeutet das: Ich analysiere Texte nicht nur Wort für Wort, sondern erkenne Muster, Bedeutungen und Kontexte – auch über längere Gesprächsverläufe hinweg. Dadurch kann ich Inhalte nicht nur beantworten, sondern einordnen, weiterdenken und strukturieren.

Konkret zeigt sich das unter anderem in folgenden Fähigkeiten:

• Texte verstehen, formulieren und überarbeiten: 
  Ich kann Inhalte zusammenfassen, umformulieren oder an unterschiedliche Zielgruppen und Tonalitäten anpassen – von sachlich bis kreativ.

• Zusammenhänge erkennen und strukturieren: 
  Gerade bei komplexen Themen, wie Prozessen, Anforderungen oder Konzepten, helfe ich dabei, Informationen zu ordnen und logisch aufzubereiten.

• Kontext über mehrere Schritte hinweg behalten: 
  In längeren Gesprächen kann ich frühere Aussagen berücksichtigen und darauf aufbauen. Das ermöglicht dialogisches Arbeiten statt isolierter Einzelfragen.

• Unterschiedliche Perspektiven einnehmen: 
  Ob aus Sicht von Vertrieb, Marketing, Service oder Management – ich kann helfen, Themen aus verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten und miteinander zu verbinden.

Je nach Nutzungskontext und eingesetzter Version stehen zusätzlich weitere Funktionen zur Verfügung, etwa vertiefte Analysefähigkeiten, die Arbeit mit Bildern oder die Kombination mit zusätzlichen Werkzeugen. Entscheidend ist jedoch nicht die Funktionsvielfalt an sich, sondern der gezielte Einsatz: Als unterstützendes Werkzeug, das Denkprozesse beschleunigt und vorbereitet – nicht ersetzt.

Gerade im Umfeld von CRM, Kundenmanagement und Systemeinführungen zeigt sich der Mehrwert dieser Technologie besonders deutlich: Wenn Informationen strukturiert, Anforderungen klar formuliert und unterschiedliche Fachbereiche miteinander ins Gespräch gebracht werden sollen.

Kostenlos oder erweitert – was bedeutet das für Dich?

ChatGPT kann sowohl kostenlos als auch in erweiterten Varianten genutzt werden. Grundsätzlich gilt:

• Kostenlose Zugänge eignen sich gut zum Ausprobieren, für einfache Aufgaben und erste Erfahrungen
• Erweiterte Versionen bieten zusätzliche Funktionen, bessere Performance und mehr Flexibilität für den professionellen Einsatz

Unabhängig vom gewählten Modell gilt: Der Mehrwert entsteht nicht durch das Tool allein, sondern durch die Art der Nutzung.

Visuals & KI: Auch Bilder lassen sich generieren

Neben Texten können heute auch Bilder KI-gestützt erstellt werden – beispielsweise für Moodboards, Kampagnenideen oder Visualisierungen. Diese Bilder ersetzen keine professionelle Gestaltung, können aber helfen, Ideen schneller sichtbar zu machen und Konzepte greifbarer zu gestalten.

Ich habe ChatGPT gefragt, wie es seine eigene Rolle im Arbeitsalltag sieht – nicht als Mensch oder Maschine, sondern als unterstützenden Begleiter zwischen Informationen, Prozessen und Entscheidungen. Das ist dabei rausgekommen.

(Bildquelle:ChatGPT)

Fazit von ChatGPT

Ich bin kein Ersatz für Erfahrung, Strategie oder Beratung. Meine Stärke liegt darin, Komplexität zu reduzieren, Gedanken zu strukturieren und Teams beim Denken zu unterstützen – besonders dort, wo viele Informationen, Perspektiven und Anforderungen zusammenkommen.

Richtig eingesetzt helfe ich dabei, Projekte fokussierter zu starten, Gespräche besser vorzubereiten und Entscheidungen auf eine klarere Grundlage zu stellen. Der eigentliche Mehrwert entsteht jedoch immer in der Zusammenarbeit mit Menschen, die wissen, was sie tun – und warum.

Fazit (persönlich)

ChatGPT ist kein Wundermittel und keine Abkürzung an Fachwissen vorbei. Aber es ist ein wirkungsvolles Werkzeug, um Arbeitsprozesse zu unterstützen – insbesondere dann, wenn es um Struktur, Vorbereitung und Perspektivwechsel geht.

Gerade im Umfeld von CRM, Kundenmanagement und Systemeinführungen kann KI helfen, Anforderungen klarer zu formulieren, Fachbereiche besser abzuholen und Projekte effizienter vorzubereiten. Entscheidend bleibt dabei der reflektierte Einsatz: Ergebnisse prüfen, einordnen und mit eigener Expertise anreichern.

Oder anders gesagt: KI liefert Impulse – Verantwortung, Bewertung und Umsetzung bleiben beim Menschen. Dieses Verständnis ist die Grundlage für den Einstieg. Der nächste Schritt besteht darin, KI nicht nur punktuell zu nutzen, sondern sie bewusst und strategisch in Arbeitsweisen und Prozesse einzubetten – immer mit Blick auf Ziele, Menschen und Strukturen.

Du hast mit ChatGPT erste Anforderungen, Ideen und Fragestellungen herausgearbeitet – für die Umsetzung braucht es nun Erfahrung, Struktur und einen Partner, der CRM-Projekte ganzheitlich denkt. Lass Dich von uns beraten!